Masz wspólnika mieszkającego za granicą i planujesz wypłatę dywidendy? Z pozoru prosta transakcja może uruchomić cały łańcuch obowiązków podatkowych, których zignorowanie skutkuje poważnymi konsekwencjami. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem rozliczać wypłaty do wspólników przebywających poza Polską.

Wspólnik emigrant – Rezydencja podatkowa wspólnika a obowiązki spółki wypłacającej dywidendę

Gdy udziałowiec polskiej spółki przenosi miejsce zamieszkania za granicę, jego status podatkowy ulega zasadniczej zmianie. W świetle polskiego prawa podatkowego podmiotem zobowiązanym do poboru podatku u źródła z tytułu dywidendy jest spółka, która dokonuje wypłaty. W przypadku, gdy beneficjentem tej dywidendy jest osoba fizyczna nieposiadająca rezydencji podatkowej w Polsce, konieczne staje się zastosowanie mechanizmu poboru zryczałtowanego podatku w wysokości 19%.

Spółka jako płatnik musi jednak zweryfikować, czy beneficjent przedstawił aktualny certyfikat rezydencji podatkowej wydany przez zagraniczny urząd skarbowy. Dopiero na tej podstawie możliwe jest ewentualne zastosowanie preferencyjnej stawki wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisów unijnych.

Wspólnik emigrant – Certyfikat rezydencji i warunki zastosowania ulg podatkowych

Najważniejszym dokumentem uprawniającym do zastosowania niższej stawki podatku u źródła lub całkowitego zwolnienia z tego podatku jest certyfikat rezydencji podatkowej. To urzędowe potwierdzenie, że wspólnik-emigrant jest uznawany przez inne państwo za rezydenta podatkowego.

Oprócz certyfikatu spółka wypłacająca dywidendę musi upewnić się, że wspólnik spełnia warunki rzeczywistego właściciela przychodu, a jego dochód nie trafia dalej do tzw. podmiotu pośredniczącego. Ustalenie, że mamy do czynienia z tzw. „beneficial ownerem” nie wynika jedynie z tytułu własności udziałów, lecz wymaga analizy funkcji ekonomicznej beneficjenta, jego niezależności oraz ryzyka gospodarczego związanego z dywidendą.

Progi podatkowe i procedura „pay and refund”

Polskie przepisy przewidują szczególną procedurę rozliczania podatku u źródła w sytuacji, gdy suma wypłat do jednego podmiotu przekroczy 2 miliony złotych rocznie. Po przekroczeniu tego progu spółka niezależnie od posiadanych dokumentów i prawa do zwolnienia musi potrącić pełną stawkę podatku, a następnie ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku na podstawie procedury zwrotowej.

Możliwe jest również złożenie specjalnego oświadczenia przez członka zarządu spółki, że warunki do zastosowania preferencji zostały spełnione. To jednak oznacza pełną odpowiedzialność osobistą w przypadku, gdyby organ podatkowy uznał, że warunki nie były spełnione, co wiąże się z ryzykiem odpowiedzialności karnej skarbowej.

Obowiązki wspólnika-emigranta w państwie rezydencji

Wspólnik mieszkający poza Polską, otrzymujący dywidendę z polskiej spółki, jest zobowiązany do rozliczenia tego dochodu również przed organem podatkowym swojego państwa zamieszkania. Co do zasady, jeżeli w Polsce został potrącony podatek u źródła, to zgodnie z zasadą unikania podwójnego opodatkowania wspólnik może odliczyć podatek zapłacony w Polsce od swojego zobowiązania wobec urzędu skarbowego w kraju zamieszkania.

Ostateczna forma tego odliczenia zależy od zapisów konkretnej umowy międzynarodowej. W niektórych przypadkach możliwe jest całkowite zwolnienie z opodatkowania w jednym kraju przy opodatkowaniu w drugim. Wspólnik powinien jednak zadbać o kompletność dokumentacji, w tym tłumaczenia certyfikatu rezydencji, dowodu potrącenia podatku i ewentualnych umów udziałowych.

Wspólnik emigrant – Rekomendacje dla spółek i ryzyka podatkowe

Zarządy spółek powinny wdrożyć odpowiednie procedury zabezpieczające proces wypłaty dywidend do wspólników zamieszkałych poza granicami Polski. Kluczowe znaczenie ma tu tzw. należyta staranność – czyli wewnętrzna weryfikacja, czy beneficjent rzeczywiście spełnia kryteria przewidziane przez prawo podatkowe. Obejmuje to zarówno analizę struktury właścicielskiej, jak i oceny ryzyk podatkowych związanych z wypłatą.

Brak dochowania należytej staranności może skutkować zakwestionowaniem preferencji przez organy podatkowe, a to wiąże się z obowiązkiem dopłaty podatku wraz z odsetkami. Co więcej, w razie poważnych uchybień, członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność osobistą za nieprawidłowości, dlatego ważne jest korzystanie z profesjonalnych doradców podatkowych i prawniczych przy każdej wypłacie na rzecz wspólników-emigrantów.