Sposoby zwoływania zgromadzenia

Podstawowym sposobem zwoływania zgromadzeń wspólników sp. z o.o. jest wysyłanie zaproszeń za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Oba sposoby są równorzędne i przepisy kodeksowe nie faworyzują żadnego z nich.

Alternatywę dla tradycyjnego sposobu zwołania zgromadzenia stanowi wysłanie wspólnikowi spółki zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Taki sposób jest możliwy tylko wtedy, gdy wspólnik na piśmie wyraził zgodę na taki sposób komunikacji ze spółką i podał jej adres właściwy adres, na który zawiadomienia powinny być kierowane. Należy pamiętać, że nawet jeżeli wspólnik wyraził ww. zgodę i podał adres do komunikacji elektronicznej, to zawsze zaproszenie wysłane w tradycyjny sposób będzie skuteczne.

Z punktu widzenia osoby lub organu zwołującego zgromadzenie szczególnie ważny jest brak obowiązku wykazania faktycznego doręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu. Wystarczające dla wykonania obowiązku zwołania zgromadzenia jest wykazanie, że zaproszenia zostały należycie wysłane, a nie doręczone.

Oczywistym jest, że zaproszenia muszą zostać wysłane do wszystkich udziałowców spółki z o.o. Zaproszenia powinny być wysłane na adresy wspólników wskazane w księdze udziałów, dlatego – z punktu widzenia wspólników – szczególnie ważne jest, aby aktualizować informacje adresowe zawarte w tym dokumencie. W stosunkowo rzadkim przypadku, gdy w spółce występuje tzw. wspólnik zbiorowy, zaproszenie należy wysłać do wspólnemu przedstawicielowi osób współuprawnionych do udziałów.

Choć kodeks spółek handlowych dopuszcza wyłącznie list polecony oraz przesyłkę kurierską jako sposób zwoływania zgromadzeń, to według stanowiska Sądu Najwyższego skutecznym sposobem powiadomienia wspólnika o zgromadzeniu jest także osobiste wręczenie wspólnikowi zawiadomienia.

Termin wysyłania zaproszeń

Zaproszenia na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zgodnie z zasadami prawa cywilnego termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Ponadto do 2 tygodniowego terminu wlicza się dzień, w którym wysyłane są zaproszenia a termin 2 tygodni musi upłynąć w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia, a nie w tym dniu. Przykładowo: niewystarczające będzie wysłanie 1. dnia miesiąca zaproszenia na zgromadzenie, które odbyć się ma 14. dnia tego miesiąca.

Mając na uwadze zasadę równego traktowania wspólników rekomendowane jest, aby zaproszenia były wysyłane w tym samym dniu. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, to należy pamiętać, aby termin 2 tygodni, który musi upłynąć od zwołania zgromadzenia do dnia zgromadzenia, liczyć od dnia wysłania ostatniego z zaproszeń.

Treść zaproszeń

Niezależnie od sposobu zwoływania zgromadzenia zaproszenie wysyłane do wspólników musi zawierać wskazanie (1) dnia, (2) godziny, (3) miejsca oraz (4) szczegółowy porządek obrad zgromadzenia. Co do miejsca zgromadzenia, to należy pamiętać, że nie jest wystarczające wskazanie siedziby spółki jako miejsca zgromadzenia (siedziba oznacza jedynie miejscowość zatem jest zbyt ogólnym pojęciem na potrzeby zwołania zgromadzenia). Dla uchylenia wszelkich ryzyk związanych choćby z próbami odbycia konkurencyjnego zgromadzenia obowiązkowo należy wskazać dokładną lokalizację zgromadzenia, najlepiej poprzez wskazanie dokładnego adresu, w tym numeru lokalu, pomieszczenia, czy nawet piętra (np. Sala konferencyjna nr 1, II piętro, Budynek A, Hotel X).

Zawiadomienie ma umożliwiać wspólnikowi zorientowanie się w przedmiocie spraw, które będą dyskutowane i głosowane podczas zgromadzenia. Na podstawie porządku obrad wskazanego w zawiadomieniu wspólnik powinien mieć możliwość dokonania oceny, czy jego udział jest niezbędny, a jeżeli tak, to czy i w jakim zakresie wymaga przygotowania merytorycznego. Z reguły zaproszenia sygnalizują jedynie ogólnie temat, który będzie poruszany, np. wyrażenie zgody na zawarcie umowy dzierżawy z podmiotem X, albo np. uzupełnienie składu komisji rewizyjnej.

W pewnych sytuacjach zawiadomienie powinno zawierać elementy wymagane przepisami. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, gdy na zgromadzeniu podejmowana ma być uchwała o zmianie umowy spółki. Wówczas zawiadomienie powinno wskazywać na istotne elementy proponowanych zmian. Choć z przepisów kodeksowych nie wynika obowiązek przesyłania projektowanych zmian, to często – dla uchylenia zbędnych kontrowersji i dla umożliwienia wspólnikom zapoznania się ze zmianami – wraz z zawiadomieniem przesyła się projekt nowego brzmienia umowy.

Zgromadzenie on-line

Przepisy kodeksowe przewidują, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli zatem wspólnicy nie postanowią w umowie spółki, że wykluczone jest przeprowadzania zgromadzeń on-line, to taki sposób będzie możliwy, co rzutować będzie automatycznie na wymaganą treść zawiadomienia o zgromadzeniu. Zgodnie z regulacją kodeksową o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. Zasady udziału w takim zgromadzeniu powinny być określone regulaminem uchwalonym przez radę nadzorczą, a w jej braku przez zgromadzenie wspólników.