Pojęcie oddziału

Na wstępie wpisu poświęconego oddziałowi spółki z o.o. warto zaznaczyć, że przepisy k.s.h. tylko w jednym artykule odwołują się do tego pojęcia i to w przepisie, który tak naprawdę w żaden sposób nie dotyczy jego zakładania czy funkcjonowania. Wspomnianym przepisem jest art. 214 k.s.h., który stanowi, że członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Z powyższego wynika zatem, że prawo spółek nie udziela odpowiedzi na pytanie: czym jest oddział sp. z o.o., o którym k.s.h. jednak wspomina. Co ciekawe definicji oddziału nie odnajdziemy także w Prawie przedsiębiorców. Dla zrozumienia istoty oddziału sp. z o.o. należy zatem odwołać się do nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, która oddział definiowała jako wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. Kluczowe znaczenie dla uznania za oddział ma samodzielność organizacyjna, która w praktyce oznacza prowadzenie osobnej księgowości, w tym osobne sporządzanie bilansów oraz faktyczne umocowanie do działania w sprawach oddziału prze jego kierownika. Takie rozumienie oddziału sp. z o.o. jest również tożsame z definicją przyjętą w przepisach ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (należy jednak mieć na uwadze, że ten akt reguluje wyłącznie zakładania i funkcjonowanie osób zagranicznych w Polsce).

Utworzenie oddziału spółki z o.o.

Teoretycznie umowa spółki może stanowić, że spółka nie może posiadać oddziałów poza siedzibą. W praktyce jest to raczej niespotykane, ale nie jest wykluczone. Z reguły umowa spółki wprost dopuszcza tworzenie oddziałów, jednak nie jest zasadą, że dla utworzenia oddziału umowy przewidują jakieś szczególne wymagania formalne. Wspólnicy ustalając takie warunki mogą np. postanowić, że dla założenia oddziału konieczne jest podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników. Jeżeli jednak umowa nie zawiera postanowień zabraniających tworzenia oddziałów, ani postanowień dotyczących formalnych zgód organów spółki na takie działanie, to oddział może zostać ustanowiony na podstawie uchwały zarządu. Uchwała zarządu powinna zostać podjęta ponieważ utworzenie oddziału stanowi niewątpliwie czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki. Oczywiście możliwa jest sytuacja, w której umowa spółki wprost stanowi, że taka czynność wchodzi w zakres zwykłych czynności zarządu, ale jest to rozwiązanie czysto hipotetyczne.

Rejestracja oddziału

Jeżeli spółka posiada jedną lub więcej lokalizacji poza siedzibą, w których prowadzi działalność spełniającą warunki zakwalifikowania jako odrębne oddziały, to powinna zarejestrować je w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Wpis oddziału w KRS nie oznacza jednak, że oddział uzyskuje podmiotowość, ani tym bardziej osobowość prawną, czy w jakikolwiek sposób staje się niezależny od samej spółki. Działalność oddziału nie może wykraczać poza działalność samej spółki, aczkolwiek może, co z reguły ma miejsce, skupiać się na danej branży (w przypadku spółki wielobranżowej) bądź lokalnym rynku, na którym jest zlokalizowany. Oddział nie uzyskuje w żaden sposób możliwości samodzielnego funkcjonowania na rynku, co nie oznacza, że kierownik oddziału (tak, właśnie ten, o którym mowa w art. 214 k.s.h.), nie powinien otrzymać od zarządu formalnego umocowania do działania w sprawach oddziału, np. pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w sprawach oddziału a prokury. Przepisy kodeksu cywilnego wprost wyróżniają pojęcie prokury oddziałowej, która zgodnie z art. 109 (5) k.c. jest ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

Jeżeli oddział będzie zatrudniał pracowników to występować będzie jako podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych oraz płatnik składek na ubezpieczenie społeczne pracowników. W związku z powyższym legitymować się będzie odrębnym NIP, o który należy wystąpić. O ile oddział może być podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z racji statusu pracodawcy, o tyle nie będzie podatnikiem VAT. Ten status przysługuje wyłącznie spółce.

Co ważne nie należy mylić oddziału sp. z o.o. z oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego, który – jako przedstawicielstwo takiego podmiotu na terenie Polski – ma zasadniczo odmienny charakter.