PEŁNOMOCNICTWO DO UDZIAŁU W ZGROMADZENIU WSPÓLNIKÓW SP. Z O.O.
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników sp. z o.o.
Wszyscy wspólnicy spółki z o.o., o ile nie są zawieszeni w wykonywaniu swoich praw udziałowych w ramach zabezpieczenia powództwa o wyłączenie ze spółki, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniach wspólników oraz prawo oddawania głosów podczas głosowania nad uchwałami tego organu. Prawo do głosowania nie musi być wykonywane osobiście ale może być realizowane przez pełnomocnika.
Zakres pełnomocnictwa
Wspólnik może udzielić umocowania pełnomocnikowi zarówno do udziału w zgromadzeniu jak i do wykonywania prawa głosu. Pełnomocnictwo może być udzielone jednak również w węższym zakresie, np. wyłącznie do udziału w zgromadzeniu bez prawa do głosowania. Wspólnik może upoważnić pełnomocnika tylko do głosowania nad niektórymi uchwałami a nawet tylko nad jedną spośród wielu uchwał przewidzianych w porządku obrad zgromadzenia. Często w praktyce do pełnomocnictwa załączona jest instrukcja głosowania, która w sposób jednoznaczny określa w jaki sposób pełnomocnik ma głosować nad poszczególnymi uchwałami. Wprost w takim dokumencie wskazuje się, że danej sprawie pełnomocnik ma oddać głos za, przeciw bądź wstrzymać się od głosu. Nierzadko, zwłaszcza w sprawach, które nie są szczególnie istotne z punktu widzenia wspólnika, lub gdy wspólnik darzy pełnomocnika zaufaniem, instrukcja głosowania zawiera klauzulę, zgodnie z którą pełnomocnik jest w danej sprawie upoważniony do oddania głosu według własnego uznania.
Nie ma żadnych przeszkód, aby jeden pełnomocnik uczestniczył w zgromadzeniu i wykonywał prawo głosu w imieniu kilku wspólników. Co więcej dopuszczalne jest, choć niepraktyczne, aby na jednym zgromadzeniu jednego wspólnika reprezentowało kilku wspólników. W tej jednak sytuacji mocodawca powinien dopilnować, aby zakresy pełnomocnictw nie pokrywały się, ewentualnie upewnić się, że instrukcje głosowania nie spowodują sytuacji, w której wspólnicy będą mieli możliwość oddawania głosów nad tymi samymi uchwałami. Teoretycznie możliwa jest także sytuacja, w której na jednym zgromadzeniu stawi się zarówno wspólnik jak i jego pełnomocnik. Jeżeli pełnomocnik będzie działał w sposób odmienny od swojego mocodawcy, to takie działanie należy traktować jako równoznaczne z odwołaniem pełnomocnictwa. Dla zabezpieczenia możliwości efektywnego wykonywania swojego prawa wspólnik może umożliwić pełnomocnikowi ustanawianie dalszych pełnomocników. Takie upoważnienie powinno być zawarte w treści pełnomocnictwa.
Forma pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo do udziału i głosowania na zgromadzeniu wspólników powinno być udzielone przez wspólnika spółki z o.o. w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Z praktycznego punktu widzenia szczególnie ważna jest zasada, zgodnie z którą forma pisemna będzie zawsze wystarczająca dla ważności pełnomocnictwa, nawet wtedy, gy uchwały z mocy ustawy albo z mocy postanowień umowy spółki musi być objęta protokołem sporządzonym przez notariusza (np. w przypadku uchwały w sprawie zmiany umowy spółki lub w sprawie …). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnicy w umowie spółki postanowili, że pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wymaga formy notarialnej. Umowa spółki nie może jednak złagodzić wymagań ustawowych co do formy pełnomocnictwa, np. poprzez zastrzeżenie, że wystarczająca jest np. forma dokumentowa (np. sms, e-mail, wiadomość na komunikatorze).
Kopia pełnomocnictwa powinna zostać dołączona do księgi protokołów, do której należy również dołączyć uchwały zgromadzenia wspólników oraz dowody zwołania zgromadzenia wspólników (chyba że zgromadzenie odbywa się bez formalnego zwołania, tj. gdy wszyscy wspólnicy są obecni i nikt nie zgłosił sprzeciwu do odbycia zgromadzenia z zaproponowanym porządkiem obrad). Jeżeli pełnomocnik bierze udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, to powinien dostarczyć do spółki pełnomocnictwo przed zgromadzeniem. Z kolei jeżeli pełnomocnik oddaje głos w ramach głosowania przeprowadzonego na piśmie, to pełnomocnictwo powinno zostać przekazane najpóźniej wraz z oddawanym głosem.
Ograniczenia podmiotowe
Regulacje kodeksowe ustanawiają ograniczenie, zgodnie z którym członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników. Ograniczenie to obejmuje także zakaz wykonywania prawa głosu, w tym głosowania pisemnego.
Ograniczenie przedmiotowe
Dodatkowym ograniczeniem dotyczącym pełnomocnika jest to, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzenia spółki z o.o. jest standardem w przypadku wspólnika będącego osobą prawną, w którym obowiązuje zasada łącznej reprezentacji. W takiej sytuacji członkowie zarządu wspólnika umocowują pełnomocnika do działania w imieniu reprezentowanego przez nich podmiotu.
Więcej powiązanych artykułów
28 lipca, 2022
CO TO JEST SPÓŁKA POWIĄZANA?
Przez spółkę powiązaną należy rozumieć: 1. spółkę kapitałową, w której inna spółka handlowa albo spółdzielnia dysponuje bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 20% głosów na zgromadzeniu wspólników...
czytaj więcej1 czerwca, 2022
JAK ZWOŁAĆ ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW SPÓŁKI Z O.O.?
Sposoby zwoływania zgromadzenia Podstawowym sposobem zwoływania zgromadzeń wspólników sp. z o.o. jest wysyłanie zaproszeń za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Oba sposoby są...
czytaj więcej10 sierpnia, 2022
OGRANICZENIA W SPRZEDAŻY UDZIAŁÓW W SPÓŁCE Z O.O.
Sprzedaż udziałów, jako forma zbycia (obok np. darowizny, zamiany, czy przeniesienia własności tytułem wynagrodzenia) stanowi jeden ze sposobów rozporządzenia prawem udziałowym przysługującym wspólnikowi w sp. z...
czytaj więcej