Podstawowa zasada dotycząca spółek prawa handlowego, w tym sp. z o.o., stanowi, że przez umowę spółki handlowej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów oraz, jeżeli umowa spółki tak stanowi, przez współdziałanie w inny określony sposób. Realizacja wspomnianego wspólnego celu odbywa się zatem nie tylko na podstawie przepisów prawa, ale także na zasadach wynikających z umowy spółki, która pełni rolę „konstytucji” spółki.

Poniższe uwagi dotyczą tradycyjnej umowy spółki z o.o., tj. zawieranej w formie aktu notarialnego. W przypadku umowy spółki S24 sytuacja jest odmienna, ponieważ wspólnicy ograniczeni są do wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, do którego mogą wprowadzać modyfikacje w węższym zakresie wynikającym z przewidzianych funkcjonalności systemu.

Konieczne elementy umowy sp. z o.o. można podzielić na te, które są wymagane przez przepisy prawa i od których nie ma odstępstwa, oraz na te, które nie są wymagane przez przepisy, ale są niezbędne, jeżeli wspólnicy chcą dostosować zasady funkcjonowania spółki do swoich potrzeb.

To, co obowiązkowe

Umowa sp. z o.o. powinna zawsze bezwarunkowo określać: (1) firmę, (2) siedzibę spółki, (3) przedmiot działalności spółki, (4) wysokość kapitału zakładowego, (5) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, (6) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników. Powyższe elementy powinny znaleźć się w każdej umowie sp. z o.o.

Natomiast niektóre elementy są obowiązkowe, ale warunkowo, tj. tylko wówczas, gdy specyfika danej spółki tego wymaga. Do tych elementów należy (7) wskazanie czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony (przeważnie dotyczy to spółek celowych zawiązywanych na potrzeby konkretnego projektu). Jeżeli z kolei wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać (8) przedmiot aportu oraz (9) osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również (10) liczbę i (11) wartość nominalną udziałów objętych w zamian za aport. Ponadto – o ile są przewidziane przez wspólników – wskazania w umowie wymagają (12) przyznane wspólnikowi szczególne korzyści oraz (13) nałożone na wspólnika obowiązki wobec spółki (inne niż wniesienie wkładu) a także (14) szczególne uprawnienia przyznane udziałom w spółce. Dla ich prawnej skuteczności ustalenia wspólników od 7 do 14 muszą znaleźć się w umowie – w przeciwnym wypadku nie będą wiążące.

To, co zamierzone

Wolą wspólników część zasad ustalonych w przepisach k.s.h. „wyjściowo” (jako modelowe) może być modyfikowana w umowie spółki. Przepisy prawa, które obowiązują w zależności od woli (dyspozycji) wspólników określa się jako dyspozytywne. Korzystanie z możliwości takiej modyfikacji może następować co do zasady na dwa sposoby. Po pierwsze w niektórych sprawach przepisy dyspozytywne dopuszczają możliwość, aby wspólnicy uregulowali dane zagadnienie w inny sposób niż wynikający z tych przepisów. Jeżeli tego nie zrobią, wówczas zastosowanie znajdą regulacje kodeksowe. Przykładowo: członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Po drugie przepisy dyspozytywne mogą przewidywać, że będą obowiązywać wspólników i spółkę tylko wtedy, jeżeli do umowy zostanie wprowadzone postanowienie, które skutkuje stosowaniem tych przepisów. Przykładowo: jeżeli wspólnicy ustalą w umowie, że mogą być zobowiązywani do wnoszenia dopłat, to z automatu zastosowanie znajdzie ustawowy przepis dyspozytywny, według którego dla oznaczenia wysokości i terminu dopłat niezbędna jest uchwała wspólników.

W granicach swobody umów wspólnicy mogą według swego uznania zamieszczać w umowie spółki także inne postanowienia (ani dyspozytywne ani bezwzględnie wiążące), byleby ich treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) spółki z o.o., ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Przykładowo: zasady wynagradzania członków organów spółki.

Częstą praktyką jest redagowanie umowy spółki z o.o. w ten sposób, że powiela się w niej treść przepisów ustawy. Warto pamiętać, aby dokonywać tego w sposób precyzyjny. Błędy podczas „kopiowania” mogą w przyszłości powodować wątpliwości co do tego, czy wspólnicy zamierzali stworzyć nową regulację umowną, czy tylko nieprecyzyjnie powtórzyli treść ustawy. Dlatego też – dla uniknięcia takich wątpliwości – warto zrezygnować z przenoszenia do umowy tych przepisów kodeksu, które są bezwzględnie wiążące, tj. nie mają charakteru dyspozytywnego i wiązać będą wspólników i spółkę niezależnie od treści umowy.