Istota zmiany

Zmiana umowy spółki jest możliwa na każdym etapie funkcjonowania spółki: od fazy spółki w organizacji, po spółkę w likwidacji lub upadłości. Umowa spółki z o.o. może być zmieniona zarówno poprzez zmianę brzmienia wszystkich bądź niektórych jej postanowień, jak również poprzez wykreślenie niektórych jednostek redakcyjnych albo wprowadzenie nowych postanowień. Zmiana może polegać na zmianie kolejności postanowień bez zmiany ich treści. Jako zmianę umowy spółki traktować należy każdą ingerencję w jej zarejestrowaną w KRS treść, tj. także drobne korekty redakcyjne takie jak zmiana przecinków, średników, zmiana pisowni niektórych wyrazów z małej na wielką literę lub odwrotnie. Dopuszczalna jest zmiana umowy spółki przez uchylenie jej dotychczasowego tekstu oraz uchwalenie w całości nowego.

Wymagania formalne

Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników oraz wpisu do KRS. Uchwała dla swojej ważności musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Jeżeli uchwała nie zostanie zaprotokołowana przez notariusza, to nie będzie skutecznie zmieniać umowy spółki z o.o. Protokół podpisuje notariusz oraz przewodniczący zgromadzenia. Należy pamiętać, że zarówno sposób jak i forma zmiany umowy spółki odnoszą się również do spółki S24, tj. spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym (wyjątkowo, umowa spółki S24 może być zmieniona bez udziału notariusza, ale tylko w zakresie postanowień zmiennych umowy, i tylko wtedy, gdy wspólnicy korzystają z wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki udostępnionego w systemie teleinformatycznym). Z uwagi na wymóg zaprotokołowania uchwały przez notariusza wyłączona jest możliwość zmiany umowy spółki w drodze głosowania pisemnego – uchwałę musi powziąć zgromadzenie wspólników.

W pewnych sytuacjach formalna zmiana umowy nie jest wymagana, mimo że dochodzi do zmiany informacji ujawnionych w umowie. Pierwszy przypadek to podwyższenie kapitału zakładowego na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki przewidujących maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia. Drugi przypadek to zmiana wspólników oraz liczby posiadanych przez nich udziałów następująca wskutek zbycia udziałów. W przypadku takiej zmiany konieczne jest tylko zaktualizowanie księgi udziałów oraz ujawnienie nowej listy wspólników w KRS. Ostatni, trzeci przypadek, to zmiana członków organów, których powołano w umowie spółki. Jeżeli nastąpi ich zmiana, to wystarczające będzie złożenie w KRS dokumentów potwierdzających wygaśnięcie ich mandatów – bez konieczności zmiany umowy spółki.

Większość głosów

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki zapadają większością 2/3 głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości 3/4 głosów. Należy pamiętać, że wspólnicy w umowie spółki mogą zastrzec surowsze warunki powzięcia tych uchwał. Szczególnym przypadkiem jest uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom. Podjęcie takiej uchwały wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Zarejestrowanie zmiany

Ostatnim warunkiem zmiany umowy sp. z o.o. jest uzyskanie wpisu uchwały zmieniającej umowę do KRS. Wniosek o wpis zmiany umowy spółki składa się wyłącznie poprzez system eKRS. Wraz z wnioskiem o wpis zmian umowy spółki zarząd spółki powinien złożyć do sądu rejestrowego jednolity tekst umowy spółki, przy czym wystarczające jest złożenie tekstu jednolitego podpisanego przez zarząd spółki zgodnie z zasadami reprezentacji – nie jest konieczne pozyskiwanie podpisów wszystkich członków zarządu. Wpis do rejestru następuje na podstawie postanowienia sądu rejestrowego, skutecznego i wykonalnego z chwilą jego wydania. Wpis zmiany umowy spółki ma charakter konstytutywny co oznacza, że dopiero z chwilą wpisu zmiana umowy staje się skuteczna. Praktyczna konsekwencja konstytutywnego charakteru wpisu polega na tym, że w okresie między podjęciem uchwały a wpisem zmiany do KRS należy traktować umowę sp. z o.o. jako niezmienioną i działać zgodnie z postanowieniami dotychczasowymi, nawet jeżeli zostały uchylone uchwałą.

Zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji

Przepisy kodeksowe dopuszczają możliwość zmiany umowy spółki z o.o. w organizacji, tj. przed jej wpisaniem do KRS (zarówno na etapie przed złożeniem wniosku do KRS jak również po złożeniu wniosku a w trakcie oczekiwania na wpis). Dla skutecznej zmiany wymagane jest wówczas zawarcie dodatkowej umowy przez wspólników, która powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Wyjątkiem jest spółka S24, której umowa nie podlega zmianie do czasu wpisu spółki do KRS.