Firma to nie przedsiębiorca

Na wstępie uwaga dotycząca potocznego rozumienia pojęcia „firma” w odniesieniu do sp. z o.o. W praktyce bardzo często używa się go jako tożsamego z pojęciem spółka czy przedsiębiorca. Słyszymy zatem nie raz, że ktoś reprezentuje firmę bądź zawiera umowę z firmą, jednak takie i podobne zwroty to nic innego jak „skróty myślowe”, które nie do końca odpowiadają znaczeniu prawnemu tego pojęcia. W świetle kodeksu cywilnego firmą osoby prawnej jest bowiem wyłącznie jej nazwa (a nie sam podmiot działający pod firmą). Na firmę sp. z o.o. składa się tzw. korpus (np. Kancelaria Gospodarcza Effekti) i obowiązkowy dodatek: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, przy czym dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub,, sp. z o.o.”.

Zasady

W odniesieniu do wyboru i używania firmy sp. z o.o. funkcjonuje kilka podstawowych zasad: swobody wyboru, prawdziwości, jedności, jawności, ciągłości i wyłączności.

Swoboda wyboru

Zgodnie z pierwszą z zasad firma spółki z o.o. może być obrana dowolnie. Firma może wskazywać na przedmiot działalności spółki, jej siedzibę oraz inne określenia dowolnie obrane. Firma może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków tej osoby z powstaniem lub działalnością spółki. Zasada swobody wyboru ograniczona jest pozostałymi zasadami, tzn. można wybrać dowolną firmę o ile jej brzmienie nie narusza żadnej z pozostałych zasad.

Prawdziwość

Zgodnie z zasadą prawdziwości firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do przedmiotu działalności, miejsca działalności czy źródeł zaopatrzenia, np. nie jest dozwolone używanie firmy „Kancelaria Prawna sp. z o.o.” przez spółkę zajmująca się hurtową sprzedażą towarów albo „Dr Kowalski & Prof. Nowak – Księgowi Sp. z o.o.” w sytuacji, gdy w spółce nie ma nikogo z tytułem naukowym.

Jedność

Kolejna z zasad wydaje się oczywista i sprowadza się do zakazu posługiwania się więcej niż jedną firmą. Spółka z o.o. nie może działać pod kilkoma firmami, nawet wówczas, gdy posiada więcej niż jedno przedsiębiorstw czy biuro. W sytuacji, gdy sp. z o.o. posiada oddziały, sprawa wygląda nieco inaczej, ponieważ oddziały muszą zostać wskazane w umowie spółki i wpisane do rejestru przedsiębiorców. Oddziały posługują się wówczas firmą macierzystej spółki z dodatkiem „oddział z siedzibą w …”.

Jawność

Zasada jawności firmy służy jej identyfikacji przez wszystkich zainteresowanych i polega na ujawnieniu firmy spółki w KRS wskutek złożonego przez zarząd wniosku o rejestrację spółki. Rejestr przedsiębiorców jest jawny, co oznacza, że każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych spółek z o.o. wpisanych do KRS.

Ciągłość

Zasada ciągłości polega na dopuszczeniu przez regulacje kodeksu cywilnego możliwości zachowania w firmie sp. z o.o. nazwiska byłego wspólnika. W przypadku utraty członkostwa (niezależnie od przyczyn) przez wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie, spółka może zachować w swojej firmie nazwisko byłego wspólnika, przy czym może to nastąpić tylko za wyrażoną na piśmie zgodą wspólnika, a w razie jego śmierci – za zgodą jego małżonka i dzieci (w przypadku braku tych ostatnich powstać może problem, który – zgodnie z liberalną interpretacją – można rozwiązać poprzez przyjęcie, że nie ma wyraźnego zakazu zachowania w firmie nazwiska zmarłego wspólnika). Zasada ciągłości stanowi zatem wyjątek od zasady prawdziwości firmy.

Wyłączność

Firma spółki z o.o. powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Zasada wyłączności służy ochronie konkurencji i ma na celu zapewnienie, że firma nie będzie wprowadzać w błąd potencjalnych kontrahentów bądź konsumentów, w szczególności nie będzie korzystać z rozpoznawalności innego przedsiębiorcy. Nawet jeżeli „podobna” firma przejdzie etap rejestracji w KRS, to spółka działająca pod nią musi liczyć się z tym, że zostanie pozwana przez spółkę, która pod podobną nazwą już funkcjonuje, i w rezultacie zobowiązana będzie wyrokiem sądu do zaprzestania korzystania z „podobnej” firmy (co jest równoznaczne z koniecznością zmiany umowy spółki). Kluczowe z praktycznego punktu widzenia jest to, że nie stanowi naruszenia zasady wyłączności podobieństwo występujące między firmami spółek, które nie działają na tym samym rynku.