PRAWO WSPÓLNIKA DO INDYWIDUALNEJ KONTROLI SPÓŁKI

Jedną z podstawowych zasad obowiązujących w spółce z o.o. jest prawo kontroli, które służy każdemu wspólnikowi spółki. W ramach tego prawa wspólnik może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swojego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu w sprawach dotyczących spółki. Przez księgi należy rozumieć w szczególności księgi rachunkowe spółki obejmujące dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów. Natomiast jako dokumenty spółki należy rozumieć dokumenty niezależnie od formy w jakiej zostały sporządzone, które choćby pośrednio dotyczą działalności i organizacji spółki. Wspólnikowi należy umożliwić sporządzanie notatek i kopii przeglądanych dokumentów, co oznacza w dzisiejszych realiach możliwość kopiowania dokumentów elektronicznych na zewnętrzne nośniki danych. W tym zakresie – z punktu widzenia interesów samej spółki oraz zarządu – szczególną uwagę należy poświęcić temu, aby udokumentować jakie materiały zostały udostępnione wspólnikowi. Zwłaszcza zarząd powinien mieć to na względzie, aby w przyszłości móc weryfikować źródło potencjalnego ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa spółki.

Prawo kontroli wspólnik może realizować wraz z upoważnioną przez siebie osobą, która nie musi być w żaden sposób związana ze spółką. Wydaje się, że należycie upoważniona osoba mogłaby realizować czynności kontrolne samodzielnie, tj. bez jednoczesnej obecności wspólnika, jednak praktyka pokazuje, że często zarządy spółek odmawiają takim osobom wglądu do dokumentów spółki powołując się na literalne brzmienie przywołanej powyżej regulacji, które wymaga wspólnego działania wspólnika i upoważnionej przez niego osoby. Takie odmowy należy traktować jako utrudnianie wykonania prawa kontroli, aczkolwiek trudno je kwestionować, skoro znajdują potwierdzenie w treści przepisów. Podobnie upoważnienie większej liczby osób wspierających wspólnika w czynnościach kontrolnych wydaje się uzasadnione z praktycznych względów (obszerność dokumentacji), ale także w tej sytuacji należy liczyć się z odmową ze strony zarządu udostępnienia dokumentacji więcej niż jednej osobie wspierającej wspólnika.

Wspólnik może realizować swoje uprawnienie niezależnie od tego, ile udziałów posiada. Prawo indywidualnej kontroli podlega jednak pewnym ograniczeniom. Zarząd spółki z o.o. może bowiem odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Jeżeli wspólnikowi uniemożliwi się wykonanie prawa kontroli, to może on żądać tego, aby sprawa została rozstrzygnięta przez wspólników. Wspólnicy powinni rozstrzygnąć ją w formie uchwały podjętej w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.

Jeżeli uchwała podtrzymała decyzję zarządu albo jeżeli wspólnicy nie podjęli w ogóle uchwały w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania przez wspólnika, to wówczas wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Taki wniosek podlega złożeniu w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu, w którym wspólnicy powinni byli podjąć uchwałę.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w związku ze zgłoszeniem przez wspólnika żądania umożliwienia kontroli indywidualnej, zarząd zawsze będzie w trudnej sytuacji decyzyjnej. Jeżeli zarząd bezpodstawnie odmówi wglądu do dokumentów spółki lub udzielenia informacji, to naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec wspólnika. Z kolei jeżeli zarządu nie domówi kontroli, mimo że może mieć podejrzenia co do tego, że może to wyrządzić spółce szkodę, to naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki. W obu przypadkach zarząd powinien liczyć się z pociągnięciem do odpowiedzialności dyscyplinarnej, która może polegać na odwołaniu lub problemach z uzyskaniem absolutorium.

Powyższe dylematy zarządu mogą jednak w ogóle nie mieć miejsca jeżeli umowa spółki przewiduje powołanie organu nadzorczego. Indywidualne prawo kontroli wspólnika może być bowiem umową spółki całkowicie wyłączone, jeżeli w spółce powołana zostanie rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Jest to rozwiązanie standardowe i często spotykane w praktyce. Jeżeli w spółce nie funkcjonuje żaden z ww. organów, to nieważne będą wszelkie postanowienia umowy spółki, które w jakikolwiek sposób ograniczać miałyby prawo kontroli przysługujące wspólnikowi.