Spółka z o.o. w organizacji jest formą przejściową, prowizoryczną, która istnieje od momentu zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego (bądź z wykorzystaniem wzorca umowy spółki w systemie teleinformatycznym) do momentu wpisania sp. z o.o. do rejestru przedsiębiorców, kiedy to uzyskuje ona osobowość prawną i tym samym staje się „dojrzałą” sp. z o.o.

Termin

Tymczasowość spółki w organizacji przejawia się w szczególności w tym, że nie może ona funkcjonować w obrocie na stałe – zgodnie z regulacjami dotyczącymi sp. z o.o. w organizacji od daty zawarcia umowy spółki do daty zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego nie może upłynąć więcej niż 6 miesięcy (7 dni w przypadku wykorzystania wzorca umowy w systemie S24).

Konsekwencje niedochowania terminu

Nie można zwlekać ze złożeniem wniosku do KRS ponieważ może to skutkować poważnymi konsekwencjami dla bytu samej spółki z o.o. W przypadku niedochowania tego terminu umowa spółki ulega rozwiązaniu z mocy prawa bez konieczności podejmowania jakiejkolwiek uchwały wspólników ani wydania dodatkowego orzeczenia sądowego. Jest to bardzo surowa sankcja za niedotrzymanie terminu, zwłaszcza, gdy weźmie się pod uwagę koszty poniesione w związku z zawiązaniem nowego podmiotu oraz kwestie pozaprawne jak np. zaprzepaszczenie szansy rynkowej, utratę kontrahenta, czy brak możliwości udziału w przedsięwzięciu biznesowym wymagającym zawiązania spółki celowej.

Zakończenie spraw spółki

Jeżeli spółka w organizacji nie zostanie wpisana w ustawowym terminie do KRS wówczas zarząd – o ile został powołany i funkcjonuje w spółce – zobligowany jest do zakończenia spraw spółki, tj. do zwrotu wkładów wspólnikom oraz do uregulowania zobowiązań spółki w organizacji wobec jej wierzycieli (o ile spółka dysponuje środkami pozwalającymi na nienaruszenie wkładów podlegających zwrotowi dla wspólników). W przypadku, gdy spółka w organizacji wypracowała zysk, wówczas wspólnicy otrzymać powinni również taką „nadwyżkę” ponad wniesione wkłady – powinno to nastąpić zgodnie z postanowieniami umowy spółki. W braku takich postanowień umownych wspólnicy otrzymają części ww. „nadwyżki” na zasadzie kodeksowej, tj. w prostej proporcji do wniesionych wkładów.
Należy pamiętać, że wspólnicy nie tylko partycypują w zyskach, ale ponoszą również odpowiedzialność za stratę sp. z o.o. w organizacji, którą – zgodnie z zasadą kodeksową dotyczącą zysku – również powinni pokryć w proporcji do wniesionych wkładów. Wspomniana zasada może być jednak modyfikowana umową spółki, np. przewidując równy udział w stracie, co może być szczególnie istotne dla wspólnika, który odegrał rolę inwestora i wziął na siebie większy ciężar zasilenia spółki – warto o tym pamiętać przy redagowaniu umowy spółki z o.o.).
Jeżeli zaspokojenie wierzycieli jest niemożliwe konieczne jest otwarcie likwidacji. Jeżeli w takiej sytuacji wspólnicy otrzymali już jakiekolwiek środki tytułem zwrotu wkładów są zobowiązani do ich zwrotu spółce. Zwrot wkładów wspólnikom nie może bowiem nastąpić przed zaspokojeniem wierzycieli spółki. Co ważne wspólnicy mogą jednomyślną uchwałą zgodzić się na pokrycie z wniesionych wkładów wierzytelności osób trzecich, unikając w ten sposób konieczności prowadzenia postępowania likwidacyjnego.

Likwidacja spółki z o.o. w organizacji

Jeżeli spółki nie zgłoszono do sądu rejestrowego w terminie albo postanowienie sądu odmawiające rejestracji stało się prawomocne, i jednocześnie spółka w organizacji nie jest w stanie dokonać niezwłocznie zwrotu wszystkich wniesionych wkładów lub pokryć w pełni wierzytelności osób trzecich, zarząd zobowiązany jest do przeprowadzenia likwidacji sp. z o.o. Zastosowanie znajdą wówczas przepisy o likwidacji „dojrzałej” spółki z o.o. Likwidacja jest prowadzona przez zarząd spółki w organizacji. W sytuacji, gdy spółka nie ma zarządu, zgromadzenie wspólników ustanawia likwidatora. Jeżeli zgromadzenie nie jest w stanie powołać likwidatora dokonuje tego sąd rejestrowy na wniosek. Niezależnie od tego, kto prowadzi likwidację, procedura likwidacji obejmuje jednokrotne ogłoszenie przez likwidatora o otwarciu likwidacji oraz wezwanie wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie 1 miesiąca od dnia ogłoszenia. Spółka w organizacji ulega rozwiązaniu z dniem zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego.