Zawieszenie działalności spółki z o.o. należy rozumieć jako odnotowaną w KRS przerwę w prowadzeniu działalności gospodarczej. Zawieszenie następuje z inicjatywy i na wniosek samej spółki z o.o. Spółka z o.o. może zawiesić działalność z dowolnej przyczyny – dla skutecznego zawieszenia nie jest wymagane żadne uzasadnienie. Spółka z o.o. może zawiesić działalność na nie krócej niż 30 dni i nie dłużej niż 24 miesiące. W praktyce jednak zawieszenie następuje wówczas, gdy cele biznesowe, które wyznaczone zostały spółce, nie zostały spełnione lub ich spełnienie należy odłożyć na późniejszy termin. Przeważnie podmioty, które dobrze radzą sobie w konkurencyjnym środowisku biznesowym nie podejmują decyzji o zawieszeniu swojej działalności.

Zawieszenie a pracownicy

Nie każda sp. z o.o. może zawiesić działalność. Aby mieć taką możliwość sp. z o.o. nie może zatrudniać pracowników, co oznacza, że przed złożeniem wniosku o zawieszenie spółka musi rozwiązać wszystkie umowy o pracę. Dotyczy to wszystkich typów umów o pracę, tj. zarówno pracowników, którzy zostali zatrudnieni na podstawie powołania, jak również wyboru oraz mianowania. Rozwiązać należy także spółdzielcze umowy o pracę. Przed zawieszeniem działalności spółka jest zobligowana do wyrejestrowania z ZUS wszystkich zatrudnionych osób a także członków ich rodzin w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy.

W szczególnej sytuacji znajdują się pracownicy, którzy korzystają z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego oraz rodzicielskiego i jednocześnie nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W przypadku tych pracowników umowy o pracę nie muszą być rozwiązywane, a gdy zakończą urlop, to przysługuje im wynagrodzenie jak za przestój liczone za cały okres zawieszenia działalności pracodawcy.

Aktywność spółki w okresie zawieszenia

Spółka w okresie zawieszenia nie powinna prowadzić działalności gospodarczej, która prowadzi do osiągania bieżących przychodów. Mając jednak na uwadze dalsze funkcjonowanie spółki po zakończeniu okresu zawieszenia dopuszczalne jest podejmowanie przez spółkę niektórych czynności, o ile mają one na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów spółki. W szczególności spółka może rozwiązywać zawarte wcześniej umowy, osiągać przychody finansowe z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie a także przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia jej działalności.

W okresie zawieszenia na spółce z o.o. ciążą również pewne obowiązki. Poza oczywistym obowiązkiem przestrzegania obowiązującego prawa oraz obowiązkiem powstrzymywania się od prowadzenia działalności gospodarczej należy wskazać na obowiązek regulowania zobowiązań, które powstały przed zawieszeniem, oraz obowiązek uczestniczenia w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością spółki. W okresie zawieszenia spółka jest zwolniona z obowiązku uiszczania zaliczek na CIT a także z obowiązku składania deklaracji ZUS i VAT. Spółka z o.o., która zawiesi swoją działalność, podlega jednak w dalszym ciągu obowiązkowi składania deklaracji CIT-8. W pierwszej deklaracji składanej w okresie zawieszenia należy informację o zawieszeniu uwzględnić w deklaracji składanej do US. Należy pamiętać, że zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy będzie skutkować wykreśleniem z rejestru podatników VAT. Z chwilą zakończenia zawieszenia nastąpi automatyczne ponowne wpisanie spółki do rejestru podatników VAT. Możliwe jest pozostanie w rejestrze przez cały okres zawieszenia, ale wymaga to odrębnego wniosku złożonego do właściwego US.

Celem zweryfikowania, czy spółka realizuje ciążące na niej obowiązki, spółka może zostać poddana kontroli na standardowych zasadach przewidzianych dla aktywnych przedsiębiorców.

Zawieszenie a zamknięcie roku obrotowego

Za rok obrotowy, w którym działalność spółki z o.o. przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego zwyczajne zgromadzenie wspólników może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników. W takim przypadku przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinny być również sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona, które standardowo rozpoznawane są przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków).