Powołanie prokurenta

Prokurent powoływany jest na podstawie oświadczenia woli mocodawcy będącego przedsiębiorcą. Ustanowienie prokury stanowi jednostronną czynność prawną o charakterze upoważniającym, której skutkiem jest powstanie stosunku prokury, w ramach którego prokurent upoważniony jest do występowania w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy w relacjach z osobami trzecimi.

Wymagana forma

Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Oznacza to, że nieważna będzie prokura udzielona ustanie, z wykorzystaniem faksu lub wiadomości mailowej. Skuteczne będzie za to udzielenie prokury w formie elektronicznej, która jest równoważna z formą pisemną, rozumianej jako złożenie oświadczenia w dokumencie elektronicznym, np. w formacie PDF, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mocodawca może także udzielić prokury w bardziej „solennej” formie szczególnej niż forma pisemna lub elektroniczna, tj. np. w formie pisemnej z datą pewną, w formie pisemnej z notarialnie poświadczonym podpisem a nawet w formie aktu notarialnego. Niezachowanie niezbędnej formy prawnej pociąga za sobą bezwzględną nieważność udzielenia prokury.

Zgoda na udzielenie prokury

Dla ustanowienia prokury przez spółkę osobową wymagana jest zgoda wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (partnerów, komplementariuszy). Z kolei w spółce kapitałowej, w tym sp. z o.o., konieczna jest zgoda wszystkich członków zarządu.
Dla ważnego ustanowienia prokury konieczne jest zachowanie zasad reprezentacji przewidzianych w danej spółce. Należy podchodzić ostrożnie do możliwości udzielania prokury przez pełnomocnika przedsiębiorcy. Co do dopuszczalności takiego rozwiązania nie ma bowiem zgodności.
Z praktycznego punktu widzenia warto mieć na uwadze, że prokura może zostać udzielona z zastrzeżeniem warunku lub terminu. Oznacza to, że mocodawca może zadecydować, że prokura zacznie obowiązywać albo wygaśnie z chwilą nadejścia określonej daty bądź zdarzenia. Przykładowo w sytuacji, gdy prokurent jest pracownikiem spółki, można zastrzec, że prokura wygasa z chwilą wygaśnięcia stosunku pracy między mocodawcą a prokurentem.

Wpis prokury do rejestru

Warto zwrócić uwagę na formalny aspekt ujawnienia prokury w rejestrze właściwym dla mocodawcy. W przypadku spółek udzielających prokury wpis prokury do KRS wymaga dołączenia do wniosku zgody prokurenta na powołania oraz podania jego adresu do dręczeń. Dołączenie oświadczenia o zgodzie nie jest wymagane jeżeli wniosek o wpis składa sam prokurent bądź ustanowiony przez niego pełnomocnik, albo jeżeli zgoda prokurenta objęta jest treścią protokołu posiedzenia organu udzielającego prokury, który składany jest do KRS. Natomiast w przypadku ujawnienia prokury w CEIDG przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność składa wraz z wnioskiem jedynie oświadczenie, że prokurent przyjął udzieloną mu prokurę. Prokura jest ważna od momentu udzielenia a wpis do właściwego rejestru ma jedynie charakter deklaratoryjny, tzn. wpis jedynie potwierdza udzielone umocowanie.

Odwołanie prokurenta

Prokura może być w każdym czasie odwołana. W przypadku sp. z o.o. zasadą jest, że każdy członek zarządu – niezależnie od wewnętrznych zasad podziału kompetencji oraz niezależnie od tego, jakie zasady reprezentacji obowiązują w spółce – może samodzielnie odwołać prokurę. Umowa spółki może jednak stanowić inaczej niż ww. zasada i określać w tym zakresie inne reguły, np. że pojedynczy członek zarządu nie może samodzielnie odwołać prokurenta, albo że może to zrobić np. dwóch członków zarządu działających łącznie albo tylko wszyscy członkowie zarządu.

Należy pamiętać, że odwołanie prokury nie jest jedynym sposobem wygaśnięcia stosunku prokury. Prokura wygasa bowiem także wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, a także ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy.