JAK ZWOŁAĆ ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW SPÓŁKI Z O.O.?

Obrazek wpisu

Sposoby zwoływania zgromadzenia

Podstawowym sposobem zwoływania zgromadzeń wspólników sp. z o.o. jest wysyłanie zaproszeń za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Oba sposoby są równorzędne i przepisy kodeksowe nie faworyzują żadnego z nich.

Alternatywę dla tradycyjnego sposobu zwołania zgromadzenia stanowi wysłanie wspólnikowi spółki zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Taki sposób jest możliwy tylko wtedy, gdy wspólnik na piśmie wyraził zgodę na taki sposób komunikacji ze spółką i podał jej adres właściwy adres, na który zawiadomienia powinny być kierowane. Należy pamiętać, że nawet jeżeli wspólnik wyraził ww. zgodę i podał adres do komunikacji elektronicznej, to zawsze zaproszenie wysłane w tradycyjny sposób będzie skuteczne.

Z punktu widzenia osoby lub organu zwołującego zgromadzenie szczególnie ważny jest brak obowiązku wykazania faktycznego doręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu. Wystarczające dla wykonania obowiązku zwołania zgromadzenia jest wykazanie, że zaproszenia zostały należycie wysłane, a nie doręczone.

Oczywistym jest, że zaproszenia muszą zostać wysłane do wszystkich udziałowców spółki z o.o. Zaproszenia powinny być wysłane na adresy wspólników wskazane w księdze udziałów, dlatego – z punktu widzenia wspólników – szczególnie ważne jest, aby aktualizować informacje adresowe zawarte w tym dokumencie. W stosunkowo rzadkim przypadku, gdy w spółce występuje tzw. wspólnik zbiorowy, zaproszenie należy wysłać do wspólnemu przedstawicielowi osób współuprawnionych do udziałów.

Choć kodeks spółek handlowych dopuszcza wyłącznie list polecony oraz przesyłkę kurierską jako sposób zwoływania zgromadzeń, to według stanowiska Sądu Najwyższego skutecznym sposobem powiadomienia wspólnika o zgromadzeniu jest także osobiste wręczenie wspólnikowi zawiadomienia.

Termin wysyłania zaproszeń

Zaproszenia na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zgodnie z zasadami prawa cywilnego termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Ponadto do 2 tygodniowego terminu wlicza się dzień, w którym wysyłane są zaproszenia a termin 2 tygodni musi upłynąć w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia, a nie w tym dniu. Przykładowo: niewystarczające będzie wysłanie 1. dnia miesiąca zaproszenia na zgromadzenie, które odbyć się ma 14. dnia tego miesiąca.

Mając na uwadze zasadę równego traktowania wspólników rekomendowane jest, aby zaproszenia były wysyłane w tym samym dniu. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, to należy pamiętać, aby termin 2 tygodni, który musi upłynąć od zwołania zgromadzenia do dnia zgromadzenia, liczyć od dnia wysłania ostatniego z zaproszeń.

Treść zaproszeń

Niezależnie od sposobu zwoływania zgromadzenia zaproszenie wysyłane do wspólników musi zawierać wskazanie (1) dnia, (2) godziny, (3) miejsca oraz (4) szczegółowy porządek obrad zgromadzenia. Co do miejsca zgromadzenia, to należy pamiętać, że nie jest wystarczające wskazanie siedziby spółki jako miejsca zgromadzenia (siedziba oznacza jedynie miejscowość zatem jest zbyt ogólnym pojęciem na potrzeby zwołania zgromadzenia). Dla uchylenia wszelkich ryzyk związanych choćby z próbami odbycia konkurencyjnego zgromadzenia obowiązkowo należy wskazać dokładną lokalizację zgromadzenia, najlepiej poprzez wskazanie dokładnego adresu, w tym numeru lokalu, pomieszczenia, czy nawet piętra (np. Sala konferencyjna nr 1, II piętro, Budynek A, Hotel X).

Zawiadomienie ma umożliwiać wspólnikowi zorientowanie się w przedmiocie spraw, które będą dyskutowane i głosowane podczas zgromadzenia. Na podstawie porządku obrad wskazanego w zawiadomieniu wspólnik powinien mieć możliwość dokonania oceny, czy jego udział jest niezbędny, a jeżeli tak, to czy i w jakim zakresie wymaga przygotowania merytorycznego. Z reguły zaproszenia sygnalizują jedynie ogólnie temat, który będzie poruszany, np. wyrażenie zgody na zawarcie umowy dzierżawy z podmiotem X, albo np. uzupełnienie składu komisji rewizyjnej.

W pewnych sytuacjach zawiadomienie powinno zawierać elementy wymagane przepisami. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, gdy na zgromadzeniu podejmowana ma być uchwała o zmianie umowy spółki. Wówczas zawiadomienie powinno wskazywać na istotne elementy proponowanych zmian. Choć z przepisów kodeksowych nie wynika obowiązek przesyłania projektowanych zmian, to często – dla uchylenia zbędnych kontrowersji i dla umożliwienia wspólnikom zapoznania się ze zmianami – wraz z zawiadomieniem przesyła się projekt nowego brzmienia umowy.

Zgromadzenie on-line

Przepisy kodeksowe przewidują, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli zatem wspólnicy nie postanowią w umowie spółki, że wykluczone jest przeprowadzania zgromadzeń on-line, to taki sposób będzie możliwy, co rzutować będzie automatycznie na wymaganą treść zawiadomienia o zgromadzeniu. Zgodnie z regulacją kodeksową o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. Zasady udziału w takim zgromadzeniu powinny być określone regulaminem uchwalonym przez radę nadzorczą, a w jej braku przez zgromadzenie wspólników.


Więcej powiązanych artykułów

Miniaturka OGRANICZENIA W SPRZEDAŻY UDZIAŁÓW W SPÓŁCE Z O.O.

10 sierpnia, 2022

OGRANICZENIA W SPRZEDAŻY UDZIAŁÓW W SPÓŁCE Z O.O.

Sprzedaż udziałów, jako forma zbycia (obok np. darowizny, zamiany, czy przeniesienia własności tytułem wynagrodzenia) stanowi jeden ze sposobów rozporządzenia prawem udziałowym przysługującym wspólnikowi w sp. z...

czytaj więcej
Miniaturka ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSPÓLNIKÓW ZA ZOBOWIĄZANIA SPÓŁKI Z O.O.

8 stycznia, 2022

ODPOWIEDZIALNOŚĆ WSPÓLNIKÓW ZA ZOBOWIĄZANIA SPÓŁKI Z O.O.

Co z tą nazwą? Nazwa „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” sugeruje w odniesieniu do tego rodzaju spółki kapitałowej istnienie odpowiedzialności, która w jakiś niesprecyzowany sposób podlega ograniczeniu,...

czytaj więcej
Miniaturka SPOSOBY PODWYŻSZANIA KAPITAŁU ZAKŁADOWEGO

25 lutego, 2022

SPOSOBY PODWYŻSZANIA KAPITAŁU ZAKŁADOWEGO

W toku funkcjonowania spółki z o.o. wspólnicy mogą postanowić o zasileniu spółki w dodatkowe środki finansowe. Powodem podwyższenia kapitału zakładowego może być zarówno pokrycie straty jak...

czytaj więcej
Więcej artykułów

Masz pytania? Napisz do nas

Formularz kontaktowy obrazek

Formularz kontaktowy

    Opinie

    Jarosław Olejnik
    Jarosław Olejnik
    09:35 23 May 23
    Bardzo miła i profesjonalna obsługa. Cały proces zakupu przebiegł bardzo szybko i sprawnie. Wszystkie dokumenty i... formalności dostarczone / dotrzymane na czas, co pozwoliło szybko zacząć działalność nowej spółki. Serdecznie podziękowania dla Pani Kasi z biura w Warszawie za doradztwo i pomoc sfinalizowaniu transakcji oraz miły kontakt.czytaj więcej
    Michal Skrzypek
    Michal Skrzypek
    09:46 19 May 23
    Miła, szybka i profesjonalna obsługa. Polecam.
    Radosław M
    Radosław M
    12:54 18 May 23
    Zdecydowanie polecam! Miło się współpracuje z profesjonalistami.
    Tomasz Łęgowik
    Tomasz Łęgowik
    17:26 02 Mar 23
    Dasha Investment, z wielką przyjemnością udziela rekomendacji Firmie Kancelaria Gospodarcza Effekti za profesjonalne... przygotowanie procesu sprzedania dla mnie gotowej spółki. Przygotowanie wszystkich prawnych dokumentów, czas w jakim usługa została przeprowadzona i zrealizowana Aktem Notarialnym , nie podlega dyskusji. Pełen profesjonalizm i zaangażowanie wymaga pełnego rozgłosu w mediach społecznościowych oraz branżowych. Firma Kancelaria Gospodarcza Effekti posiada w dyspozycji Radców Prawnych, Biuro Księgowe oraz Kancelarię Notarialną.Dasha Investment posiada również biuro wirtualne, które bez jakichkolwiek zastrzeżeń, obsługiwane jest przez BIURO 29.Wszelkie niezbędne czynności na etapie biura wirtualnego spełniają moje oczekiwania i jestem usatysfakcjonowany.Niniejszym polecam współpracę z Firmą Kancelaria Gospodarcza Effekti oraz BIURO 29.czytaj więcej
    Zobacz wszystkie opinie
    js_loader

    Referencje

    • Jarosław Wachowiak

      Poznański oddział biura obsługuje nasze dwie firmy. Jesteśmy zadowoleni z profesjonalnego podejścia do klienta. Bardzo polecam małym przedsiębiorcom – sprawne i dobrze zorganizowane biuro, zlokalizowane pod dobrym adresem w samym centrum miasta. Korzystam z usług biura już prawie rok. Bardzo polecam małym przedsiębiorcom – sprawne i dobrze zorganizowane biuro

      zobacz całość
    • Jarosław Olejnik

      Bardzo miła i profesjonalna obsługa. Cały proces zakupu przebiegł bardzo szybko i sprawnie. Wszystkie dokumenty i formalności dostarczone / dotrzymane na czas, co pozwoliło szybko zacząć działalność nowej spółki. Serdecznie podziękowania dla Pani Kasi z biura w Warszawie za doradztwo i pomoc sfinalizowaniu transakcji oraz miły kontakt.

      zobacz całość

    Inne Usługi Naszej Grupy

    Księgowość

    • Doradztwo księgowe i podatkowe
    • Reprezentacja klienta przed urzędami
    • Doświadczenie w obsłudze dużych podmiotów
    • Wysokie ubezpieczenie OC
    • Niezwykle sympatyczny zespół
    • Obsługa w języku angielskim i rosyjskim
    • Współpraca z licznymi cudzoziemcami
    • Wieloletni staż na rynku
    Sprawdź

    Dodatkowe korzyści przy zakupie spółki

    Księgowość dla spółki 50% rabatu przez pierwsze 3 miesiące umowy

    oszczędzasz min. 825 zł netto

    Wirtualne biuro

    • Adres do rejestracji i korespondencji
    • Odbiór listów i paczek
    • Powiadomienia o odbiorze (e-mail)
    • Skanowanie listów bez limitów
    • Bezpłatny numer telefonu
    • Bezpłatny dostęp (10h) do 11 sal konferencyjnych w 2 krajach
    • Panel klienta 24/7
    Sprawdź

    Dodatkowe korzyści przy zakupie spółki

    Wirtualne Biuro 100 zł netto adres dla firmy na 6 miesięcy

    oszczędzasz 440 zł netto

    Firma w Czechach

    • Doradztwo księgowe i podatkowe
    • Reprezentacja klienta przed urzędami
    • Doświadczenie w obsłudze dużych podmiotów
    • Wysokie ubezpieczenie OC
    • Niezwykle sympatyczny zespół
    • Obsługa w języku angielskim i rosyjskim
    • Współpraca z licznymi cudzoziemcami
    • Wieloletni staż na rynku
    Sprawdź