Zarząd

Kompetencja do zwoływania zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników sp. z o.o. należy do zarządu spółki. Nie może być ona ograniczona ani tym bardziej całkowicie wyłączona na mocy postanowień umowy spółki ani na podstawie uchwał żadnego z organów spółki.

Zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników w ramach prowadzenia spraw spółki, co należy do jego obowiązków. Zwołanie zgromadzenia należy kwalifikować jako czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki, co powoduje, że – w przypadku zarządu wieloosobowego – zwołanie zgromadzenia powinno być poprzedzone uchwałą zarządu, która powinna zawierać postanowienie o zwołaniu zgromadzenia, wskazywać datę, godzinę i miejsce jego odbycia oraz porządek obrad. Uchwała zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników podjęta powinna być bezwzględną większością głosów, o ile umowa spółki nie wprowadza innych wymogów. W podejmowaniu uchwały powinni brać wszyscy członkowie zarządu, a przynajmniej wszyscy powinni być prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu z porządkiem obrad przewidującym podjęcie ww. uchwały. Rekomendowane jest, aby czynność zwołania zgromadzenia była wykonana zgodnie z zasadami reprezentacji spółki przez zarząd.

Zarząd sp. z o.o. ma obowiązek raz w roku zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników z terminem obrad nie późniejszym niż 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Zasadą jest również zobowiązany od zwoływania nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników ilekroć wymagają tego przepisy lub umowa spółki, np. gdy bilans wykazuje stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, albo gdy wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 10% kapitału zakładowego zażądają zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Członek zarządu, który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników, podlega grzywnie do 20.000 zł. Oczywiście obok odpowiedzialności karnej w grę wchodzić może również odpowiedzialność dyscyplinarna, która skutkować może odwołaniem z zarządu.

Rada nadzorcza / Komisja rewizyjna

Jeżeli zarząd sp. z o.o. nie zwoła zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie wynikającym z ustawy lub z umowy spółki, to uprawnienie do zwołania tego zgromadzenia uzyskuje rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej). Biorąc pod uwagę, że zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników powinny być wysłane z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem (wg zasad ustawowych niemodyfikowanych umową spółki), to uprawnienie organu nadzoru do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników powstanie najwcześniej na 2 tygodnie przed upływem 6 miesięcy od końca danego roku obrotowego.

Organ nadzoru, tj. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, ma prawo do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uzna za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia zarządowi odpowiedniego żądania przez organ nadzoru. Organ nadzoru, zanim zwoła zgromadzenie, powinien w pierwszej kolejności wezwać zarząd do zwołania zgromadzenia. Warto, aby żądanie złożone zarządowi poprzedzone zostało uchwałą organu nadzoru. Jeżeli zarząd spółki nie zwoła zgromadzenia w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania przez organ nadzoru, uprawnienie do zwołania zgromadzenia przechodzi na ten organ.

Inne podmioty

Wspólnicy mogą w umowie spółki z o.o. postanowić, że uprawnienie do zwoływania zwyczajnych lub nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników – ale tylko i wyłącznie w sytuacjach, w których zarząd nie wykona swojego obowiązku i nie zwoła zgromadzenia – będzie przysługiwać innym podmiotom niż organ nadzoru. Dopiero niewykonanie obowiązku przez zarząd aktualizować może uprawnienie do zwołania zgromadzenia przez podmiot wskazany w umowie spółki (zasada taka sama jak w przypadku zwoływania zgromadzenia przez organ nadzoru).

Przepisy prawa nie wskazują choćby przykładowej listy podmiotów, którym wspólnicy mogą w umowie spółki przyznać takie uprawnienie. Przyjmuje się w praktyce, że takim podmiotem może być w szczególności jeden ze wspólników, np. większościowy udziałowiec, przewodniczący rady nadzorczej lub członek zarządu spółki dominującej. Z reguły unika się rozwiązań, w których uprawnionym podmiotem jest osoba spoza spółki lub grupy kapitałowej, do której spółka należy.

Szczególne regulacje kodeksowe przewidują jeszcze kilka innych podmiotów, które w określonych sytuacjach mogą zwołać zgromadzenie wspólników sp. z o.o. Po pierwsze uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników, które ma podjąć uchwałę o powołaniu władz spółki, przysługuje na podstawie kuratorowi spółki powołanemu na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Po drugie uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników przysługuje likwidatorom spółki, którzy zwołują zgromadzenia w okresie likwidacji spółki. Po trzecie zgromadzenie wspólników sp. z o.o. może zwołać upoważniony przez sąd wspólnik lub wspólnicy, którzy żądali sądowego upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólników.