Estońska OÜ dla przedsiębiorcy z Polski – jak prowadzić firmę w Estonii zgodnie z przepisami?

Pierwsza umowa z klientem, zakup firmowego sprzętu, przelew na własne konto. Każda z tych czynności wymaga prawidłowego rozliczenia, nawet jeśli swoją OÜ obsługujesz z domowego biurka w Polsce. Rejestracja spółki estońskiej to dopiero początek: przed rozpoczęciem działalności warto ustalić, które obowiązki pozostają w Estonii, a które mogą powstać tutaj. Jak prowadzić biznes, aby dokumenty, podatki i sposób wypłacania pieniędzy odpowiadały temu, jak rzeczywiście działa Twoja firma?

Czym jest estońska OÜ i czy e-Residency zmienia Twoje obowiązki podatkowe?

OÜ, czyli osaühing, to estoński odpowiednik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Możesz zostać jej jedynym wspólnikiem i członkiem zarządu. Rejestracja spółki estońskiej tworzy odrębny podmiot z własnym majątkiem, umowami i rozliczeniami. Obsługę online ułatwia e-Residency, czyli cyfrowa tożsamość do logowania i podpisywania dokumentów. Nie daje osobistej rezydencji podatkowej w Estonii.

Jeśli masz w Polsce ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywasz tutaj ponad 183 dni w roku, możesz nadal rozliczać w Polsce całość swoich dochodów, z uwzględnieniem umowy międzynarodowej. Wystarczy jedna z tych przesłanek. Dlatego osobno ustal, gdzie płacisz podatki jako właściciel, a gdzie rozlicza się Twoja OÜ.

Jak zarejestrować OÜ i zadbać o kapitał, adres oraz korespondencję urzędową?

Elektroniczna rejestracja spółki estońskiej odbywa się w e-Business Register. Wskazujesz nazwę, adres, wspólników, zarząd, kapitał i działalność główną, a następnie podpisujesz dokumenty. Opłata państwowa wynosi 265 euro. Przy jednym wspólniku kapitał może wynosić 0,01 euro, lecz wkład trzeba wnieść przed złożeniem wniosku o wpis. To minimum formalne, dlatego osobno zaplanuj środki na zakupy i bieżące zobowiązania.

Możesz wybrać adres w Estonii albo zagraniczny adres zarządu. Jeśli zarząd znajduje się poza Estonią i korzystasz z adresu zagranicznego, ustanów uprawnioną osobę kontaktową w Estonii. Odbiera ona korespondencję, ale nie kieruje firmą. Doręczenie jej pisma jest skuteczne wobec OÜ, więc ustal, jak szybko otrzymasz dokumenty i kto dopilnuje odpowiedzi.

Kiedy prowadzenie estońskiej OÜ z Polski powoduje polskie obowiązki podatkowe?

Pracujesz w Polsce i stąd zarządzasz firmą? Rejestracja spółki estońskiej nie usuwa obowiązku sprawdzenia polskich przepisów. Ustawa o CIT uwzględnia posiadanie w Polsce siedziby lub zarządu. Jeśli oba państwa uznają OÜ za swojego rezydenta, zastosowanie ma umowa polsko-estońska. Jej art. 4 ust. 3 wskazuje państwo, z którego prawa dany podmiot wywodzi swój status. Osobno trzeba ocenić:

• miejsce prowadzenia działalności. Stałe biuro, warsztat lub miejsce zarządu w Polsce może tworzyć zakład podatkowy, jeśli spełnia warunki umowy;

• sposób zawierania umów. Znaczenie może mieć przedstawiciel, który zwyczajowo korzysta w Polsce z uprawnienia do zawierania umów w imieniu OÜ;

• dochód polskiego zakładu. Polska może opodatkować przypisane mu zyski także bez formalnego zarejestrowania oddziału;

• przepisy CFC. Sprawdź zakres kontroli właścicielskiej, rodzaje przychodów, poziom opodatkowania i warunki dotyczące rzeczywistej działalności.

Sam klient z Polski nie przesądza o powstaniu zakładu. Liczy się to, gdzie i jak rzeczywiście prowadzisz biznes.

Jak opodatkowane są zyski OÜ i wypłaty dla polskiego właściciela?

Zanim zdecydujesz, jak wypłacać pieniądze, rozdziel podatki OÜ od własnych zobowiązań. Rejestracja spółki estońskiej nie łączy tych rozliczeń. Zatrzymany zysk zasadniczo nie podlega bieżącemu estońskiemu podatkowi dochodowemu. Przy dywidendzie OÜ płaci 22/78 wypłacanej kwoty: jeśli wspólnik otrzymuje 7800 euro, podatek wynosi 2200 euro. Polski rezydent będący osobą fizyczną zasadniczo rozlicza jeszcze 19% PIT od dywidendy. Podatku zapłaconego przez OÜ nie można automatycznie odliczyć od swojego PIT.

Inaczej rozlicza się wynagrodzenie za zarządzanie, pracę i usługi. Estonia opodatkowuje wynagrodzenie nierezydenta za funkcję w zarządzie niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Podatek może też dotyczyć prywatnych wydatków opłaconych z firmowego rachunku. Składki ustal osobno; przy pracy w kilku państwach właściwy system ubezpieczeń potwierdza A1.

Kiedy trzeba rozliczać VAT i jak wystawiać faktury zagranicznym klientom?

Rejestracja spółki estońskiej i rejestracja do VAT to dwie osobne procedury. Obowiązek estońskiej rejestracji VAT powstaje zasadniczo po przekroczeniu 40 000 euro od początku roku kalendarzowego. Limit obejmuje jednak określony ustawowo obrót z miejscem opodatkowania w Estonii, a nie wszystkie przychody firmy.

Najpierw sprawdź więc, gdzie dana transakcja podlega VAT. Podstawowa estońska stawka wynosi 24%, lecz nie doliczasz jej automatycznie do każdej faktury zagranicznej. Przy wielu usługach dla przedsiębiorców z innych państw UE podatek rozlicza klient. Faktura zawiera wtedy oznaczenie „reverse charge” i pozostałe wymagane dane. Są wyjątki, dlatego znaczenie mają rodzaj usługi i status odbiorcy.

Osobnej oceny wymagają towary przechowywane w Polsce oraz sprzedaż konsumentom. Również niektóre zakupy zagraniczne mogą wywołać obowiązki VAT przed przekroczeniem limitu sprzedaży.

Jak prowadzić księgowość OÜ i pilnować terminów sprawozdawczych?

Rejestracja spółki estońskiej rozpoczyna obowiązki księgowe także wtedy, gdy nie masz jeszcze sprzedaży ani nie wypłacasz zysku. Ujmuj transakcje w księgach, a dokumenty księgowe przechowuj zasadniczo przez co najmniej siedem lat od końca właściwego roku obrotowego. Raport roczny składasz w e-Business Register w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli rok kończy się 31 grudnia, termin przypada zasadniczo 30 czerwca następnego roku. Dotyczy to również nieaktywnej OÜ.

Bieżące rozliczenia mają własne terminy: deklarację TSD dotyczącą odpowiednich wypłat i wydatków składa się zasadniczo do 10. dnia następnego miesiąca, a estońską deklarację VAT i wymagany raport transakcji wewnątrzwspólnotowych do 20. dnia kolejnego miesiąca. Aktualizuj też dane beneficjentów rzeczywistych i wpisy rejestrowe. Z księgowym ustal zakres obsługi oraz terminy przekazywania dokumentów. Estońskie rozliczenia nie zastępują polskich obowiązków właściciela ani ewentualnego zakładu.