Ochrona interesów spółki

W spółce z o.o. obowiązuje zasada, zgodnie z którą w umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Celem tej zasady jest ochrona interesu spółki z o.o. na wypadek potencjalnego konfliktu interesów, który może zaistnieć w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występować miałaby ta sama osoba lub gdy w umowie z członkiem zarządu spółkę reprezentować miałby inny członek zarządu. Powyższa zasada eliminuje możliwość działania członka zarządu i tym samym uchyla ryzyko braku bezstronności a w konsekwencji nadużyć ze strony członka zarządu a nawet działania na szkodę spółki. Wyłączenie możliwości reprezentowania spółki przez zarząd w umowach między spółką a członkiem zarządu ma charakter obligatoryjny, tzn. że umowa spółki nie może go uchylić ani modyfikować. Niedopuszczalne jest przyznanie umową spółki lub uchwałą jakiegokolwiek organu spółki kompetencji do reprezentowania spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu przez inny organ niż rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik. Jeżeli w spółce z o.o. nie ma rady nadzorczej, ale jest za to komisja rewizyjna, to nie może ona reprezentować spółki w umowie z członkiem zarządu. Konieczne w takiej sytuacji jest powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników.

Reprezentacja przez radę nadzorczą

Rada nadzorcza spółki z o.o. jest organem kolegialnym, co powoduje, że jej członkowie w umowie z członkiem zarządu powinni działać łącznie, w szczególności wszyscy członkowie rady nadzorczej powinni podpisać umowę. Od zasady działania kolegialnego można odstąpić o ile umowa spółki z o.o., regulamin rady nadzorczej lub uchwała samej rady nadzorczej, daje do tego podstawę poprzez ustanowienie upoważnienia dla jednego lub kilku członków rady nadzorczej do zawarcia umowy z członkiem zarządu. W praktyce obrotu z reguły rada nadzorcza, po podjęciu uchwały w przedmiocie ustalenia warunków umowy, upoważnia jednego ze swoich członków do podpisania umowy z członkiem zarządu. Uchwała rady nadzorczej powinna określać wszystkie istotne elementy umowy z członkiem zarządu, nie pozostawiając swobody członkowi rady nadzorczej podpisującemu umowę. Uchwała nie jest konieczna, gdy podpisy pod umową składają wszyscy członkowie rady nadzorczej. Warto pamiętać, że błędna jest spotykana niekiedy praktyka podejmowania uchwały o udzielaniu przez radę nadzorczą jednemu z jej członków, z reguły przewodniczącemu, ogólnego upoważnienia do zawierania umów w imieniu spółki. Każda umowa z członkiem zarządu wymaga odrębnego upoważnienia do dokonania w zastępstwie rady nadzorczej technicznej czynności podpisania umowy.
Warto pamiętać, że zasada szczególnej reprezentacji spółki w umowach z członkiem zarządu rozciąga się także na jednostronne czynności wykonywane przez spółkę w ramach tych umów, które mają na celu modyfikację lub wygaśnięcie umowy, np. oświadczenie spółki w ramach aneksu, jak również o rozwiązaniu umowy lub o odstąpieniu od umowy powinny być złożone przez spółkę reprezentowaną przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Zasada mówi bowiem o reprezentowaniu „w umowach” a nie tylko „przy zawieraniu umów”.

Reprezentacja przez pełnomocnika

Pełnomocnik powoływany uchwałą zgromadzenia wspólników nie jest pełnomocnikiem tego organu, ale jest pełnomocnikiem samej spółki (mimo że pełnomocnictwo nie jest udzielane przez zarząd). Przepis kodeksowy wyraźnie mówi o powołaniu uchwałą zgromadzenia wspólników (a nie uchwałą wspólników), co powoduje, że uchwała o powołaniu pełnomocnika nie może być podjęta bez odbycia zgromadzenia wspólników. Nie można ustanowić pełnomocnika uchwałą podjętą w trybie głosowania pisemnego. Podjęcie uchwały o powołaniu specjalnego pełnomocnika może nastąpić w zwykłej formie pisemnej. Nie jest wymagana dla ważności uchwały żadna forma szczególna. Jako pełnomocnik może być umocowany przez zgromadzenie wspólników także inny członek zarządu spółki z o.o., pod warunkiem, że nie jest stroną czynności, do której zawarcia został umocowany w imieniu spółki.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Szczególna sytuacja

W przypadku gdy wspólnik jest jedynym udziałowcem spółki z o.o. i zarazem jedynym członkiem zarządu, to wszelkie czynności prawne między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymagają formy aktu notarialnego. W takiej sytuacji spółki nie reprezentuje ani rada nadzorcza ani pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Forma aktu notarialnego musi być zachowana zarówno w przypadku jednostronnych oświadczeń składanych przez wspólnika spółce, którą jednocześnie reprezentuje, jak i w przypadku oświadczeń spółki składanych temu wspólnikowi. Odstępstwo od zasady reprezentacji spółki przez radę nadzorczą lub pełnomocnika jest możliwe, ponieważ interes spółki chroniony jest w inny sposób, mianowicie poprzez zaangażowanie notariusza, który o każdorazowym dokonaniu czynności prawnej między spółką a jej jedynym wspólnikiem będącym jedynym członkiem zarządu, zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.