Jak założyć spółkę z o.o. z udziałowcem zagranicznym i nie stracić tygodni na poprawki, odmowy i niepotrzebne formalności? Zanim ruszysz do notariusza albo uruchomisz system S24, poznaj zasady, które w tej sytuacji naprawdę mają znaczenie. Rejestracja z udziałem cudzoziemca to nie tylko kwestia podpisów i kapitału – to konkretne przepisy, obowiązkowe tłumaczenia, identyfikacja podatkowa i odpowiedzialność za każdy etap procesu. Dzisiejszy artykuł pozwoli Ci działać świadomie i bez pomyłek.

Jak zarejestrować spółkę z o.o. z udziałowcem zagranicznym?

Rejestracja spółki z o.o. z udziałem cudzoziemca to coraz częstsza praktyka w międzynarodowym obrocie gospodarczym. Polska jako członek Unii Europejskiej dopuszcza współudział zagranicznych inwestorów w strukturach kapitałowych polskich podmiotów. Procedura ta jednak wymaga staranności, dobrej znajomości przepisów oraz praktyki urzędowej, zwłaszcza w zakresie tłumaczeń, dokumentów tożsamości, kwestii podatkowych oraz weryfikacji statusu cudzoziemca.

Podstawy prawne i klasyfikacja cudzoziemców

Proces rejestracji spółki z o.o. z udziałem zagranicznego wspólnika bazuje na ustawie z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa ta wyróżnia trzy zasadnicze grupy cudzoziemców, które determinują zakres ich uprawnień do podejmowania działalności gospodarczej w Polsce.

Pierwszą grupą są obywatele państw Unii Europejskiej oraz EFTA będący stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Obywatele tych krajów są traktowani na równi z obywatelami polskimi i mogą bez ograniczeń rejestrować i współtworzyć każdy typ spółki, w tym spółkę z o.o.

Drugą grupę stanowią cudzoziemcy posiadający określony tytuł prawny do pobytu w Polsce, np. zezwolenie na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, Kartę Polaka czy zezwolenie na pobyt czasowy w związku z wykonywaniem działalności gospodarczej. Osoby te również mogą bez przeszkód być wspólnikami spółki z o.o.
Trzecią grupą są pozostali cudzoziemcy, którzy nie spełniają powyższych warunków. W ich przypadku możliwość uczestnictwa w spółce ogranicza się do określonych form prawnych.

Rejestracja spółki z o.o. z udziałem cudzoziemca – wymagania formalne

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z udziałem wspólnika zagranicznego wymaga spełnienia tożsamych formalności jak w przypadku udziałowca krajowego, jednak z dodatkowymi elementami dotyczącymi identyfikacji i weryfikacji cudzoziemca. Kluczowe znaczenie mają tutaj dane personalne, dokumenty tożsamości, nadanie numeru PESEL lub identyfikatora NIP, jak również przygotowanie umowy spółki w formie aktu notarialnego.

Cudzoziemiec nieposiadający numeru PESEL nie musi go uzyskiwać w każdym przypadku. Może posługiwać się numerem paszportu. Jednak w praktyce przy zakładaniu konta bankowego, rejestracji w ZUS czy przy składaniu deklaracji podatkowych numer PESEL lub NIP staje się niezbędny. Uzyskanie NIP dla cudzoziemca odbywa się za pośrednictwem formularza NIP-7 i wymaga przedstawienia tłumaczenia przysięgłego paszportu oraz – w przypadku pełnomocnictwa – notarialnego upoważnienia i jego tłumaczenia.

Jeśli umowa spółki ma być zawarta w formie aktu notarialnego, obecność notariusza oraz tłumacza przysięgłego jest obowiązkowa w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim w stopniu wystarczającym do zrozumienia treści czynności prawnej. W przeciwnym razie akt notarialny sporządzony bez udziału tłumacza może zostać uznany za nieważny.

System S24 i procedura tradycyjna – wybór formy rejestracji

Spółkę z o.o. można zarejestrować w dwóch trybach: przez internetowy system S24 lub w sposób tradycyjny – przez sporządzenie umowy spółki przed notariuszem i zgłoszenie jej do KRS. Rejestracja elektroniczna umożliwia uproszczoną procedurę, ale jedynie przy wykorzystaniu wzorca umowy i wyłącznie dla wspólników posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. Cudzoziemcy mogą korzystać z podpisu elektronicznego uzyskanego w Polsce lub kwalifikowanego podpisu zgodnego z europejskimi standardami, co wymaga jego odpowiedniego uwierzytelnienia.

W przypadku, gdy zagraniczny wspólnik nie dysponuje takim podpisem, konieczne jest zastosowanie procedury tradycyjnej. Wymaga ona osobistego stawiennictwa wspólników lub pełnomocników u notariusza oraz zgłoszenia dokumentów do sądu rejestrowego. Niezbędne będzie także dokonanie opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Obowiązki dokumentacyjne i translacyjne

Dokumenty tożsamości cudzoziemców muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski. Dotyczy to przede wszystkim paszportów, pełnomocnictw, odpisów z rejestru handlowego w kraju pochodzenia (jeżeli wspólnikiem jest zagraniczna osoba prawna) oraz oświadczeń o objęciu udziałów. Wszystkie dokumenty składane do KRS muszą być zredagowane po polsku lub przetłumaczone i odpowiednio poświadczone.

Cudzoziemiec będący wspólnikiem spółki z o.o. nie staje się automatycznie podatnikiem podatku dochodowego w Polsce. Jednak spółka jako odrębna osoba prawna, podlega opodatkowaniu CIT. Wspólnicy, w tym zagraniczni, podlegają opodatkowaniu z tytułu dywidend. W przypadku nierezydentów fiskalnych konieczne może być zastosowanie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Kluczowe znaczenie ma tu ustalenie miejsca zamieszkania dla celów podatkowych oraz zastosowanie certyfikatu rezydencji podatkowej.