Nota księgowa to dokument, który pomaga rozliczać należności finansowe między podmiotami, szczególnie w sytuacjach, które nie obejmują podatku VAT. Najczęściej używa się jej do rozliczania kar umownych, odsetek za opóźnienia, czy innych kosztów związanych z umowami handlowymi.

Rodzaje not księgowych

Istnieją dwa główne rodzaje not księgowych:

• Nota obciążeniowa – służy do naliczania kosztów, takich jak odsetki za opóźnienia czy kary umowne. To dokument, który obciąża kontrahenta.
• Nota uznaniowa – stosowana do przyznania korzyści finansowych, np. przy rozliczeniu nadpłaty. W praktyce rzadziej używana.

Różnice między notą księgową a fakturą VAT

Nota księgowa różni się od faktury VAT, ponieważ dotyczy operacji niepodlegających VAT-owi. Faktura VAT służy do rozliczeń związanych z podatkiem od towarów i usług, podczas gdy nota księgowa stosowana jest w przypadkach, gdzie te transakcje nie występują. Nota księgowa jest często wybierana, gdy mamy do czynienia z kosztami dodatkowymi, które nie dotyczą sprzedaży towarów lub usług, np. kary umowne.

Przykłady użycia not księgowych

Noty księgowe sprawdzają się w sytuacjach, gdy jedna strona nalicza dodatkowe koszty drugiej, ale nie wynikają one bezpośrednio z dostawy towarów czy świadczenia usług. Przykłady to:

• Naliczanie kar umownych za opóźnienia w realizacji umowy.
• Obciążanie kontrahenta odsetkami za nieterminowe płatności.
• Przekazywanie kosztów, np. związanych z usługami prawnymi lub administracyjnymi.

Jak poprawnie wystawić notę księgową?

Nota księgowa powinna zawierać kilka kluczowych elementów:

• Dane wystawcy oraz odbiorcy noty.
• Opis podstawy do naliczenia noty, np. za co jest naliczana kara lub odsetki.
• Kwotę, jaką jedna strona musi zapłacić drugiej.
• Datę wystawienia noty oraz termin płatności.

Choć formalne wymagania nie są tak ścisłe jak przy fakturze VAT, nota powinna być dokumentem precyzyjnym, by uniknąć późniejszych nieporozumień.

Rozliczenie not księgowych

Rozliczanie not księgowych odgrywa ważną rolę w księgowości firm, ponieważ umożliwia dokładne rejestrowanie operacji finansowych niezwiązanych z VAT-em. Noty te można księgować jako przychód lub koszt, w zależności od strony transakcji. Dla wystawcy noty obciążeniowej jest to przychód, który zwiększa wartość należności w księgach, natomiast dla odbiorcy – stanowi koszt. Natomiast nota uznaniowa obniża zobowiązania lub należności po stronie odbiorcy.

Dokumentacja not księgowych

Aby nota księgowa mogła zostać właściwie rozliczona, musi zawierać wszystkie wymagane elementy formalne. Są to: dane wystawcy i odbiorcy, opis transakcji, kwotę, numer dokumentu, datę wystawienia oraz termin płatności. Dokument ten nie wymaga uwzględnienia VAT-u, co upraszcza proces rozliczeniowy, jednak poprawność wpisu w księgach rachunkowych pozostaje kluczowa.

Przepisy rachunkowe dotyczące not księgowych

Mimo że nota księgowa nie podlega VAT, należy ją prawidłowo ująć w księgach rachunkowych. Przepisy rachunkowe wymagają, aby wszystkie operacje finansowe były rzetelnie dokumentowane, a koszty i przychody wynikające z not księgowych odpowiednio ujęte. Dla celów podatkowych niektóre koszty związane z notami księgowymi mogą być odliczane od przychodów, o ile spełniają kryteria określone w przepisach podatkowych.

Wnioski

Nota księgowa to praktyczne narzędzie w sytuacjach, które nie obejmują transakcji podlegających VAT. Służy do naliczania dodatkowych kosztów, jak kary umowne czy odsetki, pozwalając na szybkie i skuteczne rozliczenia między kontrahentami. Wystawianie jej nie wymaga spełnienia tak rygorystycznych formalności jak w przypadku faktur VAT, co czyni ją wygodnym rozwiązaniem dla firm.