Treść obowiązku

Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 69 ustawy o rachunkowości zarząd spółki z o.o. zobligowany jest złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, oraz sprawozdanie z działalności. Wykonanie tego obowiązku powinno nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. W spółkach z o.o., w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, złożenie dokumentów powinno nastąpić nie później niż do 15 lipca, przy czym – z uwagi na zagrożenie COVID-19 oraz przesunięcie terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2021 r. do końca września 2022 r. – złożenie do KRS dokumentów za rok 2021 może nastąpić wyjątkowo najpóźniej w dniu 15 października 2022 r.).

Odpowiedzialność karna

Za niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego sp. z o.o. odpowiadają członkowie zarządu a sankcje przewidziane przepisami za niedochowanie terminu mogą być odczuwalne dla kieszeni zapominalskim prezesów.

Kto wbrew przepisom o ustawie o rachunkowości nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. W tej sytuacji ustawodawca zastosował alternatywę rozłączną albo, co oznacza, że sąd może orzec tylko jedną z ww. kar. Co do grzywny, to sąd wymierza ją w stawkach dziennych, określając liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki. Zasadniczo najniższa liczba stawek wynosi 10, zaś najwyższa 540. Z kolei ustalając stawkę dzienną, sąd uwzględnia dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Tak ustalona stawka dzienna wynosi co najmniej 10 zł lecz nie może przekraczać 2000 zł. Natomiast co do kary ograniczenia wolności, to może ona być wymierzona nawet w wymiarze 2 lat i polegać na wykonywaniu nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne lub na potrąceniu do 25% wynagrodzenia za pracę w stosunku miesięcznym na cel społeczny wskazany przez sąd.

Z punktu widzenia osób zarządzających spółką z o.o. szczególnie dotkliwy może okazać się środek karny w postaci zakazu prowadzenia działalności gospodarczej lub zajmowania określonego stanowiska albo wykonywania określonego zawodu.

Ponadto w przypadku stwierdzenia, że sprawozdanie finansowe nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy może z urzędu wezwać członka zarządu spółki z o.o. do ich złożenia wyznaczając dodatkowy siedmiodniowy termin. Jeżeli pomimo wezwania obowiązek nie zostanie wykonany sąd rejestrowy może nałożyć na każdego z zobowiązanych członków zarządu sp. z o.o. grzywnę w wysokości nie wyższej niż 15 000 zł. Należy pamiętać, że sąd może wielokrotnie ponawiać grzywnę i nie jest w tym zakresie ograniczony w żaden sposób ani co do liczby nakładanych grzywien ani co do ich łącznej wysokości.

Odpowiedzialność karnoskarbowa

Aby tego nie było dosyć dodatkowe obostrzenia przewidują przepisy karnoskarbowe. Zgodnie z art. 80b kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Wymierzając karę grzywny, sąd określa liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki dziennej; zasadniczo najniższa liczba stawek wynosi 10, najwyższa zaś 720. Wyrokiem nakazowym można wymierzyć karę grzywny w granicach nieprzekraczających wysokości 200 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Konsekwencje dla spółki z o.o.

Należy pamiętać, że o ile jednokrotne niezłożenie sprawozdań finansowych może skutkować odpowiedzialnością członka zarządu, to dwukrotne niezłożenie tych dokumentów, może pociągać za sobą daleko idące skutki dla samej spółki. Sąd rejestrowy jest bowiem zobowiązany wszcząć z urzędu postępowanie o rozwiązanie spółki z o.o. bez przeprowadzania jej likwidacji, jeżeli mimo wezwania zarząd nie złożył sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe.

Mając na uwadze sankcje, które przewidują polskie przepisy, warto pamiętać o obowiązku dochowania obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS – nawet wówczas, gdy nie zostało zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników. Wprawdzie w idealnym świecie tylko zatwierdzone sprawozdania powinny być składane do KRS, jednak nie zawsze można na to liczyć..