Zatrudnianie cudzoziemców w zarządach polskich spółek – aktualne wizy i pozwolenia

Jedna uchwała wspólników może otworzyć spółce drogę do międzynarodowego zarządzania, ale jednocześnie uruchamia cały zestaw wymogów prawnych. Powołanie zagranicznego menedżera do zarządu oznacza konieczność sprawdzenia statusu pobytowego, odpowiedniej wizy oraz ewentualnego zezwolenia na pracę. Od właściwego dopasowania tych formalności zależy legalność pełnienia funkcji w organie spółki, bezpieczeństwo przedsiębiorstwa oraz uniknięcie poważnych konsekwencji administracyjnych. Dlatego każda firma planująca udział cudzoziemca w zarządzaniu powinna dokładnie znać aktualne procedury i wymagane dokumenty.

Kto może zostać członkiem zarządu polskiej spółki jako cudzoziemiec?

Polskie przepisy prawa handlowego dopuszczają powoływanie do zarządów spółek osób posiadających inne obywatelstwo niż polskie. Podstawą prawną jest Kodeks spółek handlowych, który stanowi, że członkiem zarządu może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz niekarana za określone przestępstwa gospodarcze. Oznacza to, że cudzoziemiec może zostać powołany do zarządu zarówno w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i w spółce akcyjnej. Istotne znaczenie ma jednak status pobytowy oraz legalność wykonywania obowiązków zarządczych na terytorium Polski. Zatrudnianie cudzoziemców w zarządach polskich spółek wiąże się z koniecznością sprawdzenia, czy dana osoba jest obywatelem państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub państwa trzeciego. Obywatele UE korzystają z prawa swobodnego przepływu osób i mogą pełnić funkcję w zarządzie bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, natomiast osoby spoza UE podlegają procedurom legalizacji pracy i pobytu.

Jakie dokumenty pobytowe umożliwiają wykonywanie funkcji w zarządzie spółki?

Osoby spoza Unii Europejskiej muszą posiadać dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce, jeżeli planują aktywne wykonywanie obowiązków w organach spółki. Najczęściej stosowane są wiza krajowa typu D, zezwolenie na pobyt czasowy oraz karta pobytu wydawana w związku z pełnieniem funkcji w organie osoby prawnej. Zatrudnianie cudzoziemców w zarządach polskich spółek oznacza konieczność złożenia wniosku do właściwego wojewody wraz z dokumentacją potwierdzającą działalność przedsiębiorstwa. Organ administracji bada między innymi realne funkcjonowanie spółki, jej sytuację finansową oraz zakres obowiązków powierzonych cudzoziemcowi. Istotne znaczenie ma także fakt, czy spółka osiąga określone przychody lub zatrudnia odpowiednią liczbę pracowników. Zezwolenie na pobyt czasowy dla członka zarządu może zostać wydane maksymalnie na trzy lata, a jego przedłużenie wymaga ponownej weryfikacji działalności przedsiębiorstwa.

Jak funkcjonuje zezwolenie na pracę typu B dla członków zarządu?

Najważniejszym instrumentem prawnym umożliwiającym legalne wykonywanie obowiązków zarządczych przez cudzoziemców spoza UE jest zezwolenie na pracę typu B. Dokument wydawany jest przez właściwego wojewodę dla osób, które pełnią funkcję w zarządzie spółki kapitałowej wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego przez okres przekraczający sześć miesięcy w ciągu kolejnych dwunastu miesięcy. Zatrudnianie cudzoziemców w zarządach polskich spółek wymaga przedstawienia szczegółowej dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa. Organ administracji analizuje między innymi wysokość przychodów spółki, poziom zatrudnienia oraz znaczenie stanowiska zajmowanego przez cudzoziemca w strukturze zarządzania. Bardzo istotnym elementem postępowania jest również wysokość wynagrodzenia, ponieważ przepisy wymagają, aby wynagrodzenie członka zarządu nie było niższe niż przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej lub poziom wynagrodzeń osób wykonujących podobne funkcje.

Jakie obowiązki administracyjne musi spełnić spółka zatrudniająca cudzoziemca?

Przedsiębiorstwo powołujące cudzoziemca do zarządu musi przestrzegać wielu wymogów formalnych wynikających z przepisów dotyczących legalności pracy i pobytu. Zatrudnianie cudzoziemców w zarządach polskich spółek oznacza konieczność przygotowania oraz przechowywania pełnej dokumentacji potwierdzającej legalność wykonywanej funkcji. Do najważniejszych obowiązków spółki należą między innymi:

• sporządzenie uchwały o powołaniu cudzoziemca do zarządu oraz zgłoszenie zmian do Krajowego Rejestru Sądowego;
• zawarcie umowy regulującej sposób wykonywania obowiązków zarządczych i wysokość wynagrodzenia;
• uzyskanie zezwolenia na pracę typu B w przypadku obywateli państw trzecich;
• zgłoszenie cudzoziemca do właściwych instytucji publicznych, w tym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli wynika to z formy zatrudnienia;
• przechowywanie dokumentów potwierdzających legalność pobytu oraz ważność wizy lub karty pobytu.

Spełnienie tych obowiązków ma kluczowe znaczenie, ponieważ organy kontrolne mogą weryfikować legalność pracy cudzoziemców w przedsiębiorstwach, a naruszenie przepisów może prowadzić do kar finansowych oraz odpowiedzialności administracyjnej spółki.

Jak wygląda sytuacja obywateli Unii Europejskiej w zarządach polskich spółek?

Przepisy prawa unijnego wprowadzają zasadę swobodnego przepływu osób i przedsiębiorczości, która znacząco upraszcza procedury związane z pełnieniem funkcji zarządczych przez obywateli państw członkowskich. Oznacza to, że obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą pełnić funkcję w zarządzie spółki bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Jeżeli pobyt na terytorium Polski przekracza trzy miesiące, cudzoziemiec powinien zarejestrować pobyt w urzędzie wojewódzkim i uzyskać zaświadczenie o rejestracji pobytu obywatela UE.