System ochrony sygnalistów to jedno z najważniejszych narzędzi budowania przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach. Nowe regulacje nie tylko wprowadzają obowiązki prawne, ale także wymuszają na pracodawcach stworzenie środowiska, w którym pracownicy mogą bezpiecznie mówić o nieprawidłowościach. Dobrze zaprojektowana procedura wewnętrzna dla sygnalistów staje się inwestycją w kulturę zaufania, pomagającą szybciej identyfikować problemy, ograniczać ryzyko sporów i unikać kosztownych sankcji. Warto więc potraktować te zmiany nie jako biurokratyczny obowiązek, ale jako szansę na wzmocnienie organizacji i zwiększenie jej odporności na ryzyka prawne i wizerunkowe.

Ustawa o sygnalistach – nowe obowiązki dla firm

Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. wprowadza w Polsce kompleksowy system ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w miejscu pracy. Obowiązki dotyczą wszystkich podmiotów prywatnych i publicznych zatrudniających co najmniej 50 osób, wliczając w to pracowników, zleceniobiorców oraz inne osoby świadczące pracę zarobkową.

Celem ustawy jest stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obaw o działania odwetowe. Kluczowym elementem tego systemu jest procedura wewnętrzna dla sygnalistów, która określa zasady zgłaszania i rozpatrywania naruszeń. Pracodawca jest zobowiązany do jej wdrożenia, a także do prowadzenia rejestru zgłoszeń, wyznaczenia osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie i weryfikowanie informacji oraz zapewnienia, że każdy sygnalista ma dostęp do poufnego i skutecznego kanału zgłoszeń pracowniczych.

Minimalny regulamin – fundament procedury wewnętrznej

Regulamin procedury wewnętrznej to kluczowy dokument, który wyznacza zasady działania całego systemu zgłoszeń. Powinien określać, kto może być sygnalistą, jakie naruszenia mogą być zgłaszane (np. naruszenia prawa zamówień publicznych, ochrony środowiska, RODO, prawa pracy czy bezpieczeństwa produktów), a także jaki jest kanał zgłoszeń pracowniczych.

W regulaminie należy wskazać osobę lub komórkę odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, a także precyzyjnie uregulować terminy przekazywania potwierdzenia odbioru oraz czas potrzebny na rozpatrzenie sprawy. Dokument musi obejmować zasady ochrony poufności i anonimowości, opis działań następczych oraz sposób prowadzenia rejestru zgłoszeń, co pozwala na zachowanie pełnej zgodności z ustawą i uniknięcie potencjalnych konsekwencji prawnych. Pracodawca, który zlekceważy te obowiązki, naraża się na kary za brak procedur, dlatego konsultacja regulaminu z przedstawicielami pracowników i jego rzetelne wdrożenie stają się kluczowe dla transparentności i wiarygodności całego systemu.

Kanał zgłoszeń pracowniczych – formy, dostępność i bezpieczeństwo

Zgodnie z ustawą każdy podmiot zatrudniający powyżej 50 osób musi zapewnić co najmniej jeden kanał zgłoszeń pracowniczych, który gwarantuje poufność i bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Może mieć formę:

● pisemną (np. formularz elektroniczny, dedykowany adres e-mail, tradycyjna skrzynka zgłoszeń),
● ustną (np. rozmowa telefoniczna, spotkanie bezpośrednie, wideorozmowa).

Organizacja może również umożliwić zgłoszenia anonimowe, choć ustawa nie nakłada obowiązku ich rozpatrywania, pod warunkiem że taką możliwość przewiduje procedura wewnętrzna dla sygnalistów. Kluczowe jest, aby kanały zgłoszeń były łatwo dostępne dla wszystkich pracowników, w tym osób wykonujących obowiązki w trybie zdalnym, a sama komunikacja była dwustronna. Sygnalista powinien zawsze otrzymywać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informację o podjętych działaniach następczych, co wzmacnia zaufanie do całego systemu i zwiększa jego skuteczność.

Ustawa o sygnalistach – Kary za brak procedur i odpowiedzialność pracodawcy

Niewdrożenie procedury zgłoszeń lub jej nieprawidłowe przygotowanie wiąże się z realnym ryzykiem prawnym, ponieważ ustawa przewiduje konkretne kary za brak procedur. Pracodawca, który nie ustanowi regulaminu lub zrobi to z istotnymi uchybieniami, naraża się na grzywnę, a w skrajnych przypadkach także na odpowiedzialność karną. Szczególnie surowo traktowane jest utrudnianie zgłoszeń, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów czy bezprawne ujawnienie ich tożsamości – w takich sytuacjach grożą nie tylko kary finansowe, ale również kara pozbawienia wolności do trzech lat w razie uporczywego nękania sygnalisty. Poza odpowiedzialnością karną pracodawca może być zobowiązany do wypłaty odszkodowania za szkody majątkowe i niemajątkowe, co dodatkowo zwiększa ryzyko reputacyjne i finansowe dla całej organizacji.

Ustawa o sygnalistach – Checklista skutecznego wdrożenia

Aby prawidłowo wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów, organizacja powinna przejść kilka kluczowych etapów. Należy rozpocząć od analizy liczby zatrudnionych i potwierdzenia obowiązku wdrożenia ustawy. Kolejnym krokiem jest audyt istniejących procedur, a następnie opracowanie kompletnego regulaminu wewnętrznego, który spełnia wymogi ustawowe. Warto wybrać bezpieczny kanał zgłoszeń pracowniczych – najlepiej w formie elektronicznej z gwarancją poufności – oraz wyznaczyć zespół lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i komunikację z sygnalistami. Po zatwierdzeniu procedury konieczne jest przeszkolenie pracowników, publikacja dokumentu w miejscu łatwo dostępnym i wdrożenie rejestru zgłoszeń.