Planujesz podróż służbową poza granicami swojego miasta? Zastanawiasz się, jakie dodatkowe wydatki Cię czekają? Dowiedz się, jakie są stawki diety krajowej, które pokryją Twoje koszty na wyżywienie, transport i nocleg. Odkryj, jak efektywnie zarządzać finansami w czasie delegacji i upewnij się, że otrzymasz wszystkie należne świadczenia, które umilą Twoją podróż służbową.

Rozliczenie delegacji krajowej – czym jest delegacja krajowa?

Gdy mówimy o delegacji krajowej, odnosimy się do sytuacji, w której pracownik wyjeżdża w podróż służbową po terenie kraju w związku z wykonywaniem zadań zawodowych. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w art. 775§ 1 Kodeksu pracy. W tym przepisie opisano okoliczności, w których pracownik realizuje zadanie na zlecenie swojego przełożonego poza miastem, gdzie znajduje się główna siedziba firmy lub poza jego regularnym miejscem pracy. Pracownikowi przysługuje prawo do otrzymania środków na pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową. Podstawowe wymogi dla delegacji obejmują wykonanie zadań służbowych, zlecenie przez przełożonego oraz realizację zadania poza głównym miejscem pracy lub siedzibą firmy.

Dodatkowo warto wspomnieć, że termin delegacji krajowej nie obejmuje pracowników, którzy na co dzień pracują w terenie i poruszają się między różnymi lokalizacjami. Jest to termin zarezerwowany dla osób, które zwykle pracują w jednym, stałym miejscu.

Jeżeli chodzi o pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych, państwowych czy samorządowych, wysokość należności za delegację określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 25 października 2022 roku. W sektorze prywatnym kwestie te reguluje pracodawca poprzez regulamin pracy lub umowę o pracę, z zasadą, że stawki nie mogą być niższe niż te ustalone dla sektora budżetowego.

Czym jest dieta i czy zawsze przysługuje?

Dieta służbowa stanowi określoną kwotę przeznaczoną na pokrycie dodatkowych kosztów żywienia w trakcie podróży służbowych. Pracownicy, którzy otrzymują darmowe pełne wyżywienie podczas krajowej delegacji, nie mają prawa do otrzymania tej diety. W przypadku zapewnienia pracownikom tylko częściowego wyżywienia bezpłatnego kwota diety jest odpowiednio redukowana. Zmniejszenie to wynosi 25% w sytuacji zapewnionego śniadania, 50% przy obiedzie oraz 25% w przypadku kolacji.

Ile wynosi dieta podczas delegacji krajowej w 2025 roku?

W 2025 roku stawka diety za każdą dobę podróży krajowej wynosi 45 złotych. Metoda obliczania tego wynagrodzenia jest ściśle zdefiniowana i uwzględnia godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia podróży przez pracownika.
Dla podróży trwających nie dłużej niż jedną dobę istnieją trzy scenariusze rozliczeniowe:

● nie przyznaje się diety za podróż krótszą niż 8 godzin,
● przyznaje się 50% stawki za podróż trwającą między 8 a 12 godzin,
● przyznaje się pełną stawkę, czyli 100% diety, jeśli podróż przekracza 12 godzin.

W przypadku podróży przekraczających 24 godziny pracownik otrzymuje pełną stawkę za każdą całkowitą dobę. Za każdą rozpoczętą, ale niepełną dobę, przysługuje mu 50% stawki, jeśli trwa ona do 8 godzin, lub pełna stawka, jeśli przekracza 8 godzin.

Noclegi podczas delegacji krajowej

Podczas podróży służbowych w kraju pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów zakwaterowania pracowników. Istnieje jednak możliwość, że pracodawca zapewni bezpłatne zakwaterowanie, co wyklucza potrzebę zwrotu kosztów. Nie przysługują również zwroty osobom, które mogą wrócić do domu tego samego dnia, zgodnie z oceną pracodawcy. Wysokość zwrotu zależy od tego, czy pracownik dostarczy fakturę potwierdzającą wydatek. Jeśli tak, zwrot nie może przewyższyć kwoty równającej się dwudziestokrotności dziennego ryczałtu za delegację, czyli maksymalnie 900 zł.

W sytuacji, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić dokumentu potwierdzającego wydatek na nocleg, przysługuje mu ryczałt wynoszący 150% dziennego ryczałtu, co w 2025 roku wynosi 67,50 zł. Aby móc skorzystać z tej opcji, nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin i odbywać się w godzinach od 21:00 do 7:00.

Jak wygląda zwrot kosztów transportu?

Osoba udająca się na służbową delegację krajową jest uprawniona do otrzymania zwrotu wydatków na transport, chyba że firma oferuje darmowe przewozy. Dodatkowo w przypadku podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje także zwrot kosztów transportu w dniu, który jest wolny od pracy.

Jeśli chodzi o wysokość stawek, stosuje się ryczałt wynoszący 20% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji, co równa się 9,00 zł. Decyzja o rodzaju wykorzystywanego środka transportu należy do pracodawcy. Pracownik ma możliwość podróżowania pojazdem, który nie jest własnością firmy, na przykład własnym samochodem osobowym lub motocyklem, ale musi w tym celu złożyć stosowny wniosek i uzyskać akceptację pracodawcy.

Zwrot kosztów za używanie własnego środka transportu obliczany jest przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za każdy kilometr. Ustalono maksymalne stawki za kilometr, które dla samochodu osobowego wynoszą 0,89 zł, jeśli pojazd ma pojemność silnika do 900 cm3, lub 1,15 zł, jeśli pojemność silnika przekracza 900 cm3. Dla motocykla stawka wynosi 0,69 zł, a dla motoroweru 0,42 zł.

Kiedy i w jaki sposób rozliczyć delegację krajową?

Pracownik ma obowiązek uregulować sprawy finansowe dotyczące krajowej podróży służbowej w ciągu 14 dni po jej zakończeniu. Możliwe jest również ubieganie się o zaliczkę przed rozpoczęciem delegacji, której suma ustalana jest na podstawie szacunkowych kosztów podróży.

Osoba delegowana musi zgromadzić odpowiednie dowody wydatków, takie jak faktury za noclegi, rachunki czy bilety, które są potwierdzeniem przemieszczania się. Nie są wymagane dokumenty potwierdzające diety czy ryczałty. Jeżeli pracownik nie zebrał wymaganych dokumentów lub na przykład zgubił fakturę, musi złożyć pisemne oświadczenie potwierdzające wydatek i wyjaśnić, dlaczego nie jest w stanie przedstawić odpowiedniej dokumentacji.

Obciążenie finansowe związane z delegacją krajową spoczywa na pracodawcy, który zlecił podróż w ramach obowiązków służbowych pracownika. Jest jednak jego odpowiedzialnością, by dokładnie dokumentować wszystkie wydatki i upewnić się, że zostaną one rozliczone we właściwym czasie.