Jaki jest rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę z wynagrodzeniem minimalnym w 2025 roku? Od stycznia minimalne wynagrodzenie brutto to 4666 zł. Jaką kwotę netto otrzyma pracownik? Jaki jest całkowity koszt dla pracodawcy i jak duży jest udział składek oraz podatków w tej sumie? Oto nasza szczegółowa odpowiedź na te pytania!

Koszty składek pracodawcy w 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wzrośnie do 4666 zł brutto, co stanowi wzrost o 366 zł w stosunku do drugiej połowy 2024 roku, gdy minimalna pensja wynosiła 4300 zł. Należy podkreślić, że wynagrodzenie brutto pracownika to nie jedyny koszt, który ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem. Oprócz składek finansowanych z wynagrodzenia pracownika pracodawca również opłaca określony procent składek, co stanowi dodatkowy koszt. Zatem całkowity koszt zatrudnienia jednego pracownika jest znacznie wyższy niż samo wynagrodzenie brutto.

Przy wynagrodzeniu brutto na poziomie 4666 zł, pracodawca musi pokryć następujące koszty składek: składkę emerytalną w wysokości 455,40 zł (9,76%), składkę rentową wynoszącą 303,29 zł (6,50%), składkę wypadkową równą 77,92 zł (1,67%), wpłatę na Fundusz Pracy w kwocie 114,32 zł (2,45%) oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, która wynosi 4,67 zł (0,1%). Całkowita suma składek ZUS opłaconych przez pracodawcę wynosi więc 955,60 zł.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Gdy firma uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), pracodawca musi odprowadzić dodatkową składkę w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Przykładowo, jeśli wynagrodzenie wynosi 4666 zł, składka PPK to 69,99 zł. Należy zaznaczyć, że udział w PPK jest opcjonalny, jednak warto włączyć go do budżetu firmy.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Koszty ponoszone przez pracodawcę przy zatrudnieniu pracownika na minimalne wynagrodzenie brutto w wysokości 4666 zł kształtują się następująco: pracodawca wypłaca wynagrodzenie brutto w kwocie 4666,00 zł, opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 955,60 zł oraz opcjonalnie składkę PPK w kwocie 69,99 zł. Całkowity koszt zatrudnienia wynosi zatem 5691,59 zł.

Do kosztów tych należy również doliczyć składki na Fundusz Pracy (FP) w wysokości 2,45% oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) w wysokości 0,1%. Istnieją jednak wyjątki od opłacania tych składek. Zwolnienie z opłat na FP i FGŚP przysługuje kobietom po 55. roku życia, mężczyznom po 60. roku życia, osobom powracającym z urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego – przez 36 miesięcy od powrotu z urlopu, pracownikom po 50. roku życia, którzy przez 30 dni przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni w powiatowym urzędzie pracy – przez 12 miesięcy od zawarcia umowy o pracę, oraz młodym pracownikom do 30. roku życia skierowanym do pracy przez urząd pracy – również przez 12 miesięcy od zawarcia umowy o pracę.

Co jeszcze składa się na koszt zatrudnienia pracownika?

Mimo że wynagrodzenie pracownika stanowi największe obciążenie dla pracodawcy, nie można pomijać innych istotnych aspektów związanych z zatrudnieniem. Do tych należy finansowanie badań lekarskich i szkoleń BHP, a także przeszkolenie pracownika na jego stanowisku pracy i wdrażanie go w struktury firmy. Ważne jest również podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, przygotowanie odpowiedniego stanowiska pracy oraz dostarczenie niezbędnych narzędzi do wykonywania obowiązków służbowych.

Pracodawca musi także zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Koszty związane z nieobecnościami pracownika, takie jak wynagrodzenie urlopowe czy chorobowe, rosną również, gdy inne osoby muszą przejąć jego obowiązki. W przypadku zatrudnienia cudzoziemców istotne jest także uzyskiwanie wszelkiego rodzaju pozwoleń na pracę. Dodatkowo w niektórych sytuacjach koszt zatrudnienia może obejmować odzież roboczą, zapewnienie pracownikom posiłków czy inne benefity i motywatory.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie

W przypadku umowy zlecenia ogólny koszt zatrudnienia jest mniej skomplikowany, jednakże zależy od kilku czynników dotyczących osoby zatrudnionej. Zleceniobiorca odprowadza wymagane składki, a jednocześnie ważne jest, aby jego wynagrodzenie nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa. Gdy umowa zlecenia jest jedyną formą zatrudnienia danej osoby, zleceniodawca pokrywa zarówno wynagrodzenie brutto, jak i składki ZUS, które obejmują ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, podobnie jak w przypadku umowy o pracę. Jeśli zatrudniona osoba pracuje również w innej firmie, gdzie jej wynagrodzenie osiąga minimalne wynagrodzenie, to osoba ta otrzymuje wynagrodzenie brutto. Dodatkowo student do ukończenia 26. roku życia, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, otrzymuje również wynagrodzenie brutto.

Jaki jest koszt całkowity zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło?

W przypadku umów o dzieło przedsiębiorca nie napotyka problemów z odprowadzaniem składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, gdyż nie istnieje taki wymóg. Brutto wynagrodzenie wypłacane zatrudnionym stanowi jedyny koszt uzyskania przychodów dla przedsiębiorcy w tej sytuacji. Obowiązek ubezpieczenia na mocy umowy o dzieło ma zastosowanie jedynie, gdy umowa jest zawarta z własnym pracodawcą.