Czy myślałeś kiedyś o prowadzeniu firmy prosto z własnego mieszkania? To rozwiązanie, które przyciąga wielu jednoosobowych przedsiębiorców swoją wygodą i potencjalnymi oszczędnościami. Jednak zanim zamienisz domowe zacisze w biurową przestrzeń, musisz zastanowić się nad kilkoma kwestiami prawnymi. Czy zawsze jest to dozwolone? Jakie problemy mogą się pojawić? Odkryj, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na taki krok.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a przeznaczenie lokalu

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu może być interpretowane jako zmiana przeznaczenia lokalu. To z kolei pociąga za sobą konieczność spełnienia określonych wymogów administracyjnych. Warto zaznaczyć, że prowadzenie działalności biurowej, która nie generuje uciążliwości dla sąsiadów, takich jak hałas czy zwiększony ruch, zwykle nie zmienia statusu mieszkalnego lokalu. Problemy mogą natomiast wystąpić, gdy działalność obejmuje na przykład produkcję, składowanie towarów lub częste przyjmowanie klientów. Działalności takie jak usługi informatyczne czy księgowe generalnie są akceptowalne do prowadzenia w mieszkaniu, podczas gdy otwarcie sklepu stacjonarnego zazwyczaj nie jest zgodne z pierwotnym przeznaczeniem lokalu.

Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu — od czego zacząć?

Pierwszym krokiem jest staranne opracowanie strategii biznesowej, która obejmuje stworzenie szczegółowego planu. Ważne jest uwzględnienie w nim finansowania i adaptacji mieszkania, zwłaszcza w kontekście obowiązków podatkowych. W zależności od sytuacji może wystarczyć przygotowanie niewielkiego miejsca do pracy, ale czasami konieczne jest zorganizowanie odrębnej przestrzeni roboczej zgodnie z przepisami.

Osoby zainteresowane prowadzeniem firmy w wynajętym lokalu lub w nieruchomości należącej do rodziców muszą zawrzeć odpowiednią umowę na piśmie, aby uniknąć problemów przy ewentualnych kontrolach. Prowadzenie działalności przez internet z domu wydaje się być mniej skomplikowane, ponieważ zazwyczaj nie wymaga inwestycji w dodatkowy sprzęt czy surowce, co jest typowe np. dla branży programistycznej. Jednak każda działalność domowa wymaga dopełnienia formalności prawnych, takich jak: rejestracja firmy, wybór formy opodatkowania, zgłoszenie do ZUS i odpowiednich urzędów nadzorujących w przypadku specyficznych wymogów branżowych, a także określenie procentowego udziału powierzchni mieszkania wykorzystywanego na cele biznesowe.

Rozliczanie mediów

Koszty związane z zużyciem mediów, takimi jak energia elektryczna, woda, ścieki, gaz czy wywóz odpadów, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby precyzyjnie określić, która część zużycia mediów przypada na firmę, rekomenduje się instalację dedykowanych liczników, które umożliwią dokładny pomiar. Stosowanie współczynnika podziału wydatków może być nieadekwatne, zwłaszcza gdy urządzenia wykorzystywane w ramach działalności są mniej energochłonne w porównaniu do urządzeń domowych takich jak lodówka czy pralka, co oznacza, że procentowy udział mediów wykorzystywanych przez firmę może być znacznie niższy.

Wydatki na telefon i Internet

Na podstawie dokumentacji takiej jak billing, można dokładnie określić rzeczywiste wydatki poniesione na służbowe połączenia telefoniczne. Przedsiębiorca, korzystając z takich dowodów, powinien odpowiednio oznaczyć rozmowy, które zostały przeprowadzone w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.
Istotne jest, że wydatek na prywatny abonament telefoniczny, który jest opłacany regularnie i niezmiennie, niezależnie od jego wykorzystania w ramach działalności, nie może być wliczany do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne zasady dotyczą wydatków na prywatny dostęp do Internetu. W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na założenie osobnej linii telefonicznej lub internetowej w domu, specjalnie na potrzeby swojej działalności gospodarczej, wtedy może w pełni zaliczyć opłaty za takie usługi do kosztów uzyskania przychodów. Te wydatki muszą być jednak poparte fakturą, wystawioną na dane firmy. Co więcej, zaleca się zaopatrzenie się w dodatkowy telefon oraz osobny abonament zarejestrowany na działalność gospodarczą, aby ułatwić rozliczanie kosztów.

Firma w domu – co można odliczyć od podatku?

Wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą, które zdecydowały się na opodatkowanie według zasad ogólnych lub podatku liniowego, mają możliwość obniżenia podstawy obliczenia podatku o KUP. Jednak prowadzenie firmy z domu może rodzić pewne trudności, jako że organy podatkowe często kwestionują zasadność niektórych wydatków poniesionych przez przedsiębiorców. Zgodnie z obowiązującymi przepisami koszt podatkowy to wydatek dokonany w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła jego pozyskania, co w praktyce wymaga bezpośredniego powiązania z działalnością gospodarczą.

Wydatki takie jak zakup oprogramowania do pracy zwykle nie budzą wątpliwości co do ich zaliczenia do kosztów podatkowych. Natomiast rachunki za czynsz czy prąd mogą być przedmiotem dyskusji z urzędnikami skarbowymi. W przypadku czynszu orzecznictwo zaleca przedsiębiorcom obliczenie, jaki procent powierzchni użytkowej przeznaczony jest na działalność firmy i na podstawie tego odliczenie odpowiedniej części czynszu od kosztów podatkowych.

Interesującym aspektem jest możliwość wliczenia w koszty podatkowe odsetek od kredytu hipotecznego, jeżeli kredyt został zaciągnięty na zakup nieruchomości służącej działalności, stosując zasadę proporcjonalnego podziału kosztów, podobnie jak w przypadku czynszu. Natomiast przedsiębiorcy nie mają możliwości odliczenia od kosztów wydatków osobistych, takich jak zakup kawy, przekąsek, elementów wyposażenia domowego niezwiązanego z działalnością czy sprzętu niewykorzystywanego w firmie.