(Nie)obowiązkowy organ

Rada nadzorcza dla zdecydowanej większości polskich spółek z o.o. nie jest obowiązkowym organem. Ustawowy obowiązek posiadania rady nadzorczej dotyczy jedynie nielicznej grupy spółek z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Wspólnicy mogą jednak, niezależnie od wysokości kapitału zakładowego i liczby wspólników, postanowić w umowie spółki, że będzie ona posiadać radę nadzorczą. Nawet zatem, gdy kapitał zakładowy jest na minimalnym poziomie a spółka ma tylko jednego wspólnika, to może posiadać radę nadzorczą. Równie dobrze wspólnicy spółki mogą tematu rady nadzorczej w ogóle nie poruszyć w żadnym z postanowień umowy – wówczas spółka nie będzie miała rady nadzorczej (o ile nie podlega ww. obowiązkowi ustawowemu). Jeżeli w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, to umowa spółki może ograniczyć lub wyłączać prawo indywidualnej kontroli wspólników. Wspólnicy mogą bowiem uznać, że skoro spółka posiada specjalny organ odpowiedzialny za nadzór, to indywidualna kontrola jest zbędna.

Zadania rady nadzorczej

Zadaniem rady nadzorczej jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Rada nadzorcza nie prowadzi jednak spraw spółki i nie kieruje jej działalnością, dlatego też nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki.

Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena corocznych sprawozdań finansowych oraz z działalności spółki w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, jak również wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.

Przepisy ustawowe wyznaczają pewien standard funkcjonowania rady nadzorczej, który będzie znajdował zastosowanie, chyba że w przypadku konkretnej sp. z o.o. jej umowa będzie stanowić inaczej. Jeżeli umowa nie przewiduje wprost odmiennego uregulowania to każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru. Umowa spółki może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności stanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności, oraz przekazać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu.

Posiedzenia i uchwały

Decyzje rady nadzorczej są podejmowane kolektywnie, tj. w postaci uchwał, które mogą być podejmowane zarówno podczas posiedzeń, jak również poza posiedzeniami. Rada nadzorcza podejmuje uchwały na posiedzeniu, jeżeli jest na nim obecna co najmniej połowa członków rady, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej. W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (taki sposób uczestniczenia w posiedzeniu, np. z powodów ograniczeń technicznych, może być umową spółki całkowicie wykluczony – wówczas posiedzenia mogą odbywać się wyłącznie z osobistym udziałem członków rady). Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół. Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Zgromadzenie wspólników może uchwalać regulamin rady nadzorczej, określający jej organizację i sposób wykonywania czynności. Zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia jej regulaminu.

Należyte wykonywanie obowiązków przez członków rady nadzorczej jest niezwykle ważne dla zachowania ładu korporacyjnego w spółce z o.o. Z realizowanymi obowiązkami wiąże się odpowiedzialność, także wobec samej spółki. W związku z powyższym członkom rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenie. Wynagrodzenie określa umowa spółki lub uchwała wspólników.