KIEDY CZŁONEK ZARZĄDU POWINIEN WSTRZYMAĆ SIĘ OD GŁOSU?

W pewnych sytuacjach członkowie zarządu sp. z o.o. stają przed dylematem: czy powstrzymać się od głosu podczas posiedzenia zarządu? Takie wątpliwości bywają uzasadnione ponieważ przepisy regulujące funkcjonowanie spółek z o.o. wprost nakazują, aby w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek zarządu ujawnił sprzeczność interesów i wstrzymał się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw. W takiej sytuacji członkowi zarządu przysługuje prawo żądania zaznaczenia tego w protokole.

Oceniając to, czy należy ujawnić sprzeczność interesów oraz wstrzymać się od głosu, członek zarządu powinien przeprowadzić prosty test polegający na udzieleniu odpowiedzi na pytanie: czy w związku z rozstrzygnięciem danej sprawy on sam, jego współmałżonek, krewni lub powinowaci do drugiego stopnia bądź osoby, z którymi jest powiązany osobiście, mogą odnieść korzyść kosztem spółki? Zachowanie członka zarządu, w tym ewentualne wstrzymanie się od głosu, uzależnione jest od odpowiedzi na ww. pytanie. Dla przykładu: członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od głosu, jeżeli zarząd rozważa zawarcie kontraktu z partnerką życiową członka zarządu na warunkach preferencyjnych dla tej ostatniej w porównaniu z warunkami rynkowymi.

O ile sprzeczność interesów wydaje się w miarę jasna i w konkretnej sprawie z reguły można ją stosunkowo łatwo dostrzec, to kwestia tego, kogo uznawać za osobiście powiązanego z członkiem zarządu budzi większe wątpliwości. Pojęcie to nie jest w żaden sposób zdefiniowane przepisami dlatego członek zarządu powinien szczególną uwagę zwracać na to, w jaki sposób podejmowane w ramach zarządu rozstrzygnięcia mogą skutkować dla jego najbliższego otoczenia. W literaturze przedmiotu wskazuje się, że powiązanie osobiste należy interpretować jako szczególny stosunek faktyczny lub prawny z inną osobą, który nie musi być w żaden sposób sformalizowany. W praktyce powiązanie osobiste zachodzi np. pomiędzy konkubentami, narzeczonymi, przyjaciółmi, partnerami biznesowymi, czy jakąkolwiek osobą mającą wpływ na członka zarządu. W zależności od konkretnego przypadku powiązanie osobiste może mieć miejsce w różnych konfiguracjach a jego istotą jest taka relacja personalna, która budzi wątpliwości co do bezstronności członka zarządu.

Jeżeli posiedzenie zarządu jest protokołowane, to członek zarządu ma prawo zażądać zaznaczenia w protokole, że ujawnił sprzeczność interesów i wstrzymał się od głosu. Od praktyki danego zarządu zależy, czy w protokole znajdzie się uzasadnienie i opis powodów, dla których członek zarządu skorzystał ze swojego prawa. Skutkiem powstrzymania się członka zarządu od rozstrzygnięcia danej sprawy będzie brak jego podpisu pod uchwałą zarządu, która tej sprawy dotyczyła. Z uwagi na coraz częstsze podejmowanie przez zarządy sp. z o.o. uchwał z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. wiadomości mailowych, członek zarządu, który dostrzeże sprzeczność interesów, powinien ujawnić ten fakt w odrębnym oświadczeniu skierowanym do pozostałych członków zarządu. Dla celów dowodowych rekomendowane jest, aby oświadczenie miało formę pisemną lub co najmniej dokumentową (mail, faks), po to, aby można było je zachować na przyszłość. Członek zarządu będzie dzięki temu zabezpieczony na wypadek sytuacji, w której będzie musiał wykazać, że nie działał w sposób sprzeczny z prawem.

Z praktycznego punktu widzenia bardzo ważne jest, aby pamiętać, że członka zarządu, który wstrzymuje się od głosu w związku z ujawnioną sprzecznością interesów, należy uwzględnić przy ustalaniu kworum posiedzenia. Równie ważne jest to, aby faktu wstrzymania się od głosu nie utożsamiać z głosem wstrzymującym się, który wliczany jest do puli głosów oddanych. Takiego wliczenia nie można dokonywać ponieważ członek zarządu, wstrzymując się od rozstrzygania sprawy i głosu z powodu sprzeczności interesu, nie oddaje żadnego głosu.

Nakaz ujawnienia sprzeczności interesów oraz wstrzymania się od głosu służy przede wszystkim zwiększeniu transparentności w zarządzaniu spółką w sytuacji, gdy zaistnieje potencjalny bądź realny konflikt interesów. Przedmiotem ochrony nie jest w tym przypadku interes członka zarządu, ale interes samej spółki oraz jej udziałowców. Warto pamiętać, że decyzja powzięta z udziałem członka zarządu, który pomimo obowiązku nie wstrzymał się od głosu, będzie dla spółki wiążąca, np. umowa zawarta przez spółkę będzie ważna. Jeżeli jednak sprzeczność interesów zostanie ujawniona później ujawniona, to brak wstrzymania się od głosu może stanowić podstawę do pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki.

Na koniec w ramach przypomnienia wyjaśnienie terminu, który niekiedy budzi wątpliwości: powinowactwo to stosunek łączący jednego małżonka z krewnymi drugiego małżonka. W kręgu powinowatych do drugiego stopnia znajdują się np. teściowa, szwagier lub pasierb.