Założenie spółki z o. o. wymaga spisania umowy i statutu w formie aktu notarialnego oraz dokonania wpisu do KRS. Wspólnikami mogą zostać osoby fizyczne, prawne oraz nieposiadające osobowości prawnej, bez względu na obywatelstwo i miejsce siedziby. We własnym imieniu rozporządzają prawami i zaciągają zobowiązania, za które ponoszą pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem. Istnieje jednak możliwość zabezpieczenia majątku prywatnego, ograniczając ryzyko do wysokości wkładu własnego. Atutem tej formy prawnej jest prawo do sprzedania spółki w przyszłości lub przekazania jej swoim sukcesorom.

Z czym wiąże się zakładanie spółki z o. o.?

Kapitał zakładowy spółki z o. o. powinien wynosić co najmniej 5000 zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Zostaje on pokryty przez wspólników w formie wkładów pieniężnych lub niepieniężnych. Dzieli się na udziały o równej bądź nierównej wartości nominalnej. Konieczne jest coroczne składanie sprawozdania finansowego. Koszty założenia spółki z o. o. są niskie, jeśli rejestracja nastąpiła przez Internet lub średnie, gdy przedsiębiorca korzysta z pomocy notariusza.

Jakie istotne cechy ma jeszcze spółka z o.o.?

Rejestracja podmiotu wiąże się z nadaniem wspólnikom uprawnień o charakterze korporacyjnym i majątkowym. Pierwsze z nich są równoznaczne z prawem do:
• udziału i głosowania na Zgromadzeniu Wspólników,
• przeglądania ksiąg i dokumentów,
• żądania zbadania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,
• zaskarżania uchwał,
• wyłączenia innych wspólników ze spółki.
Natomiast uprawnienia o charakterze majątkowym oznaczają prawo do otrzymywania zysku z prowadzonej działalności (tzw. dywidendy). Umowa spółki z. o. o. przewiduje również inne rozwiązania w tym zakresie np. wspólnicy mogą zdecydować o uprzywilejowaniu części udziałów.

Czy zakładanie spółki z o. o. ma jakieś wady?

Częstym problemem napotykanym podczas prowadzenia spółki z o. o. jest podwójne opodatkowanie i utrudniony sposób wypłacania wynagrodzenia. Dlaczego tak się dzieje? Osiągając dochód, podmiot ma obowiązek odprowadzenia podatku. To jednak nie wszystko. Należność muszą również uiścić wspólnicy, którzy chcą wypłacić pieniądze ze spółki. Nie mogą bowiem tego dokonać bez dodatkowych formalności i podstawy prawnej, a tym samym konsekwencji podatkowych. Jak zatem wypłacić wynagrodzenie w spółce z o. o.?

Oto kilka rozwiązań stosowanych przed przedsiębiorców:
• wynajem nieruchomości lub ruchomości (np. samochody, maszyny),
• wypłata wynagrodzenia z tytułu powołania członka zarządu,
• koszty podróży służbowych i delegacji,
• koszty szkoleń i kursów,
• zatrudnienie na umowę o dzieło,
• wystawianie faktur na rzecz podmiotu.

Najprostszym sposobem uzyskania wynagrodzenia przez członków zarządu jest wypłata dywidendy. Może to jednak nastąpić raz w roku po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Warunkiem jest także wypracowanie przez podmiot zysku. Dywidenda nie stanowi kosztu uzyskania przychodów dla spółki, lecz wiąże się z koniecznością zapłaty przez udziałowców 19% podatku.
W razie wątpliwości – umów się na bezpłatną konsultacje z polecanym przez nas biurem rachunkowym.

Kiedy założenie spółki z o. o. się opłaca?

• Przedsiębiorca prowadzi firmę w ryzykownej branży.
• Biznes osiąga coraz wyższe dochody.
• Właściciele rozważają sprzedaż podmiotu w przyszłości lub przepisanie go np. rodzinie.
• Przedsiębiorcy zależy na optymalizacji składek ZUS.
• Firmę ma prowadzić kilka osób.
• Właściciel planuje podjąć współpracę z inwestorem.

Reprezentacja spółki z o. o. – najważniejsze informacje

To umowa spółki z o. o. reguluje sposób reprezentacji podmiotu. Jeżeli jej zapisy nie zawierają żadnych postanowień w tym zakresie, do składania oświadczeń wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka wraz z prokurentem. Szczegółowe zasady wynikają także z wpisu do KRS. Reprezentacja realizowana jest co do zasady przez zarząd – jedno- lub wieloosobowy.

Spółka z o.o. – jak założyć?

Istnieją dwa sposoby założenia spółki z o. o. – poprzez system teleinformatyczny S24 lub podpisanie umowy spółki bądź aktu założycielskiego u notariusza, a następnie rejestrację w KRS. W obu przypadkach należy ustalić:
• nazwę podmiotu, siedzibę i przedmiot działalności,
• kto będzie wspólnikiem,
• wysokość kapitału zakładowego i sposób jego pokrycia (pieniężny/niepieniężny),
• liczbę i nominalną wartość udziałów każdego ze wspólników.
• czas trwania spółki (określony/nieokreślony).

System S-24 jest prostym i tanim sposobem na rejestrację spółki z o. o. Do wniosku należy dołączyć umowę oraz stosowne załączniki (m.in. listę wspólników, oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego czy zgodę na powołanie). Konieczna jest także rejestracja podmiotu w KRS. Dokument zatwierdzany jest podpisem kwalifikowanym, osobistym lub Profilem Zaufanym. Opłata również uiszczana jest elektronicznie i wynosi 350 zł (250 zł opłata sądowa i 100 zł opłata za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Niektórzy przedsiębiorcy wybierają drugi sposób zakładania spółki z o. o. – podpisanie umowy lub aktu założycielskiego u notariusza przez wszystkich wspólników. Od tego momentu członkowie mają 6 miesięcy na złożenie wniosku o rejestrację podmiotu w KRS. Dokonują tego elektronicznie w Portalu Rejestrów Sądowych/e-formularze KRS. Następuje także wniesienie wkładu pieniężnego lub niepieniężnego (aportu).

Na wstępie uwaga dotycząca potocznego rozumienia pojęcia „firma” w odniesieniu do sp. z o.o. W praktyce bardzo często używa się go jako tożsamego z pojęciem spółka czy przedsiębiorca. Słyszymy zatem nie raz, że ktoś reprezentuje firmę bądź zawiera umowę z firmą, jednak takie i podobne zwroty to nic innego jak „skróty myślowe”, które nie do końca odpowiadają znaczeniu prawnemu tego pojęcia. W świetle kodeksu cywilnego firmą osoby prawnej jest bowiem wyłącznie jej nazwa (a nie sam podmiot działający pod firmą). Na firmę sp. z o.o. składa się tzw. korpus (np. Kancelaria Gospodarcza Effekti) i obowiązkowy dodatek: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, przy czym dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub,, sp. z o.o.”.

Zasady

W odniesieniu do wyboru i używania firmy sp. z o.o. funkcjonuje kilka podstawowych zasad: swobody wyboru, prawdziwości, jedności, jawności, ciągłości i wyłączności.

Swoboda wyboru

Zgodnie z pierwszą z zasad firma spółki z o.o. może być obrana dowolnie. Firma może wskazywać na przedmiot działalności spółki, jej siedzibę oraz inne określenia dowolnie obrane. Firma może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków tej osoby z powstaniem lub działalnością spółki. Zasada swobody wyboru ograniczona jest pozostałymi zasadami, tzn. można wybrać dowolną firmę o ile jej brzmienie nie narusza żadnej z pozostałych zasad.

Prawdziwość

Zgodnie z zasadą prawdziwości firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do przedmiotu działalności, miejsca działalności czy źródeł zaopatrzenia, np. nie jest dozwolone używanie firmy „Kancelaria Prawna sp. z o.o.” przez spółkę zajmująca się hurtową sprzedażą towarów albo „Dr Kowalski & Prof. Nowak – Księgowi Sp. z o.o.” w sytuacji, gdy w spółce nie ma nikogo z tytułem naukowym.

Jedność

Kolejna z zasad wydaje się oczywista i sprowadza się do zakazu posługiwania się więcej niż jedną firmą. Spółka z o.o. nie może działać pod kilkoma firmami, nawet wówczas, gdy posiada więcej niż jedno przedsiębiorstw czy biuro. W sytuacji, gdy sp. z o.o. posiada oddziały, sprawa wygląda nieco inaczej, ponieważ oddziały muszą zostać wskazane w umowie spółki i wpisane do rejestru przedsiębiorców. Oddziały posługują się wówczas firmą macierzystej spółki z dodatkiem „oddział z siedzibą w …”.

Jawność

Zasada jawności firmy służy jej identyfikacji przez wszystkich zainteresowanych i polega na ujawnieniu firmy spółki w KRS wskutek złożonego przez zarząd wniosku o rejestrację spółki. Rejestr przedsiębiorców jest jawny, co oznacza, że każdy ma prawo przeglądania akt rejestrowych spółek z o.o. wpisanych do KRS.

Ciągłość

Zasada ciągłości polega na dopuszczeniu przez regulacje kodeksu cywilnego możliwości zachowania w firmie sp. z o.o. nazwiska byłego wspólnika. W przypadku utraty członkostwa (niezależnie od przyczyn) przez wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie, spółka może zachować w swojej firmie nazwisko byłego wspólnika, przy czym może to nastąpić tylko za wyrażoną na piśmie zgodą wspólnika, a w razie jego śmierci – za zgodą jego małżonka i dzieci (w przypadku braku tych ostatnich powstać może problem, który – zgodnie z liberalną interpretacją – można rozwiązać poprzez przyjęcie, że nie ma wyraźnego zakazu zachowania w firmie nazwiska zmarłego wspólnika). Zasada ciągłości stanowi zatem wyjątek od zasady prawdziwości firmy.

Wyłączność

Firma spółki z o.o. powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Zasada wyłączności służy ochronie konkurencji i ma na celu zapewnienie, że firma nie będzie wprowadzać w błąd potencjalnych kontrahentów bądź konsumentów, w szczególności nie będzie korzystać z rozpoznawalności innego przedsiębiorcy. Nawet jeżeli „podobna” firma przejdzie etap rejestracji w KRS, to spółka działająca pod nią musi liczyć się z tym, że zostanie pozwana przez spółkę, która pod podobną nazwą już funkcjonuje, i w rezultacie zobowiązana będzie wyrokiem sądu do zaprzestania korzystania z „podobnej” firmy (co jest równoznaczne z koniecznością zmiany umowy spółki). Kluczowe z praktycznego punktu widzenia jest to, że nie stanowi naruszenia zasady wyłączności podobieństwo występujące między firmami spółek, które nie działają na tym samym rynku.

Poniższe uwagi dotyczą tradycyjnej umowy spółki z o.o., tj. zawieranej w formie aktu notarialnego. W przypadku umowy spółki S24 sytuacja jest odmienna, ponieważ wspólnicy ograniczeni są do wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, do którego mogą wprowadzać modyfikacje w węższym zakresie wynikającym z przewidzianych funkcjonalności systemu.

Konieczne elementy umowy sp. z o.o. można podzielić na te, które są wymagane przez przepisy prawa i od których nie ma odstępstwa, oraz na te, które nie są wymagane przez przepisy, ale są niezbędne, jeżeli wspólnicy chcą dostosować zasady funkcjonowania spółki do swoich potrzeb.

To, co obowiązkowe

Umowa sp. z o.o. powinna zawsze bezwarunkowo określać: (1) firmę, (2) siedzibę spółki, (3) przedmiot działalności spółki, (4) wysokość kapitału zakładowego, (5) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, (6) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników. Powyższe elementy powinny znaleźć się w każdej umowie sp. z o.o.

Natomiast niektóre elementy są obowiązkowe, ale warunkowo, tj. tylko wówczas, gdy specyfika danej spółki tego wymaga. Do tych elementów należy (7) wskazanie czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony (przeważnie dotyczy to spółek celowych zawiązywanych na potrzeby konkretnego projektu). Jeżeli z kolei wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać (8) przedmiot aportu oraz (9) osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również (10) liczbę i (11) wartość nominalną udziałów objętych w zamian za aport. Ponadto – o ile są przewidziane przez wspólników – wskazania w umowie wymagają (12) przyznane wspólnikowi szczególne korzyści oraz (13) nałożone na wspólnika obowiązki wobec spółki (inne niż wniesienie wkładu) a także (14) szczególne uprawnienia przyznane udziałom w spółce. Dla ich prawnej skuteczności ustalenia wspólników od 7 do 14 muszą znaleźć się w umowie – w przeciwnym wypadku nie będą wiążące.

To, co zamierzone

Wolą wspólników część zasad ustalonych w przepisach k.s.h. „wyjściowo” (jako modelowe) może być modyfikowana w umowie spółki. Przepisy prawa, które obowiązują w zależności od woli (dyspozycji) wspólników określa się jako dyspozytywne. Korzystanie z możliwości takiej modyfikacji może następować co do zasady na dwa sposoby. Po pierwsze w niektórych sprawach przepisy dyspozytywne dopuszczają możliwość, aby wspólnicy uregulowali dane zagadnienie w inny sposób niż wynikający z tych przepisów. Jeżeli tego nie zrobią, wówczas zastosowanie znajdą regulacje kodeksowe. Przykładowo: członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Po drugie przepisy dyspozytywne mogą przewidywać, że będą obowiązywać wspólników i spółkę tylko wtedy, jeżeli do umowy zostanie wprowadzone postanowienie, które skutkuje stosowaniem tych przepisów. Przykładowo: jeżeli wspólnicy ustalą w umowie, że mogą być zobowiązywani do wnoszenia dopłat, to z automatu zastosowanie znajdzie ustawowy przepis dyspozytywny, według którego dla oznaczenia wysokości i terminu dopłat niezbędna jest uchwała wspólników.

W granicach swobody umów wspólnicy mogą według swego uznania zamieszczać w umowie spółki także inne postanowienia (ani dyspozytywne ani bezwzględnie wiążące), byleby ich treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) spółki z o.o., ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Przykładowo: zasady wynagradzania członków organów spółki.

Częstą praktyką jest redagowanie umowy spółki z o.o. w ten sposób, że powiela się w niej treść przepisów ustawy. Warto pamiętać, aby dokonywać tego w sposób precyzyjny. Błędy podczas „kopiowania” mogą w przyszłości powodować wątpliwości co do tego, czy wspólnicy zamierzali stworzyć nową regulację umowną, czy tylko nieprecyzyjnie powtórzyli treść ustawy. Dlatego też – dla uniknięcia takich wątpliwości – warto zrezygnować z przenoszenia do umowy tych przepisów kodeksu, które są bezwzględnie wiążące, tj. nie mają charakteru dyspozytywnego i wiązać będą wspólników i spółkę niezależnie od treści umowy.

• korpus nazwy (firmy)
• oznaczenie formy prawnej

Korpus nazwy (firmy) może być sformułowany w języku obcym i mieć charakter osobowy (tj. zawierać nazwiska lub pseudonimy osób fizycznych), rzeczowy (wskazywać na przedmiot działalności i/lub siedzibę), a nawet całkowicie fantazyjny.

Umieszczenie w korpusie nazwy spółki z o.o. nazwiska lub pseudonimu osoby fizycznej wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w przypadku jej śmierci – zgody jej spadkobierców.

Oznaczenie formy prawnej jest obowiązkowe. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótów „spółka z o.o.” oraz „sp. z o.o.”. Jeżeli spółka z o.o. rozpoczęła procedurę likwidacji wówczas oznaczenie formy prawnej powinno zawierać dodatek „w likwidacji”. Natomiast w okresie pomiędzy zawiązaniem spółki jej rejestracją oznaczenie formy prawnej powinno zawierać dodatek „w organizacji”.

Istotne ograniczenie w kształtowaniu nazwy (firmy) spółki stanowi art. 43³ Kodeksu Cywilnego. Zgodnie z tą regulacją firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od nazw (firm) innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku.

Nazwa (firma) spółki musi zostać zawarta w umowie spółki. Zmiana nazwy (firmy) spółki wymaga więc dokonania zmian w umowie spółki. Zmiana jest ważna od momentu jej wpisania do KRS.