Siedzibą spółki z o.o. jest miejscowość, w której ma siedzibę jej zarząd. Możliwe jest oznaczenie w umowie spółki jako jej siedziby innej miejscowości, niż siedziba zarządu. Siedziba spółki z o.o. jest elementem obowiązkowym umowy spółki z o.o. i podlega ujawnieniu w KRS. Należy pamiętać, że siedzibą spółki nie jest konkretny adres, ale wyłącznie miejscowość. Każdy, kto zgłaszał spółkę do KRS wie, że we wniosku osobno podaje się siedzibę oraz adres spółki. Siedziba jest zatem bardziej pojemnym pojęciem. Jest to szczególnie istotne z uwagi na ustalenie miejsca, w którym odbywać może się zgromadzenie wspólników.

Zgromadzenia poza siedzibą sp. z o.o.

Kodeksową zasadą jest, że zgromadzenia wspólników spółki z o.o. odbywają się w siedzibie spółki. Wspólnicy mogą w umowie spółki zmodyfikować tę zasadę poprzez wskazanie jednego lub wielu innych miejsc na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w których zgromadzenia mogą być odbywane. Jeżeli umowa przewiduje kilka dopuszczalnych lokalizacji, to o wyborze konkretnego miejsca na odbycie danego zgromadzenia decyduje zarząd spółki. Należy pamiętać, że swoboda wspólników w określaniu miejsca zgromadzenia jest ograniczona w ten sposób, że nie mogą oni w umowie spółki ustalić ogólnego upoważnienia dla zarządu lub rady nadzorczej do dowolnego wskazywania miejsc odbywania zgromadzeń wspólników.

Zgromadzenia poza siedzibą oraz poza miejscami wskazanymi w umowie spółki

Zgromadzenie wspólników może się odbywać również w innym niż wskazane umową spółki miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warunkiem, który musi być spełniony, aby zarząd mógł zwołać zgromadzenie w takim miejscu, jest pisemna zgoda wszystkich wspólników spółki. Wspólnicy nie mogą w umowie spółki postanowić, że zgoda ww. zgoda może być udzielona w innej niż pisemna formie. Warto zauważyć, że przepisy nie zastrzegają rygoru nieważności zgody, dla której nie dochowano formy pisemnej, a która została udzielona np. telefonicznie lub mailowo. W takim przypadku zgoda będzie ważna, ale zarząd oraz wspólnicy muszą liczyć się w takiej sytuacji z ewentualnością zaskarżenia uchwał podjętych na zgromadzeniu, które zostało zwołane bez zgód wyrażonych w wymaganej prawem formie. Dodatkowo zgoda powinna być udzielona przez wszystkich wspólników jeszcze przed zwołaniem zgromadzenia, co oznacza, że nieprzewidziana umową lokalizacja zgromadzenia powinna być uprzednio uzgodniona przez zarząd ze wspólnikami. Dla celów dowodowych, w szczególności dla uchylenia ryzyka zaskarżenia uchwał, warto, aby zgody zostały dołączone do protokołu zgromadzenia.

Skutki odbycia zgromadzenia wspólników poza ustalonym miejscem

Zarówno w sytuacji, w której zgromadzenie wspólników odbyło się za granicą, jak również poza siedzibą spółki albo poza miejscem wskazanym w umowie spółki, a także wówczas, gdy wszyscy wspólnicy nie wyrazili na to zgody, uchwały podjęte na takim zgromadzeniu mogą zostać zaskarżone w drodze powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników.

Dodatkowo członkowie zarządu powinni mieć świadomość, że mogą być pociągnięci przez spółkę do odpowiedzialności odszkodowawczej i zwrócenia jej wszystkich kosztów, które poniosła w związku postępowaniem sądowym, którego przedmiotem jest zaskarżenie uchwały podjętej na nieprawidłowo zlokalizowanym zgromadzeniu.

Powyższe ryzyko uchylenia uchwał zgromadzenia wspólników nie zajdzie w sytuacji tzw. nieformalnego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z regulacją ustawową uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Warto, aby w protokole takiego zgromadzenia wprost wskazać, że wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na odbycie zgromadzenia w danej lokalizacji. Rekomendowane jest także, aby do protokołu załączyć pisemne zgody wszystkich wspólników.

Uchwał wspólników poza zgromadzeniem

Opisane powyżej wymagania oraz ograniczenia dotyczą zgromadzeń wspólników. Z praktycznego punktu widzenia warto mieć świadomość, że nie dotyczą one uchwał podejmowanych przez wspólników poza zgromadzeniem. Jeżeli ustawa nie wymaga podjęcia uchwały na zgromadzeniu wspólników, to nie ma przeszkód prawnych, aby wspólnicy podejmowali uchwały poza siedzibą spółki lub poza miejscami wskazanymi w umowie spółki. Co więcej, nie ma przeszkód, aby uchwały były podejmowane poza granicami Polski.

Jawność

Jawność głosowania polega na tym, że każdy ze wspólników oddaje głos w sposób, który pozwala na zidentyfikowanie przez pozostałych uczestników zgromadzenia, czy głos oddany przez wspólnika był głosem za, przeciw, czy wstrzymującym się od głosu. Jeżeli wspólników jest niewielu wówczas dla przeprowadzenia jawnego głosowania wystarczy jakiekolwiek zakomunikowanie swojego głosu, np. poprzez podniesienie ręki. Ze względów logistycznych sytuacja robi się bardziej skomplikowana w przypadku spółek o rozdrobnionej strukturze kapitału zakładowego. Wówczas tradycyjnym rozwiązaniem jest głosowanie na uprzednio przygotowanych kartkach, na których zapisuje się dane wspólnika oddającego głos (imię nazwisko, firma, liczba udziałów). Coraz częściej w praktyce spółek spotyka się rozwiązania teleinformatyczne, które umożliwiają przeprowadzenie głosowania z udziałem bardzo licznej grupy wspólników i niemal natychmiast potrafią w czytelny graficznie sposób przedstawić jego wyniki.

Tajność

Tajne głosowanie stanowi wyjątek od zasady jawnego głosowania. Głosowanie tajne zarządza się (1) przy wyborach oraz (2) nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, (3) nad wnioskami o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również (4) w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie (5) na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników.

Spośród wymienionych powyżej spraw najmniej jasna jest kategoria spraw osobowych. Przez sprawy tego rodzaju należy rozumieć wszystkie te sytuacje, w których przedmiot uchwały odnosi się do członków organów spółki, likwidatorów czy wspólników. Dla przykładu będą to takie kwestie jak wybór przewodniczącego lub protokolanta zgromadzenia wspólników, ustalenie wysokości wynagrodzenia członka zarządu, ustanowienie pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu. O osobowym charakterze sprawy decyduje więc związek funkcjonalnych pomiędzy przedmiotem uchwały a interesami osób mających wpływ na działanie tej spółki lub funkcjonowanie spółki i jej organów. Zgodnie z jednym z wyroków Sądu Najwyższego „tajność głosowania gwarantować ma możliwość swobodnego wyrażenia poglądu w poddanej pod głosowanie sprawie, bez narażania się na ewentualne szykany ze strony osób zainteresowanych wynikiem głosowania”.

Głosowanie w trybie tajnym ma na celu rozstrzygnięcie sprawy w sposób co najmniej utrudniający ustalenie, który ze wspólników oddał głos za, przeciw, a który wstrzymał się od głosu. Jeżeli zarząd spółki nie zapewnia zgromadzeniu urządzeń teleinformatycznych, które pozwalają na głosowanie tajne, wówczas należy skorzystać z tradycyjnych rozwiązań, które służą zachowaniu tajności głosowania. W tym celu należy zapewnić całe zaplecze w postaci kart do głosowania, kopert oraz urny do głosowania. Dodatkowo należy pamiętać, aby karta do głosowania nie pozwalała na zidentyfikowanie oddającego głos. Mając to na uwadze należy poświęcić nieco uwagi przygotowaniu kart do głosowania. Liczba głosów, które będą oddawane z jednej karty, powinna być jednakowa na wszystkich kartach. Liczba takich jednakowych kart będzie wydawana wspólnikom w liczbie uzależnionej od posiadanych przez nich udziałów. Przykładowo może być tak, że 10 wspólników uprawnionych do oddania 450 głosów każdy otrzyma po 9 kart do głosowania uprawniających do oddania 50 głosów każda, natomiast jedyny wspólnik uprawniony do oddania 2000 otrzyma takich kart 40. Nie byłoby możliwe jednak wydanie temu „największemu” wspólnikowi, np. 4 kart po 500 głosów, ponieważ pozwalałoby to na ustalenie, kto taki głos oddał.

Umowne modyfikacje sposobu głosowania

Umowa spółki z o.o. nie może wyłączać spod rygoru głosowania tajnego spraw, których tajności głosowania wymaga ustawa (wymienione powyżej). Umowa może jednak przewidywać, że także inne niż wymagane ustawą sprawy będą objęte wymogiem zachowania trybu głosowania tajnego.

Szczególne sytuacje

Głosowanie tajne jest z oczywistych względów wyłączone w przypadku spółki jednoosobowej. Przyjęcie konieczności głosowania tajnego byłoby w sytuacji takiej spółki absurdalne. Nieco inaczej sprawa ma się jednak w przypadku zgromadzenia wspólników spółki wieloosobowej, w którym udział bierze tylko jeden z wielu wspólników takiej spółki. Choć żaden przepis nie przewiduje możliwości wyłączenia tajności głosowania w przypadku takiej konfiguracji na zgromadzeniu, to wydaje się, że niezachowanie w takiej sytuacji wymogu tajności nie będzie stanowić naruszenia prawa a uchwała będzie ważnie podjęta.

Podstawowym sposobem zwoływania zgromadzeń wspólników sp. z o.o. jest wysyłanie zaproszeń za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Oba sposoby są równorzędne i przepisy kodeksowe nie faworyzują żadnego z nich.

Alternatywę dla tradycyjnego sposobu zwołania zgromadzenia stanowi wysłanie wspólnikowi spółki zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Taki sposób jest możliwy tylko wtedy, gdy wspólnik na piśmie wyraził zgodę na taki sposób komunikacji ze spółką i podał jej adres właściwy adres, na który zawiadomienia powinny być kierowane. Należy pamiętać, że nawet jeżeli wspólnik wyraził ww. zgodę i podał adres do komunikacji elektronicznej, to zawsze zaproszenie wysłane w tradycyjny sposób będzie skuteczne.

Z punktu widzenia osoby lub organu zwołującego zgromadzenie szczególnie ważny jest brak obowiązku wykazania faktycznego doręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu. Wystarczające dla wykonania obowiązku zwołania zgromadzenia jest wykazanie, że zaproszenia zostały należycie wysłane, a nie doręczone.

Oczywistym jest, że zaproszenia muszą zostać wysłane do wszystkich udziałowców spółki z o.o. Zaproszenia powinny być wysłane na adresy wspólników wskazane w księdze udziałów, dlatego – z punktu widzenia wspólników – szczególnie ważne jest, aby aktualizować informacje adresowe zawarte w tym dokumencie. W stosunkowo rzadkim przypadku, gdy w spółce występuje tzw. wspólnik zbiorowy, zaproszenie należy wysłać do wspólnemu przedstawicielowi osób współuprawnionych do udziałów.

Choć kodeks spółek handlowych dopuszcza wyłącznie list polecony oraz przesyłkę kurierską jako sposób zwoływania zgromadzeń, to według stanowiska Sądu Najwyższego skutecznym sposobem powiadomienia wspólnika o zgromadzeniu jest także osobiste wręczenie wspólnikowi zawiadomienia.

Termin wysyłania zaproszeń

Zaproszenia na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zgodnie z zasadami prawa cywilnego termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Ponadto do 2 tygodniowego terminu wlicza się dzień, w którym wysyłane są zaproszenia a termin 2 tygodni musi upłynąć w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia, a nie w tym dniu. Przykładowo: niewystarczające będzie wysłanie 1. dnia miesiąca zaproszenia na zgromadzenie, które odbyć się ma 14. dnia tego miesiąca.

Mając na uwadze zasadę równego traktowania wspólników rekomendowane jest, aby zaproszenia były wysyłane w tym samym dniu. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, to należy pamiętać, aby termin 2 tygodni, który musi upłynąć od zwołania zgromadzenia do dnia zgromadzenia, liczyć od dnia wysłania ostatniego z zaproszeń.

Treść zaproszeń

Niezależnie od sposobu zwoływania zgromadzenia zaproszenie wysyłane do wspólników musi zawierać wskazanie (1) dnia, (2) godziny, (3) miejsca oraz (4) szczegółowy porządek obrad zgromadzenia. Co do miejsca zgromadzenia, to należy pamiętać, że nie jest wystarczające wskazanie siedziby spółki jako miejsca zgromadzenia (siedziba oznacza jedynie miejscowość zatem jest zbyt ogólnym pojęciem na potrzeby zwołania zgromadzenia). Dla uchylenia wszelkich ryzyk związanych choćby z próbami odbycia konkurencyjnego zgromadzenia obowiązkowo należy wskazać dokładną lokalizację zgromadzenia, najlepiej poprzez wskazanie dokładnego adresu, w tym numeru lokalu, pomieszczenia, czy nawet piętra (np. Sala konferencyjna nr 1, II piętro, Budynek A, Hotel X).

Zawiadomienie ma umożliwiać wspólnikowi zorientowanie się w przedmiocie spraw, które będą dyskutowane i głosowane podczas zgromadzenia. Na podstawie porządku obrad wskazanego w zawiadomieniu wspólnik powinien mieć możliwość dokonania oceny, czy jego udział jest niezbędny, a jeżeli tak, to czy i w jakim zakresie wymaga przygotowania merytorycznego. Z reguły zaproszenia sygnalizują jedynie ogólnie temat, który będzie poruszany, np. wyrażenie zgody na zawarcie umowy dzierżawy z podmiotem X, albo np. uzupełnienie składu komisji rewizyjnej.

W pewnych sytuacjach zawiadomienie powinno zawierać elementy wymagane przepisami. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, gdy na zgromadzeniu podejmowana ma być uchwała o zmianie umowy spółki. Wówczas zawiadomienie powinno wskazywać na istotne elementy proponowanych zmian. Choć z przepisów kodeksowych nie wynika obowiązek przesyłania projektowanych zmian, to często – dla uchylenia zbędnych kontrowersji i dla umożliwienia wspólnikom zapoznania się ze zmianami – wraz z zawiadomieniem przesyła się projekt nowego brzmienia umowy.

Zgromadzenie on-line

Przepisy kodeksowe przewidują, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli zatem wspólnicy nie postanowią w umowie spółki, że wykluczone jest przeprowadzania zgromadzeń on-line, to taki sposób będzie możliwy, co rzutować będzie automatycznie na wymaganą treść zawiadomienia o zgromadzeniu. Zgodnie z regulacją kodeksową o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie. Zasady udziału w takim zgromadzeniu powinny być określone regulaminem uchwalonym przez radę nadzorczą, a w jej braku przez zgromadzenie wspólników.