Kiedy KAS może wszcząć kontrolę w spółce z o.o.?

Kontrola prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową może zostać wszczęta zarówno po wykryciu konkretnych nieprawidłowości, jak i na podstawie analizy ryzyka podatkowego. Organy KAS korzystają z danych pochodzących między innymi z plików JPK, deklaracji VAT i CIT, systemów bankowych oraz informacji przekazywanych przez kontrahentów. Szczególną uwagę zwraca się na nagłe zmiany wysokości kosztów, częste korekty deklaracji, rozliczenia z podmiotami zagranicznymi, nietypowe transakcje pomiędzy spółkami powiązanymi czy odliczenia podatku VAT przy usługach niematerialnych.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą albo czeka Cię rejestracja spółek we Wrocławiu, warto wiedzieć, że kontrola może objąć również okres sprzed kilku lat, ponieważ dokumentację podatkową należy przechowywać przez co najmniej pięć lat od końca roku podatkowego. Już na etapie zakładania spółki dobrze jest uporządkować obieg dokumentów, procedury księgowe i sposób zatwierdzania wydatków, ponieważ chaos organizacyjny bardzo często prowadzi do problemów podczas czynności kontrolnych.

Jakie dokumenty i informacje musisz przygotować podczas kontroli KAS?

Zakres dokumentów analizowanych przez KAS zależy od charakteru prowadzonej działalności i przedmiotu kontroli. Organ może zażądać:

• ksiąg rachunkowych,
• ewidencji VAT,
• deklaracji podatkowych,
• plików JPK,
• faktur,
• potwierdzeń przelewów,
• raportów kasowych,
• umów handlowych,
• dokumentacji magazynowej,
• korespondencji związanej z realizacją transakcji.

W praktyce kontrolujący często sprawdzają, czy dokumenty potwierdzają rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a nie wyłącznie formalne wystawienie faktury.

Jeżeli dana usługa została ujęta w kosztach podatkowych, spółka powinna być w stanie wykazać, kto ją wykonał, kiedy została zrealizowana oraz jaki miała związek z działalnością przedsiębiorstwa. Osoby planujące rejestrację spółek we Wrocławiu powinny już od początku zadbać o przejrzysty system archiwizacji dokumentów oraz regularną współpracę z księgowością. Braki w dokumentacji, niespójności pomiędzy fakturami a przelewami lub brak potwierdzenia wykonania usług należą do najczęstszych powodów kwestionowania rozliczeń przez KAS.

Jakie prawa przysługują spółce podczas kontroli celno-skarbowej?

Spółka z o.o. objęta kontrolą posiada konkretne prawa wynikające z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o KAS. Organ nie może prowadzić działań poza zakresem wskazanym w upoważnieniu, a kontrolowany ma prawo znać przyczynę oraz przedmiot postępowania. Możesz również korzystać z pomocy pełnomocnika, składać wyjaśnienia i przedstawiać dowody potwierdzające prawidłowość rozliczeń podatkowych. W przypadku bardziej skomplikowanych spraw duże znaczenie ma szybka reakcja na pisma urzędu i właściwe przygotowanie stanowiska procesowego. Najważniejsze uprawnienia podatnika obejmują:

• możliwość sprawdzenia danych osób prowadzących kontrolę oraz zakresu ich upoważnienia,

• prawo do składania wyjaśnień dotyczących dokumentów i transakcji,

• możliwość przedstawiania dodatkowych dowodów oraz dokumentów,

• prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli,

• możliwość działania przez pełnomocnika lub doradcę podatkowego,

• prawo do wglądu do akt sprawy i sporządzania kopii dokumentów.

Znajomość tych praw ma ogromne znaczenie szczególnie wtedy, gdy kontrola dotyczy wysokich kwot podatku albo rozbudowanych transakcji gospodarczych. Już na etapie, którym jest rejestracja spółek we Wrocławiu, warto zadbać o poprawną dokumentację korporacyjną oraz jasne zasady reprezentacji spółki, ponieważ ułatwia to późniejszy kontakt z organami podatkowymi.

Jakie obowiązki ma zarząd spółki podczas kontroli KAS?

Zarząd spółki odpowiada za zapewnienie prawidłowego przebiegu kontroli oraz terminowe przekazywanie wymaganych informacji. Organ podatkowy może oczekiwać nie tylko dokumentów księgowych, ale również szczegółowych wyjaśnień dotyczących konkretnych transakcji, źródeł finansowania czy relacji z kontrahentami. Bardzo istotna jest spójność danych znajdujących się w deklaracjach podatkowych, księgach rachunkowych i dokumentacji bankowej.

Jeżeli urząd wykryje rozbieżności pomiędzy dokumentami a rzeczywistym przebiegiem działalności, może zakwestionować koszty podatkowe albo prawo do odliczenia VAT. Osoby planujące rejestrację spółek we Wrocławiu często skupiają się wyłącznie na formalnym założeniu podmiotu, pomijając kwestie związane z późniejszym bezpieczeństwem podatkowym. Tymczasem już od początku działalności warto wdrożyć procedury dotyczące akceptacji wydatków, podpisywania umów, przechowywania dokumentów i kontroli obiegu faktur. Dobrze zorganizowana dokumentacja znacząco ułatwia przejście przez kontrolę i ogranicza ryzyko sporów z organem.

Jakie konsekwencje mogą pojawić się po wykryciu nieprawidłowości?

Jeżeli kontrola wykaże błędy w rozliczeniach podatkowych, spółka może zostać zobowiązana do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. W przypadku poważniejszych naruszeń urząd może również nałożyć dodatkowe sankcje podatkowe albo wszcząć postępowanie karno-skarbowe wobec osób odpowiedzialnych za rozliczenia. Najczęściej kwestionowane są fikcyjne koszty, nierzetelne faktury, brak rzeczywistego wykonania usług, nieprawidłowe odliczenia VAT oraz transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi bez odpowiedniej dokumentacji.

Kontrola może zakończyć się również koniecznością skorygowania deklaracji podatkowych za wcześniejsze lata. Jeżeli interesuje Cię rejestracja spółek we Wrocławiu, pamiętaj, że bezpieczeństwo podatkowe spółki buduje się od pierwszego dnia działalności. Regularna analiza dokumentów, współpraca z doświadczoną księgowością oraz bieżąca kontrola rozliczeń znacząco zmniejszają ryzyko kosztownych problemów podczas kontroli KAS.

Uprawnienia kontrolne wspólników spółki z o. o.

Zgodnie z art. 212. § 1 kodeksu spółek handlowych wspólnikom spółki z o. o. przysługuje prawo indywidualnej kontroli spraw podmiotu. Oznacza to, że mogą w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty firmy, sporządzać bilans dla własnego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Jednak w przypadku ustanowienia rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć lub ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników.

W jakich sytuacjach wspólnicy spółki z o. o. mają ograniczone uprawnienia kontrolne?

Uprawnienia kontrolne nie dają wspólnikom prawa do dowolnego dysponowania uzyskanymi wiadomościami. Zakazane jest bowiem rozpowszechnianie danych wrażliwych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, przez którą rozumie się nieujawnione publicznie informacje technologiczne, organizacyjne oraz posiadające wartość gospodarczą. Zarząd może więc odmówić wspólnikowi wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wiadomości zostaną wykorzystane w celach sprzecznych z interesami podmiotu. Wspólnikowi przysługuje jednak prawo złożenia wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do złożenia wyjaśnień lub przekazania tych dokumentów.
Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej ma charakter fakultatywny. Istnieją jednak przypadki, w których powołanie tych organów jest niezbędne. Dotyczy to sytuacji, gdy kapitał zakładowy spółki przewyższa kwotę 500 000 złotych, a liczba wspólników wynosi co najmniej 25.

Rozbieżności w dokumentach-czy wspólnicy mogą zażądać wyjaśnień od zarządu?

Możliwość przeglądania ksiąg i dokumentów spółki z o. o. dotyczy ksiąg bilansowych, rachunków zysków i strat, cash flow, umów zawieranych przez przedsiębiorstwo, korespondencji, a także akt spraw sądowych, w których stroną jest podmiot oraz decyzji i pism organów administracyjnych lub skarbowych. Wspólnik ma również prawo do sprawdzenia prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych spółki, sporządzając porównawczą wersję bilansu. Nie może jednak jej wykorzystać w żaden inny sposób. Wśród uprawnień kontrolnych znajduje się również możliwość żądania wyjaśnień od zarządu. Dotyczy to wątpliwych kwestii czy rozbieżności w dokumentach. Należy pamiętać, że takie prawo nie ma zastosowania wobec innych organów spółki i jej pracowników.
Wspólnicy, którzy ze względu na brak dostatecznej wiedzy z dziedziny rachunkowości i prawa, nie są w stanie samodzielnie dokonywać czynności kontrolnych, mogą powołać w tym celu zaufaną osobę np. prawnika lub księgowego. Osoba upoważniona może jednak przeglądać księgi i dokumenty wyłącznie w obecności wspólnika.

Jakie uprawnienia kontrolne posiada komisja rewizyjna?

Kontrolę w spółce z o. o. może również sprawować komisja rewizyjna. Jest to organ ustanawiany obok rady nadzorczej lub samodzielnie. Liczy co najmniej 3 członków, powoływanych i odwoływanych według tych samych zasad, co skład rady nadzorczej, czyli uchwałą wspólników. Komisja realizuje swoje kompetencje po upływie roku obrotowego. Należy do nich:

• ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty,
• sporządzanie na potrzeby zgromadzenia wspólników corocznych pisemnych sprawozdań z wyników przeprowadzonej oceny, w trybie i zakresie określonych dla wykonywania tych czynności przez radę nadzorczą.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że rada nadzorcza działa permanentnie, podczas gdy komisja rewizyjna spełnia swoje zadanie okresowo – na zakończenie roku obrotowego. Nie ma jednak prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw podmiotu.

Planowanie finansowe w spółce z o. o.

Z prowadzeniem spółki z o. o. wiążą się pewne obowiązki sprawozdawcze i rejestrowe. Raz w roku należy złożyć dokumenty finansowe podmiotu do KRS, odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz sporządzić roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności spółki. Jeżeli w przedsiębiorstwie nastąpiły zmiany, konieczne jest także dokonanie aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, urzędzie skarbowym oraz Krajowym Rejestrze Sądowym. Wszelkie niejasności związane z obowiązkami finansowymi w spółce z o. o. warto konsultować z biurem rachunkowym PG Partner Gospodarczy, które specjalizuje się w tematach płacowo-kadrowych.

Roczne sprawozdanie finansowe składa się z: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, a jeśli spółka przekracza progi określone zawarte w ustawie – także zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych. Sprawozdanie musi mieć formę elektroniczną oraz format udostępniany na stronie BIP Ministerstwa Finansów. Co do zasady, sprawozdanie finansowe spółki z o. o. podpisuje zarząd oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Na czym polega tzw. „budżetowanie”?

Warto również wspomnieć, że formą kontroli zarządczej w spółce z o. o. jest budżetowanie. Polega na ustaleniu celów na podstawie planu strategicznego i prognoz rozwoju. Oznacza także kontrolę budżetów pod względem formalnym, analizę ewentualnych odchyleń oraz sformułowanie budżetu całościowego przedsiębiorstwa. Nie można również pominąć roli, jaką pełni w spółce właściwe zarządzanie ryzykiem finansowym i raportowanie. Wspiera podejmowanie optymalnych decyzji i zwiększa sprawność wykonywanych zadań. Pozwala lepiej przewidywać zagrożenia i przygotować plan działania na każdą okoliczność. Ponadto poprawia proces planowania i budżetowania dzięki szybkiej identyfikacji czynników odpowiadających za odchylenia od przyjętych planów.

Kontrolę wspólnik może wykonywać osobiście lub wraz z osobą upoważnioną (nie jest możliwe wykonywanie kontroli tylko przez osobę upoważnioną, bez udziału wspólnika).

W ramach przysługującego mu prawa do kontroli spółki wspólnik może w kadym czasie:

• przeglądać księgi i dokumenty spółki,
• sporządzać bilans dla swego użytku,
• żadać wyjaśnień od zarządu.

Zarząd może odmówić wspólnikowi dostępu do dokumentów lub wyjaśnień jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę

W takiej sytuacji wspólnik może żądać rozstrzygnięcia wątpliwości uchwałą wspólników, która powinna być powzięta w ciągu miesiąca od zgłoszenia żądania. Gdy taka uchwała zapadnie zarządowi spółki przysługuje jeszcze prawo jej zaskarżenia (art. 249 par. 1 k.s.h).

Wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów spółki może złożyć do sądu rejestrowego wniosek o zobowiązanie zarządu do dokonania tych czynności (w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale, o której mowa powyżej bądź lub od upływu terminu na jej podjęcie).