Zarząd zdalny – Zdalne pełnienie funkcji członka zarządu

Zarządzanie spółką kapitałową na odległość nie jest nowością w polskim systemie prawnym, choć w ostatnich latach zyskało na znaczeniu. Kodeks spółek handlowych wyraźnie dopuszcza możliwość podejmowania uchwał zarządu z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, takich jak wideokonferencje czy głosowanie e-mailowe.
Oznacza to, że członek zarządu może faktycznie wykonywać swoje obowiązki spoza Polski – o ile umowa spółki nie wyklucza takiej formy uczestnictwa w pracach zarządu. To rozwiązanie znajduje zastosowanie zarówno w dużych, międzynarodowych strukturach, jak i w mniejszych podmiotach, które cenią sobie elastyczność operacyjną.

Zarząd zdalny – Miejsce zamieszkania i obywatelstwo członka zarządu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej może być każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych i niekarana za określone przestępstwa. Nie ma przy tym znaczenia ani obywatelstwo, ani miejsce zamieszkania. Oznacza to, że osoba mieszkająca na stałe za granicą – niezależnie od tego, czy jest obywatelem Polski, czy nie – może zostać powołana do zarządu spółki zarejestrowanej w Polsce. W takim przypadku kluczowe jest jednak wskazanie przez taką osobę adresu do doręczeń na terenie Unii Europejskiej lub ustanowienie pełnomocnika do odbioru korespondencji.

Praca zdalna a obowiązki imigracyjne i podatkowe

Samo zdalne pełnienie funkcji członka zarządu spoza Polski nie rodzi konieczności uzyskania zezwolenia na pracę ani na pobyt. Dotyczy to zwłaszcza obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii.

W przypadku obywateli państw trzecich sytuacja jest bardziej złożona – jeśli członek zarządu wykonuje obowiązki wyłącznie z terytorium swojego kraju zamieszkania i nie przebywa w Polsce powyżej 183 dni w roku podatkowym, nie powstaje obowiązek legalizacji pobytu ani pracy. Jednak przekroczenie tego progu może już skutkować koniecznością rozliczania się z polskim fiskusem i objęcia ubezpieczeniem społecznym w Polsce. Dlatego każdorazowo należy przeanalizować indywidualną sytuację podatkową i imigracyjną danej osoby.

Wymogi korporacyjne i umowne dla zarządu zdalnego

Aby zarząd zdalny funkcjonował legalnie i skutecznie, konieczne jest zadbanie o odpowiednie zapisy w dokumentach korporacyjnych. Umowa spółki lub statut powinny jasno wskazywać możliwość podejmowania uchwał zdalnie oraz sposób ich dokumentowania. W praktyce stosuje się rozwiązania takie jak protokoły elektroniczne, podpisy kwalifikowane lub systemy do e-głosowania.
Dla bezpieczeństwa operacyjnego warto również określić wewnętrzne procedury komunikacji i odpowiedzialności za decyzje podejmowane na odległość. Kluczowa jest przejrzystość – zarówno dla wspólników, jak i organów nadzorczych lub kontrahentów.

Zarząd zdalny – ryzyka i zalety zarządu międzynarodowego

Choć zarządzanie spółką spoza granic Polski daje wiele możliwości – takich jak dostęp do zagranicznych kompetencji, oszczędność czasu i kosztów podróży – wiąże się także z konkretnymi wyzwaniami. Do najważniejszych należą trudności z doręczeniami sądowymi, ryzyko rozbieżności interpretacyjnych dotyczących miejsca opodatkowania, a także potencjalne komplikacje w relacjach z ZUS i urzędami skarbowymi.

Z drugiej strony, odpowiednio przygotowana struktura organizacyjna i jasno określone procedury mogą sprawić, że zarząd zdalny stanie się efektywnym i w pełni zgodnym z prawem rozwiązaniem – szczególnie w rzeczywistości coraz bardziej cyfrowej i międzynarodowej.

Funkcje i obowiązki członków zarządu

Rola członków zarządu w spółce z o.o. obejmuje szereg zadań, od prowadzenia bieżących spraw firmy, poprzez podejmowanie decyzji strategicznych, aż po monitorowanie zgodności z przepisami prawa. Ich obowiązki obejmują również dbanie o interesy spółki i troszczenie się o zgodność działań z umową spółki oraz obowiązującymi przepisami.

Warto zauważyć, że funkcje członków zarządu mogą różnić się w zależności od struktury i rodzaju działalności spółki z o.o. W niektórych przypadkach członkowie zarządu pełnią funkcje wyłącznie zarządcze, podczas gdy w innych spółkach mogą również uczestniczyć w decyzjach strategicznych.

Odpowiedzialność w spółce z o.o.

Istotną cechą spółki z o.o. jest zasada ograniczonej odpowiedzialności jej wspólników- jedynie do wysokości wniesionych wkładów oraz pełnej odpowiedzialności członków zarządu za jej zobowiązania. Oznacza to, że członkowie zarządu wini prowadzić spółki w taki sposób, aby nie doprowadzić do pogorszenia jej sytuacji finansowej. Spółka ponosi odpowiedzialność finansową jedynie do wysokości kapitału zakładowego.

W przypadku braku możliwości egzekucji należności wobec spółki, wierzyciele mogą zwrócić się z roszczeniami do zarządu spółki. W takim wypadku egzekucja następuje z majątku prywatnego członka zarządu, co jest dość bolesną kwestią.

Członkowie zarządu mogą być ponadto pociągnięci do odpowiedzialności, jeśli działają w sposób niezgodny z prawem, naruszają zasady uczciwości czy też podejmują ryzykowne decyzje bez należytego zabezpieczenia interesów spółki.

Zasady postępowania i decydowania w zarządzie

Zasady postępowania i podejmowania decyzji przez członków zarządu mają kluczowe znaczenie dla uniknięcia potencjalnych problemów prawnych. Standardy ostrożności, rzetelności oraz uczciwości powinny być integralną częścią działań zarządu. Transparentność w podejmowaniu decyzji oraz dokładna dokumentacja są niezbędne w procesie monitorowania i oceny działań zarządu.

Środki ochronne dla członków zarządu

W celu zminimalizowania ryzyka odpowiedzialności, członkowie zarządu mogą sięgnąć po różne środki ochronne. Jednym z nich jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (D&O), które może chronić ich przed ewentualnymi roszczeniami i kosztami związanymi z procesami sądowymi. Ponadto, przestrzeganie zasad compliance oraz regularna ocena ryzyka biznesowego stanowią dodatkowe elementy skutecznej ochrony.

Wnioski

Odpowiedzialność członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to obszar wymagający szczególnej uwagi. Zrozumienie ich funkcji, obowiązków oraz dostępnych środków ochronnych jest kluczowe dla skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Ważne jest, aby członkowie zarządu byli świadomi zarówno swoich praw, jak i obowiązków, a także zdawali sobie sprawę z konsekwencji, jakie mogą wyniknąć z ich działań. Regularne szkolenia, audyty zgodności oraz świadomość prawnego otoczenia biznesowego są nieodzowne dla utrzymania spójności i stabilności funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Wspólnicy sp.k. nie są zobowiązani do wniesienia do spółki minimalnego kapitału zakładowego z tej przyczyny, że taki kapitał w sp.k. w ogóle nie istnieje. Kapitał zakładowy to instytucja właściwa dla spółek kapitałowych, tymczasem sp.k. to jedna ze spółek osobowych.

Jeżeli nie kapitał zakładowy, to co?

Brak kapitału zakładowego nie oznacza, że wspólnicy nie mają obowiązku wniesienia wkładów do spółki. Podstawowa zasada prawna spółek, jest wspólna dla wszystkich rodzajów spółek zarówno osobowych jak i kapitałowych. Mówi ona o tym, że przez umowę spółki handlowej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów. Dodatkowo jeżeli umowa spółki tak stanowi, przez współdziałanie w inny określony sposób. Ponadto oznaczenie (opis) wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika sp.k. i ich wartość stanowi obligatoryjny element umowy sp.k. Wniesienie wkładów stanowi zatem podstawowy obowiązek wspólnika sp.k., z którego ani spółka ani pozostali wspólnicy nie mogą go zwolnić.

Szczegóły dotyczące obowiązku wniesienia wkładów do sp.k.

Szczegóły dotyczące obowiązku wniesienia wkładów do sp.k. różnią się w zależności od tego, czy wspólnik posiada status komplementariusza, czy komandytariusza.

Przepisy k.s.h. dotyczące sp.k. nie regulują kwestii wkładów komplementariusza, dlatego w tym zakresie konieczne jest posiłkowanie się przepisami dotyczącymi spółki jawnej. W przypadku komplementariusza wykonanie obowiązku przez komplementariusza może polegać na wniesieniu środków pieniężnych. Może również polegać na przeniesieniu lub obciążeniu własności rzeczy lub innych praw. Wykonanie obowiązku polega także na dokonaniu innych świadczeń na rzecz spółki, w tym świadczeniu usług lub wykonywaniu pracy przez komplementariusza na rzecz sp.k. Wyjątek stanowi zawarcie umowy sp.k. przy wykorzystaniu wzorca umowy (on-line) – w takiej sytuacji wkład może być wyłącznie pieniężny. Komplementariusz nie musi przenosić na sp.k. własności przedmiotu wkładu. Może – w ramach wykonania swojego obowiązku wniesienia wkładu – oddać spółce do używania określony składnik majątku, np. samochód, maszyny produkcyjne.

Ustawowe wymagania co do wkładu komandytariusza są bardziej restrykcyjne niż w przypadku komplementariusza. Jeżeli wkładem komandytariusza do spółki jest w całości lub w części świadczenie niepieniężne, umowa spółki powinna określać:
1. przedmiot tego świadczenia (aport)
2. jego wartość
Przy czym zobowiązanie do wykonania pracy lub świadczenia usług na rzecz spółki oraz wynagrodzenie za usługi świadczone przy powstaniu spółki nie mogą stanowić wkładu komandytariusza do spółki. Wyjątek stanowi, gdy wartość innych jego wkładów do spółki nie jest niższa od wysokości sumy komandytowej. Jeżeli komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, zaś komandytariuszem jest wspólnik tej spółki, wkładu komandytariusza nie mogą stanowić jego udziały w tej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcje tej spółki akcyjnej. Warto pamiętać, że postanowienie wspólników zwalniające komandytariusza z obowiązku wniesienia wkładu jest nieważne.

Wartość wkładów do sp.k.

K.s.h. wymaga, aby umowa sp.k. określała nie tylko wkłady, ale także ich wartość. Wartość wkładów powinna zostać ustalona według ich wartości rynkowej. W przypadku wkładów niepieniężnych wspólnicy mogą mierzyć się z problemem z ustaleniem ich wartości. Ma to miejsce w szczególności gdy przedmiot wkładu stanowi ciągłe świadczenie pracy lub wykonywanie usług na rzecz sp.k. Warto w takiej sytuacji przeprowadzić rozeznanie na właściwym rynku i przeprowadzić swoisty benchmark pomocny dla wyceny planowanych wkładów. Ustawodawca pozostawia w tym zakresie swobodę wspólnikom. Z perspektywy zasady ochrony interesów wierzycieli spółki komandytowej – wycena wartości wkładów w umowie sp.k. nie ma większego znaczenia. Dla potrzeb dochodzenia swoich roszczeń wierzyciele sp.k. będą uprawnieni do przyjęcia rynkowej wartości wkładów na dzień ich wniesienia do sp.k.

W jakim momencie można wnieść wkłady do sp.k.?

Przepisy k.s.h. dotyczące sp.k. nie mówią o tym, jaki moment jest właściwy dla wniesienia wkładów. W związku z powyższym, zarówno do komplementariusza jak i komandytariusza, zastosowanie znajdują przepisy dotyczące spółki jawnej. Zgodnie z nimi wkład wnosimy dopiero po zarejestrowaniu spółki w KRS. Trudno o inne rozwiązanie, skoro do tego czasu spółka nie istnieje w sensie prawnym i nie może np. założyć rachunku bankowego. Inaczej niż w spółkach kapitałowych w przypadku sp.k. nie ma fazy spółki w organizacji, która może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Jeżeli tak postanowią wspólnicy, dopuszczalne jest wnoszenie wkładów przez pewien czas po zarejestrowaniu sp.k. albo przez cały okres jej funkcjonowania. Ma to miejsce wówczas, gdy wspólnik zobowiązany jest do cyklicznego wnoszenia wkładu poprzez zasilanie jej gotówką lub poprzez regularne świadczenie usług bądź wykonywanie pracy. Z zastrzeżeniem wspomnianych wcześniej wymagań co do wartości wkładu niepieniężnego wnoszonego przez komandytariusza.

Absolutorium, zwane także niekiedy pokwitowaniem, stanowi wyraz akceptacji zgromadzenia wspólników dla działań członków zarządu podejmowanych w poprzednim roku obrotowym. Niestety przepisy kodeksowe nie precyzują jakie skutki prawne wywołuje udzielenie bądź brak absolutorium.
Pomijając prawne niuanse, które dyskutowane są w literaturze prawniczej oraz orzecznictwie, przyjąć należy, że wskutek udzielenia absolutorium przez zgromadzenie wspólników następuje zrzeczenie się przez spółkę dochodzenia roszczeń (lub ewentualnych roszczeń) z tytułu wyrządzenia szkody przez działania członka zarządu. Absolutorium wywoła taki skutek jednak tylko wówczas, gdy działania członka zarządu zostały rzetelnie przedstawione zgromadzeniu wspólników a zgromadzenie miało pełną wiedzę na temat jego działań. Wówczas członek zarządu będzie wolny od odpowiedzialności wobec spółki. Absolutorium nie zwolni członka zarządu z odpowiedzialności wobec spółki, jeżeli uchwała zgromadzenia wspólników została podjęta na podstawie nieprawdziwych lub niepełnych informacji, co nie pozwoliło wspólnikom właściwie ocenić działań członka zarządu.

Uchwała w sprawie udzielenia absolutorium

Uchwała zgromadzenia wspólników w sprawie udzielenie absolutorium członkom zarządu stanowi obligatoryjny element każdorocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Absolutorium udzielane jest indywidualnie poszczególnym członkom zarządu, a nie całemu organowi. W praktyce dochodzi niekiedy do sytuacji, w której jedni członkowie zarządu otrzymują absolutorium, a inni, których działania w minionym roku obrotowym zostały ocenione negatywnie, nie otrzymują skwitowania za miniony rok obrotowy.

Z praktycznego punktu widzenia należy pamiętać, że uchwała dotycząca absolutorium powinna być formułowana w sposób pozytywny, tj. w sprawie udzielenia absolutorium. Nie należy w porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników zamieszczać uchwały w sprawie nieudzielenia absolutorium. W przypadku takiej uchwały oddanie większości głosów przeciw uchwale nie będzie powodować udzielenia absolutorium, a jedynie spowoduje niepowzięcie uchwały o odmowie udzielenia absolutorium.

Udzielenie absolutorium jest sprawą osobową, co powoduje, że wymaga głosowania tajnego (tajność nie jest wymagana w przypadku spółki jednoosobowej, w której zachowanie tajności głosowania jest niewykonalne). Podjęcie uchwały w głosowaniu jawnym stanowi przesłankę do zaskarżenia uchwały w drodze powództwa o stwierdzenie jej nieważności. Ważne, aby pamiętać, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium (w spółce jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu uchwały w sprawie udzielenia absolutorium nie podejmuje się wcale).

Uchwała o udzieleniu absolutorium podejmowana jest bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli uchwałą nie uzyska większości wymaganej ustawą lub umową spółki to uznaje się, że zgromadzenie odmówiło udzielenia absolutorium. Nie ma wówczas konieczności podejmowania dodatkowej uchwały. Odmowa udzielenia absolutorium nie stanowi automatycznie decyzji spółki o skierowaniu roszczeń przeciwko członkowi zarządu. Ewentualne działania przeciwko członkowi zarządu muszą być poprzedzone odrębną uchwałą zgromadzenia wspólników.

Niekiedy zdarza się w praktyce, że uchwała o udzieleniu absolutorium nie była w ogóle głosowana przez zgromadzenie wspólników. Dla członka zarządu, z uwagi na niepewność co do oceny jego działań przez spółkę, może być to sytuacja niekomfortowa, dlatego za dopuszczalne uznaje się możliwość złożenia przez takiego członka zarządu pozwu przeciwko spółce o ustalenie, że spółce nie przysługują roszczenia odszkodowawcze z tytułu pełnienia obowiązków członka organu spółki w określonym roku obrotowym.

Od dnia 1 marca 2019 r. dopuszczalne jest przeprowadzenie głosowania nad uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników, w tym w sprawie udzielenia absolutorium członkom zarządu, także w formie pisemnej.

Uprawnienie byłych członków zarządu

Byli członkowie zarządu, których mandaty wygasły przed dniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, przysługuje prawo do uczestniczenia w zgromadzeniu, przeglądania sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładania do nich opinii na piśmie. Aby skorzystać z tego prawa wymagane jest złożenie aktualnemu zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników żądania umożliwienia skorzystania z ww. prawa. Ani umowa spółki, ani uchwała żadnego z organów spółki nie może wyłączać tego praw byłych członków organów spółki.

Kompetencja do zwoływania zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników sp. z o.o. należy do zarządu spółki. Nie może być ona ograniczona ani tym bardziej całkowicie wyłączona na mocy postanowień umowy spółki ani na podstawie uchwał żadnego z organów spółki.

Zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników w ramach prowadzenia spraw spółki, co należy do jego obowiązków. Zwołanie zgromadzenia należy kwalifikować jako czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki, co powoduje, że – w przypadku zarządu wieloosobowego – zwołanie zgromadzenia powinno być poprzedzone uchwałą zarządu, która powinna zawierać postanowienie o zwołaniu zgromadzenia, wskazywać datę, godzinę i miejsce jego odbycia oraz porządek obrad. Uchwała zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników podjęta powinna być bezwzględną większością głosów, o ile umowa spółki nie wprowadza innych wymogów. W podejmowaniu uchwały powinni brać wszyscy członkowie zarządu, a przynajmniej wszyscy powinni być prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu z porządkiem obrad przewidującym podjęcie ww. uchwały. Rekomendowane jest, aby czynność zwołania zgromadzenia była wykonana zgodnie z zasadami reprezentacji spółki przez zarząd.

Zarząd sp. z o.o. ma obowiązek raz w roku zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników z terminem obrad nie późniejszym niż 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Zasadą jest również zobowiązany od zwoływania nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników ilekroć wymagają tego przepisy lub umowa spółki, np. gdy bilans wykazuje stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, albo gdy wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 10% kapitału zakładowego zażądają zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Członek zarządu, który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników, podlega grzywnie do 20.000 zł. Oczywiście obok odpowiedzialności karnej w grę wchodzić może również odpowiedzialność dyscyplinarna, która skutkować może odwołaniem z zarządu.

Rada nadzorcza / Komisja rewizyjna

Jeżeli zarząd sp. z o.o. nie zwoła zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie wynikającym z ustawy lub z umowy spółki, to uprawnienie do zwołania tego zgromadzenia uzyskuje rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej). Biorąc pod uwagę, że zaproszenia na zwyczajne zgromadzenie wspólników powinny być wysłane z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem (wg zasad ustawowych niemodyfikowanych umową spółki), to uprawnienie organu nadzoru do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników powstanie najwcześniej na 2 tygodnie przed upływem 6 miesięcy od końca danego roku obrotowego.

Organ nadzoru, tj. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, ma prawo do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uzna za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia zarządowi odpowiedniego żądania przez organ nadzoru. Organ nadzoru, zanim zwoła zgromadzenie, powinien w pierwszej kolejności wezwać zarząd do zwołania zgromadzenia. Warto, aby żądanie złożone zarządowi poprzedzone zostało uchwałą organu nadzoru. Jeżeli zarząd spółki nie zwoła zgromadzenia w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania przez organ nadzoru, uprawnienie do zwołania zgromadzenia przechodzi na ten organ.

Inne podmioty

Wspólnicy mogą w umowie spółki z o.o. postanowić, że uprawnienie do zwoływania zwyczajnych lub nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników – ale tylko i wyłącznie w sytuacjach, w których zarząd nie wykona swojego obowiązku i nie zwoła zgromadzenia – będzie przysługiwać innym podmiotom niż organ nadzoru. Dopiero niewykonanie obowiązku przez zarząd aktualizować może uprawnienie do zwołania zgromadzenia przez podmiot wskazany w umowie spółki (zasada taka sama jak w przypadku zwoływania zgromadzenia przez organ nadzoru).

Przepisy prawa nie wskazują choćby przykładowej listy podmiotów, którym wspólnicy mogą w umowie spółki przyznać takie uprawnienie. Przyjmuje się w praktyce, że takim podmiotem może być w szczególności jeden ze wspólników, np. większościowy udziałowiec, przewodniczący rady nadzorczej lub członek zarządu spółki dominującej. Z reguły unika się rozwiązań, w których uprawnionym podmiotem jest osoba spoza spółki lub grupy kapitałowej, do której spółka należy.

Szczególne regulacje kodeksowe przewidują jeszcze kilka innych podmiotów, które w określonych sytuacjach mogą zwołać zgromadzenie wspólników sp. z o.o. Po pierwsze uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników, które ma podjąć uchwałę o powołaniu władz spółki, przysługuje na podstawie kuratorowi spółki powołanemu na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Po drugie uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników przysługuje likwidatorom spółki, którzy zwołują zgromadzenia w okresie likwidacji spółki. Po trzecie zgromadzenie wspólników sp. z o.o. może zwołać upoważniony przez sąd wspólnik lub wspólnicy, którzy żądali sądowego upoważnienia do zwołania zgromadzenia wspólników.

Podstawowe zasady

Z powyższej regulacji wynika, że – po pierwsze – członkom zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać przyznane wynagrodzenie. Po drugie, wysokość wynagrodzenia ma charakter uznaniowy. Po trzecie, to zgromadzenie wspólników ma kompetencję do wprowadzenia wynagrodzenia dla członków zarządu oraz ustalenia zasad jego przyznawania.

Uchwała jako podstawa wypłaty wynagrodzenia

Przywołana regulacja posługuje się sformułowaniem „w szczególności” co oznacza, że nie zawiera katalogu zamkniętego zasad wynagradzania członków zarządu, ale wymienia tylko przykłady takich zasad. Wspólnicy mogą zatem uchwałą postanowić np. że wynagrodzenie otrzymywać będą imiennie wskazani członkowie zarządu, może także ujmować prawo do wynagrodzenia abstrakcyjnie przyznając je wszystkim każdoczesnym członkom tego organu. Do decyzji wspólników należy, czy uzależnią wysokość wynagrodzenia od wymiernych rezultatów sprawowania funkcji przez członków zarządu, ustalając np. KPI (key performance indicators), czy też przyjmą stałą stawkę. Wspólnicy mogą również przyjąć, że na wynagrodzenie członka zarządu składają się np. wynagrodzenie stałe oraz wynagrodzenie zmienne uzależnione od określonych czynników, np. wyników finansowych spółki, poziomu sprzedaży, wypadkowości, etc. Stopień szczegółowości uchwał zależy od woli wspólników. Jeżeli spółka nie zawrze z członkiem zarządu umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (kontraktu menedżerskiego), to podstawą dla wypłaty wynagrodzenia będzie wyłącznie uchwała zgromadzenia wspólników. Jeżeli zatem spółka nie przewiduje dodatkowej umowy, to warto, aby uchwała była na tyle jednoznaczna, aby nie było wątpliwości co do sposobu ustalania należnego członkowi zarządu wynagrodzenia.

Dodatkowa umowa

W sytuacji, w której spółka zawiera z członkiem zarządu dodatkową umowę, kwestia ustalania wynagrodzenia wygląda nieco inaczej. Wówczas wynagrodzenie członków zarządu określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Przez organ należy rozumieć albo radę nadzorczą albo zgromadzenie wspólników. Rada nadzorcza będzie określać wynagrodzenie, jeżeli to ona będzie reprezentować sp. z o.o. w umowie z członkiem zarządu.

Rada nadzorcza

Jeżeli podpisanie umowy poprzedzało podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników o zasadach wynagradzania członków zarządu, to zadaniem rady nadzorczej będzie potwierdzenie wynagrodzenia wynikającego z uchwały, ewentualnie jego dookreślenie w przypadku, gdy uchwała wyznacza tylko zasady ustalania wynagrodzenia, np. jego widełki albo dopuszczalne składowe wynagrodzenia. Rada nadzorcza musi „poruszać się” w granicach wyznaczonych uchwałą zgromadzenia wspólników.

Zgromadzenie wspólników

Jeżeli umowa z członkiem zarządu ma być podpisywana przez pełnomocnika wybranego przez zgromadzenie wspólników (np. wówczas, gdy w spółce nie ma rady nadzorczej), to zadanie określenia wynagrodzenia należy do zgromadzenia wspólników. Zgromadzenie wspólników może dokonać tego ustalenia już w uchwale o zasadach wynagradzania członków zarządu, ale może także dokonać doprecyzowania wynagrodzenia w uchwale, w której dokonuje powołania pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Ta druga uchwała będzie wówczas miała charakter doprecyzowujący zakres udzielanego pełnomocnikowi umocowania, który dzięki niej będzie dokładnie wiedział na jakich zasadach może zawrzeć umowę z członkiem zarządu.

Pełnomocnik

Jeżeli zgromadzenie wspólników nie doprecyzowało w uchwale o zasadach wynagradzania członków zarządu wysokości wynagrodzenia, a jedynie wskazało kryteria jego ustalania, i jednocześnie przy umowie spółki nie będzie reprezentować rada nadzorcza (choćby dlatego, że nie ma w sp. z o.o. takiego organu), to zadanie ustalenia wysokości wynagrodzenia spoczywać będzie na pełnomocniku powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników.

Każdy z opisanych powyżej wariantów przemawia za rozwiązaniem, w którym uchwała zgromadzenia wspólników określająca zasady wynagradzania członków zarządu jest możliwie jasna i – o ile nie czyni tego wprost – to pozwala na ustalenie wynagrodzenia członka zarządu w prosty sposób oparty na czytelnych kryteriach.

Rezygnacja członka zarządu, obok jego śmierci, oraz odwołania ze składu zarządu, jest jedną z przyczyn wygaśnięcia mandatu członka zarządu. Członek zarządu może w każdej chwili złożyć rezygnację. Jego swoboda w tym zakresie nie może być ograniczona umową spółki, w szczególności skuteczność rezygnacji nie może być uzależniona np. od zgody spółki czy uchwały zgromadzenia wspólników. Z praktycznego punktu widzenia warto wskazać, że członek zarządu może zrezygnować ze skutkiem na określony przez niego dzień w przyszłości, np. z końcem bieżącego miesiąca kalendarzowego.

Przyczyny rezygnacji

Skuteczność rezygnacji nie jest uzależniona od tego, czy zaistniały ważne przyczyny dla jej złożenia. Do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się jednak odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Oznacza to m.in., że jeżeli członek zarządu pełni funkcję w zarządzie odpłatnie, a rezygnacja nastąpiła bez ważnego powodu, to będzie odpowiedzialny za szkodę, którą spółka poniosła wskutek jego bezzasadnej rezygnacji. W związku z powyższym – w sytuacji pobierania wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie – należy składając rezygnację wskazać spółce ważne przyczyny, dla których została złożona. To, czy spółka uwzględni te przyczyny jako ważne, oraz czy nie będzie twierdzić, że poniosła wskutek rezygnacji szkody, może być istotne dla ewentualnego roszczenia odszkodowawczego wobec byłego członka zarządu.

Forma rezygnacji

Przepisy prawa nie zastrzegają dla rezygnacji z zarządu żadnej szczególnej formy. W związku z powyższym może ona zostać zakomunikowana poprzez każde zachowanie o ile ujawnia ona w sposób dostateczny wolę rezygnacji. Dla celów dowodowych, w szczególności z punktu widzenia samego członka zarządu, ale również ze względów praktycznych związanych ze zgłoszeniem zmiany w składzie zarządu do KRS, warto, aby rezygnacja została udokumentowana. Najczęściej przybiera ona formę pisemnego oświadczenia. W sytuacji, w której rezygnację składa jedyny członek zarządu w spółce, w której jest jednocześnie jedynym wspólnikiem, rekomendowane jest, aby rezygnacja została sporządzona w formie aktu notarialnego.

Adresat rezygnacji

Po wielu latach kontrowersji w tym zakresie Sąd Najwyższy podjął uchwałę w składzie 7 sędziów, która – stanowiąc zasadę prawa – rozstrzyga, że członek zarządu powinien złożyć rezygnację innemu członkowi zarządu lub prokurentowi (może być po prostu wysłana na adres spółki), chyba że jest jedynym członkiem zarządu w spółce, w której jest jedynym wspólnikiem. W takiej sytuacji powinien rezygnację złożyć w formie aktu notarialnego. O rezygnacji notariusz zawiadamia wówczas sąd rejestrowy za pomocą systemu teleinformatycznego.

Szczególne rozwiązanie prawne przewidziane jest na wypadek, gdy rezygnację składają wszyscy członkowie zarządu albo ostatni członek zarządu. Otóż, jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. Obowiązek zwołania zgromadzenia oraz określenie dnia skuteczności rezygnacji mają na celu umożliwienie wspólnikom spółki zapewnienia ciągłości funkcjonowania zarządu. Na zgromadzeniu powinien być powołany co najmniej jeden członek zarządu. Sytuacja komplikuje się, gdy zgromadzenie nie ma kompetencji do powołania zarządu, ale uprawnienie to przysługuje np. radzie nadzorczej, wspólnikowi lub podmiotowi spoza spółki. W takiej sytuacji może teoretycznie dojść do przerwania ciągłości zarządu, ponieważ zgromadzenie nie będzie w stanie uzupełnić jego składu ani zapobiec skuteczności rezygnacji z dniem następującym po dniu zgromadzenia.

Co istotne powyższa zasada składania rezygnacji przez wszystkich członków zarządu albo przez ostatniego z nich może być modyfikowana wolą wspólników postanowieniami umowy spółki. Znajdzie jednak zastosowanie w tych spółkach, w których umowa nie porusza tego zagadnienia.

Na koniec warto zarekomendować, aby w oświadczeniu przekazywanym do spółki (względnie wspólników) wskazywać, że rezygnacja dotyczy funkcji w zarządzie. Pozwoli to uniknąć wątpliwości co do tego, że intencją jest całkowite wyjście z zarządu a nie tylko rezygnacja z funkcji pełnionej w ramach zarządu, np. wiceprezesa zarządu.

W spółce z o.o. obowiązuje zasada, zgodnie z którą w umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Celem tej zasady jest ochrona interesu spółki z o.o. na wypadek potencjalnego konfliktu interesów, który może zaistnieć w sytuacji, gdy po obu stronach umowy występować miałaby ta sama osoba lub gdy w umowie z członkiem zarządu spółkę reprezentować miałby inny członek zarządu. Powyższa zasada eliminuje możliwość działania członka zarządu i tym samym uchyla ryzyko braku bezstronności a w konsekwencji nadużyć ze strony członka zarządu a nawet działania na szkodę spółki. Wyłączenie możliwości reprezentowania spółki przez zarząd w umowach między spółką a członkiem zarządu ma charakter obligatoryjny, tzn. że umowa spółki nie może go uchylić ani modyfikować. Niedopuszczalne jest przyznanie umową spółki lub uchwałą jakiegokolwiek organu spółki kompetencji do reprezentowania spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu przez inny organ niż rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik. Jeżeli w spółce z o.o. nie ma rady nadzorczej, ale jest za to komisja rewizyjna, to nie może ona reprezentować spółki w umowie z członkiem zarządu. Konieczne w takiej sytuacji jest powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników.

Reprezentacja przez radę nadzorczą

Rada nadzorcza spółki z o.o. jest organem kolegialnym, co powoduje, że jej członkowie w umowie z członkiem zarządu powinni działać łącznie, w szczególności wszyscy członkowie rady nadzorczej powinni podpisać umowę. Od zasady działania kolegialnego można odstąpić o ile umowa spółki z o.o., regulamin rady nadzorczej lub uchwała samej rady nadzorczej, daje do tego podstawę poprzez ustanowienie upoważnienia dla jednego lub kilku członków rady nadzorczej do zawarcia umowy z członkiem zarządu. W praktyce obrotu z reguły rada nadzorcza, po podjęciu uchwały w przedmiocie ustalenia warunków umowy, upoważnia jednego ze swoich członków do podpisania umowy z członkiem zarządu. Uchwała rady nadzorczej powinna określać wszystkie istotne elementy umowy z członkiem zarządu, nie pozostawiając swobody członkowi rady nadzorczej podpisującemu umowę. Uchwała nie jest konieczna, gdy podpisy pod umową składają wszyscy członkowie rady nadzorczej. Warto pamiętać, że błędna jest spotykana niekiedy praktyka podejmowania uchwały o udzielaniu przez radę nadzorczą jednemu z jej członków, z reguły przewodniczącemu, ogólnego upoważnienia do zawierania umów w imieniu spółki. Każda umowa z członkiem zarządu wymaga odrębnego upoważnienia do dokonania w zastępstwie rady nadzorczej technicznej czynności podpisania umowy.
Warto pamiętać, że zasada szczególnej reprezentacji spółki w umowach z członkiem zarządu rozciąga się także na jednostronne czynności wykonywane przez spółkę w ramach tych umów, które mają na celu modyfikację lub wygaśnięcie umowy, np. oświadczenie spółki w ramach aneksu, jak również o rozwiązaniu umowy lub o odstąpieniu od umowy powinny być złożone przez spółkę reprezentowaną przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Zasada mówi bowiem o reprezentowaniu „w umowach” a nie tylko „przy zawieraniu umów”.

Reprezentacja przez pełnomocnika

Pełnomocnik powoływany uchwałą zgromadzenia wspólników nie jest pełnomocnikiem tego organu, ale jest pełnomocnikiem samej spółki (mimo że pełnomocnictwo nie jest udzielane przez zarząd). Przepis kodeksowy wyraźnie mówi o powołaniu uchwałą zgromadzenia wspólników (a nie uchwałą wspólników), co powoduje, że uchwała o powołaniu pełnomocnika nie może być podjęta bez odbycia zgromadzenia wspólników. Nie można ustanowić pełnomocnika uchwałą podjętą w trybie głosowania pisemnego. Podjęcie uchwały o powołaniu specjalnego pełnomocnika może nastąpić w zwykłej formie pisemnej. Nie jest wymagana dla ważności uchwały żadna forma szczególna. Jako pełnomocnik może być umocowany przez zgromadzenie wspólników także inny członek zarządu spółki z o.o., pod warunkiem, że nie jest stroną czynności, do której zawarcia został umocowany w imieniu spółki.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Szczególna sytuacja

W przypadku gdy wspólnik jest jedynym udziałowcem spółki z o.o. i zarazem jedynym członkiem zarządu, to wszelkie czynności prawne między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymagają formy aktu notarialnego. W takiej sytuacji spółki nie reprezentuje ani rada nadzorcza ani pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Forma aktu notarialnego musi być zachowana zarówno w przypadku jednostronnych oświadczeń składanych przez wspólnika spółce, którą jednocześnie reprezentuje, jak i w przypadku oświadczeń spółki składanych temu wspólnikowi. Odstępstwo od zasady reprezentacji spółki przez radę nadzorczą lub pełnomocnika jest możliwe, ponieważ interes spółki chroniony jest w inny sposób, mianowicie poprzez zaangażowanie notariusza, który o każdorazowym dokonaniu czynności prawnej między spółką a jej jedynym wspólnikiem będącym jedynym członkiem zarządu, zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Oceniając to, czy należy ujawnić sprzeczność interesów oraz wstrzymać się od głosu, członek zarządu powinien przeprowadzić prosty test polegający na udzieleniu odpowiedzi na pytanie: czy w związku z rozstrzygnięciem danej sprawy on sam, jego współmałżonek, krewni lub powinowaci do drugiego stopnia bądź osoby, z którymi jest powiązany osobiście, mogą odnieść korzyść kosztem spółki? Zachowanie członka zarządu, w tym ewentualne wstrzymanie się od głosu, uzależnione jest od odpowiedzi na ww. pytanie. Dla przykładu: członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od głosu, jeżeli zarząd rozważa zawarcie kontraktu z partnerką życiową członka zarządu na warunkach preferencyjnych dla tej ostatniej w porównaniu z warunkami rynkowymi.

O ile sprzeczność interesów wydaje się w miarę jasna i w konkretnej sprawie z reguły można ją stosunkowo łatwo dostrzec, to kwestia tego, kogo uznawać za osobiście powiązanego z członkiem zarządu budzi większe wątpliwości. Pojęcie to nie jest w żaden sposób zdefiniowane przepisami dlatego członek zarządu powinien szczególną uwagę zwracać na to, w jaki sposób podejmowane w ramach zarządu rozstrzygnięcia mogą skutkować dla jego najbliższego otoczenia. W literaturze przedmiotu wskazuje się, że powiązanie osobiste należy interpretować jako szczególny stosunek faktyczny lub prawny z inną osobą, który nie musi być w żaden sposób sformalizowany. W praktyce powiązanie osobiste zachodzi np. pomiędzy konkubentami, narzeczonymi, przyjaciółmi, partnerami biznesowymi, czy jakąkolwiek osobą mającą wpływ na członka zarządu. W zależności od konkretnego przypadku powiązanie osobiste może mieć miejsce w różnych konfiguracjach a jego istotą jest taka relacja personalna, która budzi wątpliwości co do bezstronności członka zarządu.

Jeżeli posiedzenie zarządu jest protokołowane, to członek zarządu ma prawo zażądać zaznaczenia w protokole, że ujawnił sprzeczność interesów i wstrzymał się od głosu. Od praktyki danego zarządu zależy, czy w protokole znajdzie się uzasadnienie i opis powodów, dla których członek zarządu skorzystał ze swojego prawa. Skutkiem powstrzymania się członka zarządu od rozstrzygnięcia danej sprawy będzie brak jego podpisu pod uchwałą zarządu, która tej sprawy dotyczyła. Z uwagi na coraz częstsze podejmowanie przez zarządy sp. z o.o. uchwał z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. wiadomości mailowych, członek zarządu, który dostrzeże sprzeczność interesów, powinien ujawnić ten fakt w odrębnym oświadczeniu skierowanym do pozostałych członków zarządu. Dla celów dowodowych rekomendowane jest, aby oświadczenie miało formę pisemną lub co najmniej dokumentową (mail, faks), po to, aby można było je zachować na przyszłość. Członek zarządu będzie dzięki temu zabezpieczony na wypadek sytuacji, w której będzie musiał wykazać, że nie działał w sposób sprzeczny z prawem.

Z praktycznego punktu widzenia bardzo ważne jest, aby pamiętać, że członka zarządu, który wstrzymuje się od głosu w związku z ujawnioną sprzecznością interesów, należy uwzględnić przy ustalaniu kworum posiedzenia. Równie ważne jest to, aby faktu wstrzymania się od głosu nie utożsamiać z głosem wstrzymującym się, który wliczany jest do puli głosów oddanych. Takiego wliczenia nie można dokonywać ponieważ członek zarządu, wstrzymując się od rozstrzygania sprawy i głosu z powodu sprzeczności interesu, nie oddaje żadnego głosu.

Nakaz ujawnienia sprzeczności interesów oraz wstrzymania się od głosu służy przede wszystkim zwiększeniu transparentności w zarządzaniu spółką w sytuacji, gdy zaistnieje potencjalny bądź realny konflikt interesów. Przedmiotem ochrony nie jest w tym przypadku interes członka zarządu, ale interes samej spółki oraz jej udziałowców. Warto pamiętać, że decyzja powzięta z udziałem członka zarządu, który pomimo obowiązku nie wstrzymał się od głosu, będzie dla spółki wiążąca, np. umowa zawarta przez spółkę będzie ważna. Jeżeli jednak sprzeczność interesów zostanie ujawniona później ujawniona, to brak wstrzymania się od głosu może stanowić podstawę do pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki.

Na koniec w ramach przypomnienia wyjaśnienie terminu, który niekiedy budzi wątpliwości: powinowactwo to stosunek łączący jednego małżonka z krewnymi drugiego małżonka. W kręgu powinowatych do drugiego stopnia znajdują się np. teściowa, szwagier lub pasierb.

Z punktu widzenia członka zarządu kluczowe jest ustalenie co oznaczają interesy konkurencyjne oraz konkurencyjność spółki, których dotyczy zakaz. Wprawdzie definicji tych pojęć nie odnajdziemy w przepisach, to wydaje się że przez interes konkurencyjny należy rozumieć działalność pozostająca w takim związku z działalnością spółki, że nie jest ona obojętna dla jej sytuacji rynkowej. Dla zaistnienia konkurencyjności konieczne jest istnienie elementu rywalizacji, co oznacza, że konkurencyjne działania wobec spółki muszą mieć na celu uzyskanie przewagi nad nią lub wzmocnienie pozycji wobec niej, z czym wiązać się musi ryzyko straty bądź osłabienia pozycji spółki wobec konkurentów. Zajmowanie się interesami konkurencyjnymi może polegać w praktyce na zatrudnieniu bądź świadczeniu usług na rzecz podmiotu konkurencyjnego wobec spółki bądź na prowadzeniu działalności gospodarczej na własny lub cudzy rachunek, która uniemożliwia, ogranicza lub utrudnia osiągnięcie sukcesu przez spółkę na polach aktywności, na których spółka działa. Zakazana aktywność nie musi zawsze przybierać formalnego charakteru, ale może także polegać na działaniach faktycznych, np. na przekazywaniu informacji o kontrahentach spółki, metodach produkcji, kalkulacjach cen i kosztów. Może to być także nieodpłatne doradztwo czy praktyczny instruktaż udzielany pracownikom konkurencji.

Członek zarządu nie może uczestniczyć w spółce konkurencyjnej. Spółka konkurencyjna to każda spółka działająca na podstawie polskich przepisów, tj. spółka cywilna, jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna, spółka z o.o., prosta spółka akcyjna i spółka akcyjna, która konkuruje w jakikolwiek sposób ze spółką, w której członek zarządu pełni funkcję. Co istotne zakazane jest także posiadanie statutu komandytariusza w spółce komandytowej bądź komandytowo-akcyjnej.

Ustawowy zakaz konkurencji ma charakter względnie obowiązujący, tzn. że członek zarządu może zostać z niego zwolniony. Dopuszczalne jest zajmowanie się interesami konkurencyjnymi lub uczestniczenie w spółce konkurencyjnej, ale tylko za zgodą organu uprawnionego do powołania zarządu. Wspólnicy mogą w umowie spółki odmiennie określić zasady udzielania takiej zgody, np. umowa spółki może wskazywać osobę (np. wspólnika) lub organ (np. radę nadzorczą) udzielający zgody na zajmowanie się interesami konkurencyjnymi, ustalać warunki przyznania zgody oraz jej warunki, np. maksymalny okres, na który jest wydawana, lub wskazanie podmiotu konkurencyjnego, w którym członek zarządu może posiadać udziały.

W praktyce przyjmuje się, że w umowie sp. z o.o. nie można w sposób generalny uchylić zakazu konkurencji. Dopuszcza się jednak rozwiązanie, w którym wolą wspólników umowa spółki wyłącza konkretne obszary spod zakazu konkurencji i pozwala się np. na pełnienie funkcji członka zarządu w konkretnym podmiocie konkurencyjnym bądź posiadanie w nim udziałów lub akcji. Warto pamiętać, że umowa spółki z o.o. może zaostrzyć ustawowy zakaz konkurencji, np. zakazać członkowi zarządu korzystania z uprawnienia do powoływania członków rady nadzorczej spółki konkurencyjnej lub obniżyć procentowy próg udziałów, których posiadanie w spółce konkurencyjnej jest dozwolone.

Dla zarządów i wspólników sp. z o.o., którzy w zarządzaniu spółką sięgają po wsparcie profesjonalnych menedżerów, rekomendowanym rozwiązaniem jest uzupełnienie ustawowego zakazu konkurencji o dodatkową umowę o zakazie konkurencji zawieraną z takim menedżerem, w której możliwe będzie należyte zabezpieczenie prawne spółki poprzez zaadresowanie wszystkich ryzyk związanych z potencjalnie konkurencyjną działalnością członka zarządu.