Dlaczego zarząd nadal odpowiada za rachunkowość spółki mimo współpracy z księgowym?

Jeżeli prowadzisz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, musisz wiedzieć, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym nie przenosi całej odpowiedzialności za finanse firmy na księgowego. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za wykonywanie obowiązków rachunkowych odpowiada kierownik jednostki, czyli najczęściej zarząd spółki. Oznacza to, że członkowie zarządu odpowiadają za prawidłowe prowadzenie dokumentacji, terminowe składanie sprawozdań finansowych do KRS, nadzór nad rozliczeniami podatkowymi oraz zgodność danych finansowych ze stanem rzeczywistym. Jeżeli w dokumentacji pojawią się błędy, urząd skarbowy albo sąd rejestrowy w pierwszej kolejności analizuje działania zarządu, a nie samego księgowego.

To bardzo ważne już na etapie zakładanie spółki z o. o., ponieważ wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że biuro
rachunkowe „przejmuje odpowiedzialność”. Księgowy wykonuje określone czynności techniczne i ewidencyjne, ale nie zarządza przedsiębiorstwem. Jeżeli nie dostarczysz faktur, ukryjesz zobowiązania albo podpiszesz nierzetelne dokumenty, odpowiedzialność nadal pozostaje po stronie zarządu.

Za jakie konkretne działania odpowiada księgowy prowadzący księgi rachunkowe?

Zakres odpowiedzialności księgowego wynika przede wszystkim z zawartej umowy oraz przepisów prawa podatkowego i rachunkowego. Księgowy odpowiada za prawidłowe księgowanie dokumentów, prowadzenie ewidencji VAT, przygotowywanie deklaracji podatkowych, sporządzanie zestawień finansowych oraz zachowanie zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami. Jeżeli błędnie zaksięguje fakturę, nieprawidłowo obliczy podatek albo nie dochowa należytej staranności zawodowej, może ponosić odpowiedzialność cywilną za wyrządzoną szkodę.

Musisz jednak odróżnić obowiązki księgowego od obowiązków zarządczych. Księgowy nie decyduje o zaciąganiu zobowiązań, nie podpisuje umów handlowych w imieniu spółki i nie odpowiada za brak środków na podatki lub składki ZUS. Jeżeli zarząd zataja dokumenty albo świadomie podejmuje działania naruszające przepisy, księgowy nie przejmuje odpowiedzialności za te decyzje. Z tego powodu profesjonalne zakładanie spółki z o. o. powinno obejmować przygotowanie jasnych procedur dotyczących obiegu dokumentów, terminów przekazywania faktur oraz zasad komunikacji pomiędzy zarządem a księgowością.

Jakie obowiązki zarządu pozostają aktualne mimo obsługi księgowej?

Wielu przedsiębiorców skupia się wyłącznie na wyborze biura rachunkowego, zapominając, że zarząd nadal ma obowiązek realnego nadzoru nad finansami spółki. To członkowie zarządu odpowiadają za kontrolowanie płynności finansowej, terminowe opłacanie zobowiązań publicznoprawnych oraz reagowanie na problemy finansowe przedsiębiorstwa. Jeżeli spółka traci zdolność do regulowania zobowiązań, zarząd ma obowiązek analizować sytuację finansową i podejmować działania zgodne z przepisami prawa upadłościowego.

Do najważniejszych obowiązków zarządu należą:

• terminowe składanie sprawozdań finansowych do KRS,

• przekazywanie księgowości kompletnych i prawdziwych dokumentów,

• nadzorowanie rozliczeń podatkowych i składek ZUS,

• kontrolowanie przepływów finansowych spółki,

• reagowanie na ryzyko niewypłacalności,

• zatwierdzanie sprawozdań finansowych oraz decyzji podatkowych.

Już podczas procesu zakładania spółki z o. o. warto ustalić, kto odpowiada za konkretne obszary finansowe, kto kontaktuje się z biurem rachunkowym oraz kto kontroluje terminy podatkowe.

Kiedy członek zarządu może odpowiadać własnym majątkiem za zobowiązania spółki?

Odpowiedzialność członków zarządu nie ogranicza się wyłącznie do obowiązków organizacyjnych. Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość przeniesienia odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki bezpośrednio na członków zarządu. Dzieje się tak między innymi wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki okazuje się bezskuteczna, a zarząd nie złożył w odpowiednim czasie wniosku o ogłoszenie upadłości albo nie wykazał, że brak działania nastąpił bez jego winy. Odpowiedzialność może obejmować zaległy VAT, CIT oraz składki ZUS.

Jeżeli prowadzisz spółkę, musisz pamiętać, że urząd skarbowy analizuje realne działania zarządu. Znaczenie mają terminy podejmowanych decyzji, dokumentacja finansowa, reakcja na zadłużenie oraz sposób nadzorowania księgowości. Sam fakt korzystania z usług biura rachunkowego nie stanowi ochrony przed odpowiedzialnością finansową członków zarządu. Dlatego profesjonalne zakładanie spółki z o. o. powinno obejmować nie tylko kwestie rejestracyjne, ale również wdrożenie procedur dotyczących kontroli zobowiązań, monitorowania płynności finansowej oraz archiwizacji dokumentacji podatkowej.

Gdzie przebiega rzeczywista granica kompetencji pomiędzy księgowym a zarządem?

Granica kompetencji pomiędzy księgowym a zarządem przebiega pomiędzy wykonywaniem czynności ewidencyjnych a podejmowaniem decyzji dotyczących funkcjonowania spółki. Księgowy odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg, rozliczenia podatkowe i zgodność dokumentacji z przepisami. Zarząd odpowiada za decyzje finansowe, zarządzanie ryzykiem, legalność działań spółki oraz nadzór nad całością procesów finansowych.

Musisz również pamiętać, że biuro rachunkowe działa wyłącznie na podstawie dokumentów dostarczonych przez przedsiębiorcę. Jeżeli dokumentacja jest niekompletna, nierzetelna albo przekazywana po terminie, wzrasta ryzyko błędów podatkowych i sporów z organami kontrolnymi. Właśnie dlatego już na etapie zakładania spółki z o. o. ogromne znaczenie ma stworzenie przejrzystego systemu raportowania, kontroli finansowej oraz obiegu dokumentów. Dobrze zorganizowana współpraca pomiędzy zarządem a księgowością ogranicza ryzyko odpowiedzialności podatkowej, problemów podczas kontroli skarbowych oraz błędów w sprawozdawczości finansowej.

Ramy prawne i klasyfikacja ryzyka systemów AI w HR i księgowości

Regulacja AI Act (Regulation (EU) 2024/1689) weszła w życie 1 sierpnia 2024 r. i wprowadziła podejście bazujące na klasyfikacji ryzyka:

• zabronione systemy AI,
• systemy wysokiego ryzyka (high risk),
• systemy wymagające transparentności,
• inne systemy mniej ryzykowne.

W obszarze HR systemy do selekcji, oceny wydajności czy podejmowania decyzji kadrowych AI jest klasyfikowane najczęściej jako high risk, co pociąga za sobą surowe obowiązki takie jak audyt, nadzór człowieka, monitoring i dokumentacja. W praktyce oznacza to, że każda organizacja wdrażająca takie rozwiązania powinna opracować wzór polityki AI, który jasno określa zasady nadzoru, zakres odpowiedzialności i sposób dokumentowania działania systemów sztucznej inteligencji, aby zapewnić pełną zgodność z wymogami regulacyjnymi.

Tymczasem w księgowości AI zazwyczaj nie ingeruje bezpośrednio w prawa osób fizycznych, lecz działa na poziomie procesów finansowych, choć gdy analizuje dane kontrahentów czy dane kadrowe, nadal wchodzi w zakres RODO. W rezultacie organizacje stosujące AI w HR i księgowości muszą równolegle respektować przepisy RODO oraz prawo związane z AI w firmie, obejmujące zarówno zasady przetwarzania danych, prawa osób i oceny skutków, jak i obowiązki wynikające z AI Act, takie jak obowiązek oceny ryzyka, rejestracji i zapewnienia nadzoru człowieka.

AI w HR i księgowości – Zasady zgodności RODO w zastosowaniach AI

RODO a sztuczna inteligencja to obecnie jeden z najważniejszych obszarów regulacyjnych w Unii Europejskiej. RODO (GDPR) nakłada fundamentalne zasady:

• celowość,
• minimalizacja danych,
• przejrzystość,
• ograniczenie przechowywania,
• integralność,
• poufność.

Gdy AI przetwarza dane osobowe w HR, na przykład przy profilowaniu kandydatów lub w księgowości przy przetwarzaniu danych kontrahentów czy pracowników, obowiązują wszystkie te zasady, w tym prawo do informacji, prawo dostępu, prawo sprostowania, ograniczenia i usunięcia danych.

Dodatkowo, jeśli system AI podejmuje automatyczne decyzje mające prawne lub istotne skutki, takie jak odrzucenie kandydata, osoba ma prawo do wyjaśnienia roli AI oraz ingerencji człowieka. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania rozszerzonych klauzul informacyjnych uwzględniających wykorzystanie AI, integracji procesu oceny skutków przetwarzania (DPIA) z komponentem AI oraz archiwizacji logów decyzji algorytmicznych i danych wejściowych. Takie działania są kluczowe nie tylko dla zapewnienia zgodności z RODO i AI Act, lecz także dla utrzymania pełnej zgodności stosowania GPT w firmie, szczególnie gdy modele generatywne wspierają procesy analityczne, kadrowe lub rekrutacyjne.

Wymogi AI Act dla systemów wysokiego ryzyka oraz obowiązek nadzoru człowieka

Dla systemów zakwalifikowanych jako high risk, co w obszarze HR jest powszechne, AI Act narzuca obowiązki dotyczące zarządzania ryzykiem przez cały cykl życia systemu, dokumentacji technicznej, rejestrowania logów operacyjnych, bieżącego monitoringu oraz zapewnienia nadzoru człowieka. W praktyce oznacza to konieczność ścisłego przestrzegania zasad, które określa prawo związane z AI w firmie, obejmujących zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne. Pracodawca musi stale obserwować działanie systemu AI, identyfikować anomalie, wprowadzać korekty i umożliwiać ingerencję człowieka w decyzje algorytmiczne.

Jak tworzyć klauzule i polityki zgodne z RODO i AI Act?

Pierwszym elementem jest klauzula informacyjna, na przykład w procesach rekrutacyjnych i obsługi kadrowej, obejmująca użycie AI, cel przetwarzania, zakres danych, opis mechanizmu AI oraz prawa osób, w tym prawo do wyjaśnienia i żądania interwencji człowieka. Drugą warstwę stanowi wzór polityki AI, czyli dokument określający zasady odpowiedzialnego i zgodnego z prawem korzystania ze sztucznej inteligencji w organizacji.

Kolejnym elementem jest klauzula umowna z dostawcą AI, która czyni dostawcę współodpowiedzialnym i zobowiązuje go do dostarczenia dokumentacji technicznej, umożliwienia audytów, współpracy w usuwaniu błędów oraz respektowania obowiązków wynikających z AI Act i RODO. Zagadnienie RODO a sztuczna inteligencja staje się w tym kontekście kluczowe, ponieważ oba reżimy prawne nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek zapewnienia przejrzystości, bezpieczeństwa i kontroli nad przetwarzaniem danych osobowych przez systemy algorytmiczne. Ostatnim filarem jest polityka zarządzania AI (AI governance) obejmująca komitet nadzoru, odpowiedzialność, cykl rewizji i harmonogram audytów.

AI w HR i księgowości – Wyzwania wdrożeniowe, terminy i perspektywy rozwoju

Najistotniejszym wyzwaniem jest synchronizacja terminów wejścia w życie poszczególnych przepisów AI Act z wewnętrznymi procesami organizacji oraz zapewnienie pełnej zgodności stosowania GPT w firmie w kontekście RODO i nowych regulacji unijnych. Niektóre zakazy, takie jak stosowanie systemów do wykrywania emocji w miejscu pracy, obowiązują już od lutego 2025 roku. Pełne obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka zaczną obowiązywać od sierpnia 2026 roku. W praktyce wdrożenie AI w HR i księgowości wymaga rozpoczęcia działań na długo przed tymi terminami, obejmujących audyt obecnych rozwiązań, przegląd umów z dostawcami, opracowanie dokumentacji, szkolenia i przygotowanie rejestrów.