Nowa klasyfikacja kodów PKD w 2025

Do 31 grudnia 2024 r. stosowana była Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) z roku 2007, którą z dniem 1 stycznia 2025 r. zastąpiła nowa wersja. Zmiana zainicjowana Rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. jest odpowiedzią na ewolucję klasyfikacji działalności gospodarczej na poziomie europejskim.

PKD 2025 ma na celu lepszą reprezentację nowo powstających sektorów gospodarczych, jak również zwiększenie spójności danych statystycznych w Unii Europejskiej, ze szczególnym uwzględnieniem sektorów takich jak gospodarka cyfrowa, cyrkularna oraz bio-gospodarka.

Dzięki dokładniejszemu opisowi tradycyjnych branż przedsiębiorstwa mogą łatwiej przypisać swoją działalność do odpowiednich kategorii PKD. Wszystkie publiczne rejestry, w tym Krajowy Rejestr Sądowy oraz Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, implementują te zmiany od początku 2025 roku. Przedsiębiorcy otrzymali dwuletni okres przejściowy na dostosowanie swoich kodów do nowej klasyfikacji.

Struktura klasyfikacji PKD w 2025 roku

Struktura PKD 2025 została opracowana na podstawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczych NACE Rev.2, która jest stosowana w Unii Europejskiej. Polska Klasyfikacja Działalności jest zgodna z europejskimi standardami i dzieli się na pięć poziomów.

• Pierwszy poziom — SEKCJA — charakteryzujący się jednoliterowym symbolem, kategoryzuje działalność na 22 grupy według powiązanych ze sobą czynności, co odpowiada tradycyjnym metodom podziału pracy.
• Drugi poziom — DZIAŁ — oznaczony dwucyfrowym kodem numerycznym, zawiera 87 kategorii działalności, klasyfikowanych na podstawie głównych cech istotnych dla oceny podobieństwa oraz analizy związków gospodarczych.
• Trzeci poziom — GRUPA — używający trzycyfrowego kodu numerycznego, identyfikuje 287 kategorii działalności, definiowanych na podstawie procesu produkcyjnego, przeznaczenia produkcji lub natury świadczonych usług i ich odbiorców.
• Czwarty poziom — KLASA — obejmuje 651 kategorii działalności zidentyfikowanych przez czterocyfrowy kod numeryczny, z naciskiem na specjalizację w procesach produkcyjnych i usługowych.
• Piąty poziom — PODKLASA — zawiera 728 kategorii działalności, oznaczonych pięcioznakowym kodem alfanumerycznym, gdzie w przypadku braku dodatkowego podziału na poziomie krajowym względem międzynarodowego, kod przyjmuje literę „Z”.

W jaki sposób ustalić numer PKD dla swojej działalności?

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, bez względu na to, czy jest to początkujący przedsiębiorca, czy ktoś, kto już istnieje na rynku, musi dokonać klasyfikacji swojej firmy za pomocą kodu PKD. Ten kod jest kluczowy, ponieważ umożliwia identyfikację rodzaju prowadzonej działalności.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca napotka trudności w ustaleniu odpowiedniego kodu PKD, istnieje możliwość skorzystania z dedykowanej wyszukiwarki. Narzędzie to dostępne jest online na portalu informacyjnym przeznaczonym dla przedsiębiorców i ułatwia prawidłową kategoryzację oferowanych produktów czy usług.

Jeśli jednak korzystanie z wyszukiwarki nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, przedsiębiorca ma prawo złożyć wniosek o przyznanie kodu PKD do odpowiedniego Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur przy Urzędzie Statystycznym, zlokalizowanym w Łodzi. Zgłoszenie to można przesłać różnymi kanałami, takimi jak poczta, e-mail czy fax.

Wymagane jest dołączenie szczegółowego opisu działalności oraz podpis osoby upoważnionej do reprezentacji firmy. Proces rozpatrywania wniosku standardowo trwa 30 dni, natomiast w bardziej złożonych przypadkach czas ten może wydłużyć się do 60 dni.

Jak zaktualizować numer PKD w 2025 roku?

Proces aktualizacji kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) do wersji PKD 2025 dla przedsiębiorców zapisanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) można podzielić na trzy główne fazy.

Pierwsza dotyczy wdrażania PKD 2025 dla nowych przedsiębiorstw rozpoczynających działalność od 1 stycznia 2025 roku, którzy będą zobligowani do stosowania aktualizowanych kodów klasyfikacji.

Druga faza obejmuje przedsiębiorców, którzy rozpoczęli swoją działalność przed tą datą. Mają oni dwuletni okres na przeprowadzenie aktualizacji swoich kodów PKD do nowej wersji klasyfikacji. W przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian w CEiDG po tym terminie system automatycznie będzie wymagał dostosowania kodów do PKD 2025.

Trzecia faza to automatyczne przejście na PKD 2025 po upływie dwóch lat od wejścia w życie nowej klasyfikacji. Jeżeli przedsiębiorca nie dokona aktualizacji w wyznaczonym okresie, kody PKD z 2007 roku zostaną automatycznie zamienione na odpowiedniki z PKD 2025, zgodnie z „kluczami przejścia” opracowanymi przez Główny Urząd Statystyczny. Szczegóły tych kluczy zostaną opublikowane w załączniku do odpowiedniego rozporządzenia.

Odpowiedź na to pytanie wydaje się być oczywista: przedmiotem działalności sp. z o.o. jest przewidziany umową spółki zakres jej aktywności biznesowej. Przedmiot działalności określa ramy tej aktywności i definiuje czym zajmuje się spółka. Innymi słowy: o ile cel spółki odpowiada na pytanie po co działa spółka, o tyle przedmiot działalności wskazuje, jak wspólnicy zamierzają poprzez spółkę realizować ten cel.

Oczywiście, jeżeli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej, to nawet najprostsze sprawy na pewnym etapie budzą wątpliwości i pytania. Podobnie jest w przypadku określania przedmiotu działalności i jego modyfikacji w toku funkcjonowania spółki.

Jak opisać przedmiot działalności w umowie sp. z o.o.?

Większość aktów notarialnych zawiązujących sp. z o.o. zawiera długie kolumny kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), którym przyporządkowany jest ich opis zgodny z treścią rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie PKD. Lista PKD potrafi ciągnąć się przez znaczną część umowy. Pytanie: po co i czy jest to konieczne? Odpowiedź jest zwięzła: nie ma dla tego powodów (przynajmniej z punktu widzenia wymagań stawianych treści umowy sp. z o.o. przez przepisy kodeksowe) i nie jest to wymagane dla skutecznego zawiązania sp. z o.o. Praktyka obszernego przytaczania kodów PKD ma swoje źródło w innych wymaganiach prawnych, mianowicie to z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wynika, że we wniosku o wpis do KRS przedmiot działalności należy wskazać według PKD.

Docelowo bowiem w rejestrze przedmiot działalności ujawniany jest właśnie według kodów PKD (maksymalnie 10, w tym 1 przeważający). W związku z powyższym, skoro we wniosku ma pojawić się opis działalności wg PKD, to już na etapie umowy wspólnicy – „ułatwiając sobie życie” – dokonują zdefiniowania przedmiotu działalności zgodnego z tym wymaganiem. Nie jest to jednak obowiązkowe a umowa sp. z o.o. nie musi nawet zawierać oznaczenia numerycznego PKD.  Należy pamiętać, że w sytuacji, w której umowa spółki nie zawiera kodów PKD, obowiązek „przełożenia” treści umowy na system kodów PKD będzie ciążyć na zarządzie, który składa wniosek rejestrowy. Co istotne – odmiennie niż wniosek o wpis do KRS – umowa sp. z o.o. nie musi wskazywać przedmiotu przeważającej działalności, podlegającej ujawnieniu w rejestrze, ani nawet precyzować, które rodzaje działalności zostaną zgłoszone do rejestru (oczywiście jest to dopuszczalne i niekiedy może być nawet wskazane). Decyzja biznesowa co do tego, który kod PKD wskazać jako przeważający, zapada z reguły w ramach zarządu na etapie formułowania wniosku o wpis. Powyższe uwagi dotyczą umowy spółki zawiązanej w „tradycyjny” sposób, tj. w formie aktu notarialnego. W przypadku spółki S24 konieczne jest wskazanie kodów PKD już w samej umowie.

Działanie poza zakresem przedmiotu działalności 

Jeśli spółka dokona czynności wykraczającej poza przedmiot działalności określony umową to ta czynność nie jest z tego powodu w żadnym stopniu wadliwa i będzie skuteczna wobec osób trzecich. Ujawniony w umowie, a tym bardziej w KRS, przedmiot działalności sp. z o.o. nie powoduje, że spółka jest nim ograniczona. Prawnie skuteczne będą wszelkie działania sp. z o.o. o ile nie naruszają one przepisów prawa. W związku z tym należy pamiętać, że ewentualne podjęcie działalności licencjonowanej powinno być poprzedzone uzyskaniem wymaganych zezwoleń. Odrębną kwestią pozostaje, czy zarząd podejmując działalność kompletnie odmienną od umówionej przez wspólników w umowie, nie narusza interesu spółki. Ta kwestia może podlegać bieżącej ocenie przez zgromadzenie wspólników i prowadzić do odwołania z zarządu, a także w ramach corocznego udzielania absolutorium. Problem ten nie istnieje w sytuacji spółek jednoosobowych, w których zachodzi tożsamość wspólnika i zarządu – wówczas swoboda działalności spółki jest ograniczona wyłącznie przepisami prawa.

Brak działania przewidzianego w przedmiocie działalności

Spółka nie jest zobowiązana do prowadzenia wszystkich rodzajów działalności oznaczonych w umowie. Podejmowanie aktywności w określonych obszarach zależy od decyzji zarządu. Oczywiście, jeżeli zgromadzenie wspólników uzna, że zarząd wykazał się nieuzasadnioną biernością, to pojawia się ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności porządkowej (odwołanie) oraz nieudzielenia absolutorium. Co ważne: osoba trzecia nie może postawić spółce zarzutu wprowadzenia w błąd przez określenie przedmiotu działalności „na zapas”, nawet jeżeli wykracza poza faktyczną aktywność spółki i jej aktualny potencjał.

W związku z powyższym wydaje się trafny wniosek, że oznaczenie przedmiotu działalności – poza stosunkami wewnętrznymi w sp. z o.o. (ewentualna odpowiedzialność zarządu) – nie posiada większego znaczenia prawnego a na pewno nie pełni roli informacyjnej, skoro praktyka spółki nie musi pokrywać się z treścią umowy i informacjami ujawnionymi w KRS.

Zmiana przedmiotu działalności

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki w tym dotyczące zmiany przedmiotu działalności sp. z o.o. zapadają większością 2/3 głosów. Jeżeli jednak ma nastąpić istotna zmiana przedmiotu działalności wówczas konieczna jest większość 3/4 głosów (albo surowsza – jeżeli wspólnicy w umowie spółki zaostrzyli wymagania w tym zakresie). Uchwała o zmianie przedmiotu działalności nie odnosi się, rzecz jasna, do działalności faktycznie wykonywanej, ale do działalności umówionej w umowie spółki.

W praktyce pojawia się pytanie: kiedy dana zmiana jest istotna? Rozstrzygnięcie zależy od zakresu dotychczasowego przedmiotu działalności i zakresu wprowadzanych zmian. Istotna zmiana może polegać na poszerzeniu przedmiotu działalności, na jego ograniczeniu albo na obu modyfikacjach dokonywanych łącznie. Odmiennie będzie oceniana sytuacja spółki wielobranżowej od spółki prowadzącej biznes w wąskiej specjalizacji. W przypadku tej ostatniej istotną zmianą będzie z pewnością całkowite przebranżowienie.

Na potrzeby praktyki należy pamiętać, że wspólnicy nie mogą w umowie sp. z o.o. ustalić, co stanowi istotną zmianę przedmiotu działalności ani nie mogą swoją uchwałą rozstrzygnąć, że określona zmiana przedmiotu działalności, która ma być wprowadzona, nie jest istotna i że nie jest wymagana większość 3/4 a jedynie 2/3 głosów. Takie działanie nie znajduje podstaw w przepisach prawa i mogłoby w praktyce prowadzić do nadużyć, w szczególności do przyjmowania zmian wbrew woli wspólników mniejszościowych. Powyższe dylematy nie dotyczą spółek jednoosobowych, w których wola jedynego udziałowca w zasadzie bezproblemowo przekłada się na funkcjonowanie spółki.